Ao abrir uma empresa, além de garantir todas as obrigações enquanto CNPJ, os empreendedores também precisam garantir que seus clientes, parceiros e fornecedores também cumpram seus combinados. Neste sentido, enviar lembrete de cobrança pode fazer toda a diferença para ter a certeza da entrada de receita para o negócio.
O que é o lembrete de cobrança?
Um lembrete de cobrança nada mais é do que um recado ou uma mensagem com o objetivo de lembrar o cliente sobre o prazo de pagamento, avisar sobre o vencimento de uma cobrança ou promover negociações de pagamento, normalmente no formato de pagamento recorrente.
Por que os lembretes de cobrança são importantes?
Conforme citamos anteriormente, o lembrete de cobrança contribui com a garantia do compromisso de pagamento dos clientes, favorecendo a saúde do fluxo de caixa da empresa. Confira abaixo mais alguns motivos pelos quais essa é uma importante prática na gestão financeira de um negócio:
Redução de inadimplência
Quando a recorrência de um pagamento não é automática, sempre existe a possibilidade do esquecimento ou não pagamento por parte dos clientes, por diversos motivos. O lembrete de cobrança é uma alternativa usada para evitar que isso aconteça, reduzindo a inadimplência, que pode causar sérios riscos para o fluxo de caixa de uma organização.
Antecipar o provisionamento do próximo mês
Se você tem ou quer abrir uma empresa, já deve saber: a previsibilidade é chave do sucesso de uma empresa. E com uma noção mais clara de clientes que precisam receber o lembrete de cobrança é possível ter uma ideia da quantidade de reserva financeira necessária que a empresa vai precisar para garantir o funcionamento correto do negócio e evitar furos no caixa.
Relacionamento com o cliente
Para muitos empreendedores, a cobrança pode parecer inconveniente, mas a verdade é que – com o tom, formato e periodicidade adequada – é possível virar a chave e proporcionar a percepção de auxílio, favorecendo o relacionamento com os clientes da empresa.
Quais os tipos de lembrete de cobrança?
Existem diferentes formatos, canais e tons de voz para envio de lembretes de cobranças. Para escolher o melhor, avalie a proximidade com seus clientes, prazo para pagamento ou vencimento da cobrança, possibilidades de negociação de dívidas e outras particularidades que possam fazer sentido para a sua empresa.
Abaixo listamos alguns possíveis formatos para que você possa avaliar:
Aviso automático
Como o nome já diz, os avisos automáticos tem “cara” de lembretes programados automaticamente de acordo com o atraso ou vencimento próximo para pagamento. Eles não costumam ter personalização e apresentam um conteúdo direto ao ponto. Podem ser acompanhados de um direcionamento de link para pagamento ou resposta automática, por exemplo.
Aviso direcionado e menos formal
Por outro lado, também é possível enviar um lembrete de cobrança mais próximo e personalizado, incluindo o nome do cliente, o nome de quem está enviando a cobrança, diferentes possibilidades de pagamento para que aquele cliente não se torne inadimplente e outras informações que possam fazer sentido para a situação daquela pessoa ou empresa.
Como é um lembrete direcionado, costuma exigir mais tempo e esforços para planejamento e preparação. Portanto é importante avaliar se o envio de lembretes personalizados faz sentido para o seu negócio.
Aviso meio termo
Nem tanto ao céu, nem tanto à terra. Esse modelo de lembrete de cobrança une um pouco de cada um dos formatos apresentados anteriormente, com certa personalização para que o cliente sinta que aquele recado foi preparado para ele, porém de uma forma que ainda seja possível automatizar, a fim de ganhar tempo com as cobranças.
Se a sua empresa conta com uma plataforma que permita essa “personalização automática”, essa pode ser uma boa alternativa!
E-mail de cobrança
Uma alternativa para empresas que não se comunicam com os clientes por mensagens, seja SMS ou WhatsApp, é o lembrete de cobrança via e-mail.
Neste caso é importante considerar algumas dicas: escolha um assunto claro e direto, apresente-se, promova a situação atual (o motivo da cobrança, valor, prazo para pagamento e outras informações que considerar importante) e indique a sugestão de resolução, normalmente direcionando o pagamento.
Lembrete de negociação
Se o cliente optar pela negociação de um novo prazo de pagamento ainda é importante realizar o lembrete de cobrança para evitar o vencimento e a inadimplência. Neste caso, vale relembrar o novo acordo, relembrar a data limite para o pagamento e, se possível, incluir um link ou passo a passo para direcionamento da cobrança.
