Sabe o avanço tecnológico que temos presenciado nos últimos anos? Ele também chegou para as empresas, que investem cada vez mais em ferramentas digitais para automatizar e facilitar as atividades rotineiras, como a gestão financeira. Uma dessas tecnologias é o ERP, um sistema pra lá de eficiente que é considerado essencial para o acompanhamento e crescimento dos negócios. Para saber o que é ERP, continue acompanhando este artigo.
O que é ERP?
Essa sigla significa Enterprise Resource Planning. Em português, quer dizer Planejamento de Recursos Empresariais. O ERP é um software que reúne em um só lugar as informações das diferentes áreas da empresa, como finanças, compras, vendas e recursos humanos.
Considerando que cada setor possui suas próprias ferramentas de rotina, o ERP atua como um centralizador do fluxo de trabalho, fornecendo os dados de forma automatizada e em tempo real.
Além da praticidade, contar com um sistema assim fornece mais autonomia para a execução das atividades e uma visão mais ampla do negócio.
Quais são os tipos de sistema ERP?
Além de saber o que é ERP, é importante conhecer quais são os formatos para que possa escolher o que faz mais sentido para o seu negócio. Para te ajudar com isso, elencamos os principais modelos mais procurados pelas empresas:
Back Office
O foco desse sistema está no setor administrativo da empresa, que costuma contar com diversas atividades repetitivas e manuais, como controle de estoque, faturamento e financeiro. O ERP facilita a organização dessas tarefas e automatiza muitas delas.
RH
Já para a área de Recursos Humanos, o ERP é muito utilizado para a automação e controle de processos como avaliação de desempenho, folha de pagamento, ponto eletrônico, treinamentos, recrutamento e seleção.
Plataformas de produtividade e colaboração
O uso de ERP em plataformas de produtividade e colaboração tem como objetivo potencializar a visibilidade de dados e indicadores para, assim, otimizar as tomadas de decisão.
Para que serve o sistema ERP?
Mais do que saber o que é ERP, é importante saber o que ele pode fazer por você e pela sua empresa. Como já comentamos, o ERP é capaz de auxiliar as rotinas de uma empresa, já que automatiza e centraliza as informações de diferentes áreas organizacionais. Mas você sabe quais são as outras vantagens oferecidas por esse tipo de sistema? Confira abaixo:
- Maior produtividade: por ser um sistema de gestão integrado, o ERP diminui consideravelmente o retrabalho e otimiza o acesso às informações.
- Insights mais profundos: com as informações centralizadas em uma única plataforma, é possível integrar as atividades, otimizar os processos internos e tomar decisões ainda mais estratégicas.
- Relatórios mais rápidos: por concentrar os dados da empresa no mesmo local, o ERP facilita a emissão de relatórios e o compartilhamento das informações em tempo real.
- Redução de riscos: o ERP facilita a integração dos dados de forma automática, reduzindo erros como a duplicidade de lançamentos.
- Agilidade de TI: as operações de Tecnologia da Informação são simplificadas quando utilizamos aplicativos integrados de ERP, que compartilham um mesmo banco de dados.
- Agilidade de processos: com informações disponibilizadas em tempo real, é mais fácil mapear os processos e identificar as oportunidades.
Quem precisa de um sistema ERP?
Todas as pessoas que possuem ou gerenciam uma empresa, independentemente do setor ou do porte, e deseja que ela cresça de forma sustentável, precisam de um ERP. É claro que as necessidades variam de empresa para empresa, mas isso está longe de ser um desafio, afinal, é possível adaptar o sistema de acordo com a realidade de cada negócio.
Pequenas empresas
É comum que as micro e pequenas empresas, principalmente nos primeiros anos de vida, utilizem planilhas para controlar seus dados e atividades. Optar por um ERP é substituir o trabalho manual pelo tecnológico, um passo importante para organizar todos os processos em um único local e, de quebra, ganhar mais eficiência e produtividade.
Nesses casos, é possível partir de um investimento mais baixo e contar com um plano básico que atenda às necessidades do momento. Dessa forma, as equipes terão mais tempo para focar nas atividades que exigem mais raciocínio e, conforme a empresa cresce, o ideal é personalizar o sistema com as novas demandas.
Médias empresas
No caso das médias empresas, que possuem processos mais complexos, contar com um ERP é mais do que uma necessidade básica: é uma decisão estratégica. Nesses casos, o sistema vai além de auxiliar na organização das informações; ele permite análises empresariais mais robustas, garantindo a integração de setores e a geração de informações com mais agilidade e precisão.
Grandes empresas
Já as grandes empresas dependem de ERPs com uma gama maior de funcionalidades, que forneçam soluções de inteligência artificial mais completas, sendo ainda mais necessário transformar o trabalho manual e complexo em operações mais simples. Para a realidade das grandes empresas, as tecnologias inteligentes são verdadeiras aliadas das tomadas de decisão.
Sistema ERP: como funciona?
Até aqui você provavelmente já está convencido sobre a importância de ter um ERP para a sua empresa, mas como funcionam essas plataformas na prática? Confira abaixo alguns dos seus principais objetivos e possibilidades de usabilidade:
Automatização
Um dos principais objetivos do ERP é promover a automatização de processos, garantindo a disponibilidade das informações de forma sincronizada e em tempo real. De forma resumida, é como se reuníssemos em uma única plataforma as informações das áreas que costumam ficar isoladas em cada departamento.
