Atualmente a importância do planejamento financeiro e do uso de um sistema de gestão financeira vem sendo difundida, principalmente, entre os empresários brasileiros. Esse é o primeiro passo para o sucesso de qualquer negócio, mas não basta planejar quando na prática a empresa não faz uma gestão financeira estratégica, que pode ser realizada com o uso de um sistema de automação, por exemplo.
Pensando nisso, neste artigo você confere o que é um sistema de gestão financeira e quais são as vantagens do sistema que você deve usar na sua organização empresarial.
O que é sistema de gestão financeira?
Sistema de gestão financeira é uma ferramenta tecnológica, que pode ser um aplicativo ou software, que permite a gestão financeira de uma empresa ou negócio. Esse sistema oferece recursos que auxiliam a gerir o fluxo financeiro e permitem a automatização de várias tarefas diárias operacionais.
Como funciona o sistema de gestão financeira?
Um sistema de administração financeira busca controlar de maneira automática a rotina de contas a pagar e a receber, o gerenciamento do fluxo de caixa, a interação com operações de emissão de nota fiscal e boletos, como também conciliação bancária da empresa.
De forma prática e realista, esse sistema simplifica e acelera os processos, como também ajuda a economizar tempo e esforços investidos nas atividades manuais do departamento financeiro e promove informações em tempo real, que ajudam nas análises e tomadas de decisões estratégicas.
Assim, ao usar um sistema para gestão financeira, você consegue garantir uma gestão financeira saudável, podendo fazer o gerenciamento do dinheiro da empresa de forma eficaz, segura e muito mais estratégica.
Quais as principais funcionalidades de um sistema de gestão financeira?
Um bom sistema de gestão financeira consegue operacionalizar, armazenar e documentar todas ou ao menos boa parte das movimentações financeiras da sua empresa de forma automatizada em um único ambiente, seguro, transparente e intuitivo. Confira abaixo alguns detalhes das funcionalidades desse tipo de solução:
Agendamento de contas a pagar
Previsibilidade é o sobrenome de sistemas de gestão financeira. Com ele é possível controlar as contas a pagar, de forma planejada, eliminando aquelas surpresas indesejadas ao final do mês.
Emissão de cobranças
O mesmo vale para a emissão de cobranças – afinal, é preciso garantir que o dinheiro também entre na conta, certo? Com essa solução, você não precisa se preocupar em colocar alarmes no calendário, basta prever as datas corretas para que a emissão de boletos ou geração de links de pagamento para cartão de crédito direto na plataforma aconteçam de forma automática, com poucos cliques, para um ou mais clientes ao mesmo tempo.
Emissão de notas fiscais
Basta que o sistema de gestão financeira da sua empresa esteja conectado ao processo de emissão de notas fiscais da sua cidade para que você possa realizar essa documentação automaticamente pela plataforma.
E mais: você também tem o total controle da quantidade, data e horário de emissões para facilitar as análises e conciliações bancárias, sempre que precisar.
Plano de contas
Com a ajuda de um sistema de gestão financeira você pode criar um plano de contas para a sua empresa, com a divisão de receitas e despesas, personalizado para a realidade do seu negócio.
Centro de custo
Se sua empresa tem centros de custo de acordo com departamentos projetos ou clientes, você pode segmentar o controle de receitas e despesas de cada área dentro de um sistema de gestão financeira, além de ter uma visão muito mais clara de comparação entre um centro de custo e outro, a fim de facilitar mudanças, decisões, focos de investimento, entre outros movimentos importantes.
Usuário multi-empresas
Com essa funcionalidade, é possível ter o controle de mais de um CNPJ em um único login. Tem duas empresas? Não precisa se preocupar em administrar dois sistemas de gestão financeira diferentes.
Planejamento estratégico
Só pode ser planejado estrategicamente aquilo que é mensurado. A partir da riqueza de dados e informações que um sistema de gestão financeiro oferece, você terá o cenário que precisa para planejar seu negócio em curto, médio e longo prazo, focando naquilo que realmente faz sua empresa crescer.
Indicadores financeiros
Crie, edite, personalize e, principalmente, acompanhe de forma fácil e visual os indicadores financeiros que representam o cenário da sua empresa. Tudo isso em apenas um só lugar, sem necessidade de integrar diferentes plataformas para ter acesso aos números do seu negócio.
Análise e acompanhamento
Além de oferecer a plataforma e todas as informações necessárias para administrá-la, é importante que o parceiro que escolher para garantir o seu sistema de gestão financeira também possa te ajudar a analisar os dados e acompanhamento dos resultados da sua empresa, orientando para o crescimento que todos esperam!
Quais são as vantagens em usar um sistema de gestão financeira?
