O que é planilha de custos, para que serve e como fazer?

A ausência de controle financeiro está entre os principais motivos que fazem muitas empresas fecharem suas portas antes mesmo de completarem cinco anos. Essa é uma realidade comum especialmente para os pequenos e médios empreendedores.

Isso significa que dar uma atenção especial aos números do seu negócio pode ser o divisor de águas para que a sua empresa se mantenha saudável no mercado e, claro, cresça cada vez mais.

E a solução desse controle financeiro é mais simples do que você imagina. Você pode contar com ferramentas como planilha de custos, que é o que falaremos no artigo de hoje, ou investir em algum software de gestão financeira, que descomplicam a rotina do setor financeiro por meio da automação e inteligência artificial.

O que é planilha de custos?

A planilha de custos nada mais é do que um arquivo, geralmente feito em Excel, no qual você ou a pessoa responsável pela gestão financeira do seu negócio irá inserir todos os dados referentes às receitas e despesas da empresa.

Essa planilha de custos pode ser de diversos formatos e níveis de complexidade, dependendo muito do seu objetivo: você pode estruturar uma planilha que demonstre apenas seus gastos mensais, por exemplo, ou até mesmo para que te auxilie em projeções financeiras.

Seja qual for o modelo, o importante é conhecer a saúde financeira do seu negócio e saber exatamente para onde vai o dinheiro. Dessa forma, você consegue ter uma visão macro e analisar com mais facilidade as áreas que precisam de corte de gastos e aquelas que podem receber mais aportes.

Para que serve uma planilha de custos?

Mais do que saber para onde está indo o dinheiro da sua empresa, uma planilha bem estruturada traz uma série de vantagens que te ajudam a:

Atingir metas financeiras

Se você deseja trocar de carro, comprar uma casa ou fazer aquela viagem dos sonhos, você certamente se planeja com antecedência e realiza aportes mensais para atingir o valor necessário, correto?

Em uma empresa não é diferente. A planilha de custos é a ferramenta que norteia a tomada de decisões e auxilia na definição de metas consistentes para alcançar determinados objetivos, seja de curto, médio ou longo prazo.

Ao contar com uma ferramenta assim, é possível mapear as despesas existentes, identificar as possibilidades de reajustes e ter uma visão mais clara do futuro.

Entender o fluxo de gastos

Moradia, alimentação, transporte, saúde, lazer… Você sabe quanto gasta mensalmente em cada uma dessas categorias? Quem não realiza um controle financeiro pessoal tem grandes chances de chegar no fim do mês sem nem saber para onde foi o dinheiro.

Essa é outra vantagem da planilha de custos: mapear o fluxo de gastos. Com tudo detalhado no arquivo, é possível identificar os gastos fixos ou variáveis e ajustar o que for necessário, sem surpresas desagradáveis no fim do mês.

Organizar investimentos

Como já comentamos, a planilha de custos ajuda a ter uma visão macro da área financeira. Com todos os números listados, é possível conhecer com mais clareza os gastos atuais e futuros da sua empresa e, com isso, organizar os seus investimentos de forma mais assertiva e com menos chances de erros.

Por isso, avalie o seu cenário antes de se comprometer com novas despesas, combinado?

Reduzir custos

Com o fluxo de despesas já mapeado, é possível olhar para os números de forma criteriosa e identificar as oportunidades de redução de gastos.

E essa é outra vantagem da planilha de custos. Por meio dela, você pode visualizar estrategicamente o histórico e, assim, avaliar o que pode ser mantido e o que precisa ser reduzido.

Como fazer uma planilha de custos?

Agora que você já entendeu a importância de ter uma planilha de custos, é importante realizar esse controle com frequência e disciplina. Com o tempo, você vai ver que essa tarefa estará naturalmente em sua rotina. 

Listamos abaixo as principais informações que devem estar presentes em sua planilha:

Adicione as principais informações

Separe um tempinho, de preferência uma ou duas vezes na semana, para atualizar o arquivo com todos os lançamentos. O primeiro passo é preencher a planilha com as principais informações, como:

• Data
• Descrição
• Forma de pagamento
• Tipo de gasto
• Vencimento (se for o caso)

Adicione despesas fixas

Como o nome já diz, as despesas fixas são aquelas que são recorrentes e normalmente englobam as necessidades básicas para o negócio poder rodar. Liste todos os custos fixos, independentemente do valor. Aqui estão alguns exemplos:

• Aluguel
• Internet
• Salários
• Benefícios
• Parcelas de financiamentos
• Plano de saúde
• Seguros
• Assinaturas
• Serviços recorrentes

Adicione despesas variáveis

Os custos variáveis podem existir de duas formas:

1. Os que não estão presentes em todos os meses
2. Aqueles em que os valores variam mês a mês

Vale lembrar que os gastos variáveis não são considerados supérfluos. Muitos deles são essenciais para o sucesso da sua empresa:

• Água
• Energia Elétrica
• Reconhecimento de funcionários
• Mercado/Insumos
• Transporte
• Reformas
• Troca de equipamentos

Modelo de planilha de custos

Que tal dar mais um passo para cuidar da vida financeira do seu negócio? Separamos aqui dois modelos de planilha de custos que certamente vão te ajudar a olhar para os números da sua empresa de forma mais estratégica.

Você pode fazer o download deste modelo de planilha de fluxo da caixa ou do modelo de controle de saídas para usar como alternativa na sua empresa.

Conclusão

Além da planilha de custos, hoje existem outras ferramentas de gestão financeira que se encaixam para qualquer tipo de empresa. A Celero, por exemplo, conta com um software tecnológico que descomplica a rotina financeira de pequenas e médias empresas.

Converse com a gente e descubra como podemos te ajudar a acelerar a sua gestão financeira.