Quais os meios de enviar lembretes de cobrança?
O canal para envio de lembrete de cobrança também deve ser avaliado de acordo com o que fizer mais sentido para relação da sua empresa com os clientes. No entanto, aqui vale uma boa dica: se possível, faça o teste! Mensure quais são os melhores resultados de acordo com os canais e decida pelo qual traz o maior nível de retorno para a sua empresa.
Alguns canais usados para enviar lembretes de cobranças aos clientes são:
- SMS
- Contato telefônico
- Carta
Como fazer um lembrete de cobrança?
Agora que você já tem uma boa ideia de como funcionam os lembretes de cobrança é hora de colocar a mão na massa. Listamos abaixo algumas dicas para colocar esse processo em prática. Confira:
Definir o tipo de lembrete de cobrança
Pode parecer uma escolha aleatória, mas a verdade é que o canal e formato de lembrete de cobrança pode ser crucial para obter um bom retorno de pagamentos. Se já tiver um canal de comunicação recorrente com o seu cliente, talvez seja uma boa escolha começar por ele. E sempre que possível, faça o teste!
Cordialidade
Cordialidade e gentileza são sempre bem-vindas, mesmo em uma situação de cobrança. Por isso, ao redigir o conteúdo do lembrete, busque utilizar termos e palavras leves, trabalhar com a educação e se colocar à disposição para ajudar a resolver a situação independentemente do momento da cobrança.
Sempre dispor a informação correta
A transparência é um dos pilares da comunicação com o cliente, por isso, seja claro e direto também ao realizar suas cobranças. Aqui vale um cuidado com a comunicação assíncrona – quando o receptor não precisa necessariamente visualizar a mensagem no momento do envio.
Ou seja, deixe claro que aquela situação é referente a determinado dia e horário. E, se possível, inclua uma mensagem solicitando que o cliente ignore a informação caso aquele pagamento já tenha sido realizado.
Proteger os dados do cliente
Além de ser uma obrigação de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados, garantir a confidencialidade e proteção de informações do seu cliente na hora da cobrança é fundamental para manter seu bom relacionamento com ele. Uma atenção especial vai para o envio de e-mails automáticos para vários destinatários: lembre-se de sempre evitar a inclusão de mais de um cliente na lista de envio.
Ajuste o tom de acordo com o prazo
É possível manter a cordialidade e ao mesmo tempo trabalhar um tom mais urgente de acordo com o prazo para o vencimento de determinado pagamento. Certamente seu cliente entenderá o ajuste no tom e perceberá a necessidade de resolver a situação.
Exemplos de lembrete de cobrança
Como foi possível perceber ao longo deste artigo, o lembrete de cobrança pode ser feito de diversas formas, em diferentes canais. Mas para te auxiliar na prática, separamos aqui alguns exemplos de conteúdo usados para lembrar os clientes sobre cobranças recorrentes. Confira abaixo:
- Lembrete de cobrança pelo Whatsapp
- Mensagem de cobrança engraçada
- Lembrete de cobrança educada
Como fazer cobrança com a Celero
Um dos diferenciais da plataforma de gestão financeira da Celero é a possibilidade de gerar cobranças recorrentes, com lembrete de cobrança. Ou seja, nossos clientes podem indicar, por exemplo, a emissão automática de um boleto de pagamento todo quinto dia do mês para determinado cliente, além de um aviso de lembrete em todo primeiro dia do mês.
Independentemente de ser final de semana ou feriado, o lembrete e boleto sempre serão enviados, sem que seja necessário o preenchimento manual do usuário.
Entre as vantagens dessa funcionalidade, temos a economia de tempo com o cadastro de todos os clientes que precisam receber as cobranças, a confirmação de recebimento do lembrete de cobrança, um relatório de clientes adimplentes e inadimplentes e possíveis verificações de erros com a cobrança.
E não para por aí: todo o processo de envio de lembrete de cobrança é customizado pelos empreendedores que utilizam a plataforma da Celero. É possível indicar o conteúdo escolhido para a cobrança, o canal para envio (e-mail, mensagem, etc.), ativar ou desativar notificações, entre outros aspectos dessa funcionalidade de gestão.
Conclusão
Agora que você já sabe a importância do lembrete de cobrança recorrente e os benefícios da plataforma da Celero, queremos que você conheça as demais funcionalidades do nossos sistema de gestão financeira e entenda como a Celero pode contribuir com a economia de tempo e direcionamento dos esforços para as atividades mais estratégicas da sua empresa.