1. Facilidade de acesso
Como a maioria dos sistemas é online, com armazenamento de dados na nuvem, você pode acessá-lo de onde estiver, basta ter acesso à internet. Sem falar que podem ser acessados na maioria das vezes por aplicativos de celular, o que torna o uso ainda mais simples e prático.
Até porque a vida de um empreendedor é bastante corrida, com viagens, visitas ao cliente, home office, escritórios. Assim, essa vantagem pode resolver algumas das barreiras do dia a dia.
2. Visualização simples e transparente
O painel de controle de um sistema de gestão financeira permite enxergar, em uma visão geral, como está o status do gerenciamento dos recursos da empresa.
Como também se todas as obrigações foram cumpridas, as entradas e saídas do fluxo de caixa e tudo o que for necessário para se manter atualizado.
3. Segurança de informação
O sistema de gestão financeira permite a administração de todas as informações em um único lugar, a famosa nuvem. Dessa maneira, os dados da empresa ficam muito mais seguros, evitando as chances de vazamentos.
4. Redução de erros
Uma das maiores vantagens de um sistema de gestão financeira é a segurança e a assertividade, ele permite que os processos manuais sejam reduzidos, consequentemente, a chance de erros também. Essa vantagem aumenta ainda mais considerando a grande quantidade de números e dados trabalhados dentro do sistema, de forma automática.
5. Mais agilidade, menos custo
Esses sistemas realizam vários processos ao mesmo tempo, sem distrações. Isso significa economia de tempo e custos em mão de obra, já que as pessoas focadas nesses processos podem ser aproveitadas em atividades muito mais estratégicas. Portanto, custos extras com extratos, taxas de operações e gastos por retrabalhos.
Quem pode utilizar um sistema de gestão financeira?
Qualquer pessoa pode utilizar esse tipo de sistema, mas é necessário inicialmente avaliar o momento da empresa e entender o quanto ele vai conseguir te ajudar. Não existe uma fórmula exata que afirme o momento ideal para contratar um sistema de gestão financeira, mas se algo te diz que é o que você está precisando.
Mas a verdade é que cada empresa tem o momento ideal para essa contratação, então é importante que você analise e avalie algumas questões para saber o que é melhor para você e seu negócio especificamente.
Como saber se preciso de um sistema de gestão financeira?
Muitas empresas ainda fazem a gestão financeira de forma manual, sem o auxílio de uma tecnologia efetiva. Com ajuda da automação financeira é possível ter acesso a informações sempre atualizadas, deixando a equipe da empresa integrada.
Sem falar na redução de custos e na diminuição da margem de erros. Outro ponto importante é que o sistema torna possível um maior controle sobre as finanças empresariais.
Aqui na Celero, por exemplo, nós costumamos dizer que quando o tempo que você ou a pessoa responsável pelo departamento financeiro investe é de mais do que 30 minutos, está na hora de contratar um sistema de gestão financeira.
Ao investir nesse modelo de gerenciamento financeiro, o empresário proporciona uma melhor segurança aos dados do negócio, já que as informações não ficarão espalhadas por diversas planilhas do excel.
Todos os pontos levantados aqui são excelentes motivos para começar a investir em sistemas de gestão e automação financeira para sua empresa, buscando garantir maior liberdade para focar na parte estratégica do seu empreendimento.
Qual o melhor sistema de gestão financeira?
Quando o assunto é o melhor sistema, o ideal é entender qual a realidade atual da sua empresa e qual objetivo futuro que ela pretende alcançar. Atualmente, o mercado oferece uma variedade de sistemas, como a própria plataforma da Celero, que automatiza os processos que são realizados por um departamento financeiro.
Entre as opções existentes, o empresário pode optar por um ERP (Planejamento dos Recursos da Empresa), sistemas que controlam estoque, que administram o fluxo de caixa, que emitem notas fiscais e boletos e muito mais.
Além disso, existem também empresas que disponibilizam ferramentas um pouco mais manuais, com planilhas e calculadoras para que você faça o gerenciamento do seu departamento financeiro.
Como dissemos anteriormente, é importante que você avalie a situação atual da sua empresa e o quanto consegue investir em um sistema de gestão financeira para escolher o que mais se adequa a sua empresa.
A Celero pode ser uma boa opção para sua empresa:
Conclusão
Agora que você entendeu o que é um sistema de gestão financeira e como ele pode facilitar os processos do seu financeiro, você já pode começar a colocar esses aprendizados em prática dentro da realidade do seu negócio.
Gostou do artigo? Que tal compartilhar com amigos que também querem aprender mais sobre gestão financeira empresarial.
Não esqueça que toda semana você confere conteúdos exclusivos aqui no blog da Celero, que te ajudam a otimizar o seu setor financeiro.
Sem falar que você pode começar agora a fazer a gestão financeira estratégica da sua empresa com o sistema de gestão financeira da Celero.