A automatização promovida por sistemas assim interfere significativamente no aumento da produtividade e na confiabilidade das informações.
É possível integrar o ERP com outros sistemas?
Sim! Os bons sistemas ERP possuem essa flexibilidade e permitem a integração a diferentes softwares por meio de conectores, como os APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos).
Essa integração é muito positiva para os negócios, pois permite que as pessoas tenham uma visão ampla e unificada de diferentes sistemas. Além de facilitar o acesso das informações, também promove a eficiência dos processos e a experiência dos usuários.
E qual o resultado disso tudo? Mais assertividade para as tomadas de decisão.
Qual é a relação entre o sistema ERP e a segurança de dados?
Assim como em quase tudo na vida, o mundo online empresarial também tem o ônus e o bônus. Se por um lado ele facilita o armazenamento e o compartilhamento das informações, por outro, há o risco de vazamento de dados ou até mesmo da invasão de hackers.
Verdade seja dita: manter a segurança da informação em um ambiente digital é um desafio constante para as empresas. Mas não criemos pânico, pois o sistema ERP garante mais segurança no mundo virtual. Saiba como essa segurança acontece:
Criptografia
Por armazenar os dados na nuvem, as informações criptografadas dificilmente são acessadas por pessoas não autorizadas. Mesmo que um hacker acesse o sistema da sua empresa, ele não conseguirá ter acesso aos dados. Isso acontece porque os protocolos de codificação, que “embaralham” as informações, possibilitam a visualização apenas a usuários autorizados.
Firewall
O foco dos Firewalls é monitorar o tráfego entre o banco de dados do ERP e os setores que utilizam, por isso, qualquer acesso suspeito é rapidamente identificado. Ao detectar uma atividade suspeita no sistema, a ação dos hackers é automaticamente bloqueada.
Controle do acesso de dados
Por meio dessa funcionalidade, o acesso de determinadas informações é restringido apenas a pessoas autorizadas. Ao garantir esse controle, é possível verificar quem e quando acessou os dados, diminuindo a chance de invasões.
Como escolher o melhor ERP para minha empresa?
Percebeu o quanto um ERP pode fazer a diferença na sua empresa? Ótimo! Agora é hora de colocar a mão na massa e escolher a melhor solução para o seu negócio. Preparamos um passo a passo para te apoiar nesse processo. Conheça:
Analise o momento da sua empresa
Como já comentamos, as necessidades podem variar de acordo com o tamanho ou setor da empresa. Por isso, o primeiro passo é compreender para que o ERP será utilizado e mapear as principais necessidades para o seu negócio.
Fique atento aos sistemas muito baratos
Antes de tudo, avalie o seu orçamento e o quanto sua empresa está disposta a desembolsar para esse tipo de investimento, considerando também os custos com treinamentos. Mesmo que você opte por um plano mais básico, avalie se as funcionalidades oferecidas combinam com as que a sua empresa necessita. De nada adianta escolher o mais em conta e, depois, pagar valores extras para inserir funções adicionais.
Busque referências confiáveis
Ao invés de fechar negócio com o primeiro fornecedor que encontrar, invista na pesquisa sobre o desenvolvedor do ERP. Aqui, a dica de ouro é conhecer mais sobre o suporte oferecido na implementação, pós-venda e apoio técnico.
Considere o número de usuários permitidos no ERP
Além das funcionalidades, também é importante checar o limite de usuários oferecido pelos pacotes. Lembre-se de que todos os funcionários devem ter acesso à plataforma e aos treinamentos.
Como fazer a implantação de um ERP?
Agora que você já sabe o que é ERP e quais são os seus diferenciais, é hora de conhecer o passo a passo para realizar uma implantação de sucesso em sua empresa:
- Defina o escopo do projeto: com os processos pré-definidos, é preciso elaborar as etapas de implantação, incluindo a migração de dados.
- Escolha o fornecedor: você já sabe que deve investir tempo na escolha do desenvolvedor e de todas as funcionalidades oferecidas. Essa etapa é crucial para a implantação.
- Monte uma equipe interna de acompanhamento: selecione alguns funcionários, de preferência um de cada área, para acompanharem os primeiros passos da implementação. É importante que haja essa diversidade de setores para que o fornecedor compreenda as demandas internas como um todo.
- Analise o impacto no negócio: a implantação do ERP pode causar impactos na rotina das atividades, por isso, é importante mapear os procedimentos internos que podem ser afetados e definir planos de ação.
- Realize treinamentos: para garantir o sucesso da implantação, é preciso que toda a equipe passe por treinamentos. Essa capacitação deve ser promovida pelo próprio fornecedor para detalhar todas as funcionalidades da ferramenta.
Conclusão
No artigo de hoje, você conferiu o que é ERP e conheceu as vantagens que esse tipo de sistema oferece para as pequenas, médias e grandes empresas.
Quando bem implantado, o ERP oferece diferenciais competitivos aos negócios. E tudo fica melhor ainda com um sistema de gerenciamento financeiro. Por isso, planeje com cuidado, sempre levando em consideração as necessidades atuais da sua empresa e busque os parceiros que fazem mais sentido com o seu negócio para te ajudarem a conquistar ainda mais sucesso!
