O que é automação empresarial, quais são os tipos e como automatizar sua empresa?

A tecnologia hoje faz parte de quase todas as atividades cotidianas. O que não seria diferente dentro do mundo empresarial. Com a modernização das empresas surgem novas formas de realizar tarefas e processos, por isso a automação empresarial é a aliada de muitos negócios no Brasil e no mundo. 

Neste artigo, você vai conferir de forma simples e clara o que é automação empresarial e como ela ajuda a vida de tantos profissionais diariamente, que podem passar mais tempo desenvolvendo estratégias e não realizando atividades repetitivas e demoradas. 

O que é automação empresarial? 

A automação empresarial nada mais é do que o uso de tecnologias, ferramentas ou plataformas digitais, para facilitar e agilizar processos que consequentemente tornam o negócio mais eficiente e lucrativo. O seu uso visa diminuir a interferência humana nos processos empresariais e está ligado à busca pela otimização de tarefas e processos da empresa. 

Na prática ela consiste em facilitar atividades manuais que, na maioria das vezes, consumiam bastante tempo por mecanismo e sistemas automáticos, que podem ser softwares de computadores, por exemplo. As empresas utilizam a automação empresarial implementando o uso da tecnologia, principalmente ligada à informática, nas rotinas de trabalho diário, tornando as atividades mais complexas e custosas, em tarefas simples e rápidas. 

Por que a automação empresarial é importante?

Quando falamos em automação empresarial é importante entender qual sua principal vantagem prática e estratégica. As empresas que aderem ao uso da automação conseguem diminuir o tempo que seus funcionários e equipes gastam em tarefas não estratégicas, além de conseguirem diminuir o risco de falhas nessas atividades. Outro ponto positivo é que quando se erra menos, se gasta menos, como também sobra mais tempo para a tomada de decisões importantes. 

Sem falar em muitas outras vantagens. Quer conferi-las? A seguir você conhece algumas: 

Aumento da eficiência

Quando algumas tarefas manuais dos colaboradores não são mais necessárias, esse profissional pode realizar outras atividades de maneira mais eficiente. Dessa forma, certas demandas são otimizadas e os colaboradores podem realizá-las de maneira mais produtiva.

Sem falar, que ela facilita a realização de alguns processos da empresa, deixando os funcionários menos estressados e proporcionando mais tempo para o colaborador realizar outras tarefas primordiais de maneira mais calma e eficiente. 

Aumento da produtividade

Não é novidade que quanto menos atividades manuais, mais tempo sobra para um profissional desenvolver estratégias eficazes. Por isso, quando a automação de processos é implementada dentro das empresas, a eficiência e desempenho dos colaboradores aumenta nitidamente. 

Sem falar, que quando um profissional consegue exercer suas demandas de forma mais prática, o seu nível de satisfação no trabalho aumenta, e um profissional feliz é um profissional mais produtivo e comprometido com o trabalho. 

Inovação

Quando uma empresa investe em tecnologia e busca se modernizar, como resultado ganha dados que podem ser utilizados estrategicamente para o seu crescimento ou até mesmo para aumentar sua lucratividade. 

Outra vantagem de inovar investindo em automação de processos, é que você consegue prever possíveis problemas que possam surgir. Assim é mais fácil buscar possíveis soluções e implementá-las antes de ter prejuízo. 

Melhora na tomada de decisão

A automação de processos é uma das maiores vantagens que uma empresa pode ter. Quando tarefas são automatizadas, além de serem realizadas mais rápido, tudo acaba sendo registrado por um sistema. Isso gera dados que ficam no banco de dados da empresa. 

Assim, as decisões tomadas por uma empresa que usa ferramentas de automação, são muito mais estratégicas, pois se baseiam em números e registros. 

Diminuição de custos 

Quem atua no meio empresarial sabe que um dos objetivos principais de toda empresa é cortar custos. Isso porque quando os gastos diminuem, o lucro da empresa aumenta, não é mesmo? 

O que muitos não sabem é que quando se investe em automação, os processos são otimizados e melhorados, o que gera menos desperdício de tempo e consequentemente de dinheiro. Sem falar que muitos processos são feitos de maneira digital ou automática, o que diminui os gatos até mesmo com papel, por exemplo. 

Modernização

Uma empresa que investe em automação empresarial é uma empresa que está preocupada em se modernizar. Isso significa que a empresa está implementando novas formas de trabalho e melhorando os processos já existentes nela. 

Tudo isso reflete na maneira que a empresa é vista externamente e internamente, tanto atraindo novos talentos, como também clientes. Isso quer dizer que uma empresa automatizada passa mais confiança e credibilidade no mercado.  

Quais são os tipos de automação? 

Atendimento

Quando falamos de automação para atendimento ao cliente, não quer dizer que o atendimento vai ser robotizado, mas sim que ele pode ser mais ágil e organizado com a ajuda da tecnologia. 

Todo mundo sabe que ninguém gosta de esperar por atendimento, mesmo que seja na fila do banco, assim automatizar o atendimento é uma forma de evitar aborrecimentos e reclamações do público. 

Hoje é possível ver isso no check-in das companhias aéreas que pode ser feito pelos sites ou aplicativos das empresas ou nos geradores de senha que permitem que as pessoas fiquem sentadas enquanto esperam a comida na praça de alimentação do shopping. 

Gerenciamento contábil e fiscal

Ao investir em automação para gerenciamento contábil e fiscal, você tem maior controle dos números ligados a essa área, conseguindo otimizar, por exemplo, o processo de declaração de impostos e até a emissão de boletos e notas fiscais. 

Nesse caso, além de ganhar tempo, você ganha agilidade nesses processos que muitas vezes são bastante burocráticos. 

Gestão de contratos

A gestão de contratos costuma ser uma demanda de todas as empresas, que estão quase que diariamente fechando novos contratos. Por isso é tão importante garantir um processo seguro para o gerenciamento desses contratos e ao mesmo tempo garantir que isso não leve muito tempo. Uma solução para alcançar essas duas necessidades é apostar na automação para os processos dessa área. 

Automação de marketing

Empresas que automatizam o marketing conquistam resultados significativos. Isso não quer dizer que a criatividade e ideias da sua equipe não serão usadas, mas que ferramentas podem torná-las reais e mais efetivas. 

Por exemplo, é muito melhor automatizar o envio de e-mails para sua base de clientes que precisam receber um aviso de funcionamento no feriado, do que mandar manualmente um por um dos e-mails. Não é mesmo? 

Sem falar na possibilidade de deixar as publicações do instagram que vão sair durante a semana já agendas e não precisar lembrar todos os dias de fazer isso manualmente. Além disso, a maioria das plataformas de automação de marketing emitem relatórios, gerando mais insights para as estratégias da sua empresa. 

Automação comercial

Seguindo a mesma ideia da automação de marketing, a automação comercial auxilia nos processos de vendas das empresas. Ela pode ajudar tanto no processo de agendamento de ligações comerciais, como na prospecção de novos clientes, tanto por e-mail como por outras fontes online. 

Além de ajudar a especificar em qual etapa um possível cliente (lead) se encontra dentro do processo de vendas. Isso tanto aumenta a produtividade da equipe, como permite melhor organização do processo de vendas. 

Controle de logística

A logística vai muito além do que muitos imaginam, sua função é muito mais que transportar um produto, por exemplo. Ela também é responsável em assegurar que não falte nada para que um determinado serviço seja realizado.

Quando os processos de logística utilizam a automação, sistemas podem ser integrados e erros de transporte ou de conferência de produtos podem ser evitados. Isso proporciona maior segurança para a empresa e menos prejuízos.

Automação Financeira

A automação financeira é o uso de tecnologia para padronizar processos operacionais e rotinas financeiras desde contas a pagar e a receber até a gestão de cobrança e análise de relatórios financeiros no ambiente online.

O principal objetivo da automação é alinhar e padronizar processos financeiros.

E isso vai desde atividades operacionais e rotineiras como quais contas você tem a pagar e a receber até a gestão de cobranças e análise de relatórios financeiros.

A Celero, por exemplo, é um sistema de automação financeira que funciona como um departamento, facilitando a rotina dos empresários que não precisam criar planilhas financeiras ou realizar pagamentos manualmente. 

Assim como outras automações, o empresário consegue ter mais tempo para pensar na parte estratégica do negócio e não nas tarefas manuais.

Como saber que é hora de automatizar sua empresa

Essa é uma pergunta que muitos empresários fazem, mas a resposta é mais simples que parece, não existe um momento ideal. Existem etapas que você deve seguir, por isso é fundamental ter um planejamento para implementar as mudanças necessárias para a automação de processos na empresa.  

Por isso, a seguir você confere algumas etapas para colocar em prática a automatização do seu negócio. 

Como automatizar sua empresa?

1.Mapeamento de atividades

O primeiro passo é mapear quais áreas da empresa precisam ser automatizadas. Algumas atividades não podem ser feitas com auxílio de tecnologia, por exemplo anotar o número de telefone de alguém que ligou quando você estava ausente ou assinar o recebimento de um produto ou encomenda. 

Por isso é legal fazer uma listagem dos setores e das atividades que podem ser otimizadas com a implementação da tecnologia de automação. Assim você enxerga o cenário de forma completa e as reais necessidades de investimento. 

2.Classifique as prioridades

Depois de ter feito o mapeamento citado anteriormente, é a hora de definir quais são as prioridades para implementar a automação. Talvez começar por setores que já estão mais adaptados ao uso de tecnologia seja um bom começo, como a área de Marketing. 

A lista que você fez no mapeamento é o que vai te guiar, com ela você pode definir qual caminho vai seguir nessa modernização, que vai levar tempo e requer algum esforço, como treinamento para usar sistemas e plataformas.

3.Escolha de tecnologias

Quando as prioridades estiverem definidas, você pode partir para a pesquisa de ferramentas, ainda mais em casos de automação industrial, que é uma mudança em grande escala. É sempre importante fazer um teste das plataformas e sistemas e investigar bem se ele se encaixa nas necessidades do seu negócio. 

4.Suporte nas mudanças 

Após definir quais ferramentas serão instaladas na sua empresa, o passo seguinte é garantir que o período de transição para o uso dessas tecnologias seja tranquilo e bem gerenciado. O mais indicado é que a empresa tenha um supervisor que fique encarregado de acompanhar esse momento de mudanças, dando suporte e auxílio para as equipes. 

5.Melhoria contínua 

Depois que a automação já estiver funcionando é a hora de aperfeiçoar os sistemas e buscar olhar para os dados e resultados que ela proporciona para empresa. Assim é possível definir melhorias na própria automação e também nos processos em geral. 

Conclusão

Para terminar, o mais importante é entender que a automação empresarial é sua aliada e ela não vai substituir a função dos seus colaboradores, mas sim ajudar a desenvolver o melhor que eles podem oferecer. 

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Isabela de Meneses

Analista de Conteúdo na Celero, graduada em Comunicação Social com Bacharelado em Jornalismo pela UFPI, especialista em Gestão de Marketing pela UP e apaixonada por estratégias de conteúdo digital.

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