Talvez você ainda não saiba, mas a conciliação bancária é uma das ferramentas mais importantes na gestão financeira de uma empresa. Isso porque ela permite relacionar seu planejamento e controle financeiro com o que efetivamente está entrando e saindo da conta bancária.
Para colocá-la em prática são necessários três passos principais: lançamentos diários, análise do extrato bancário e detalhamento dos lançamentos e, por último, revisão e correção de possíveis inconsistências. No artigo de hoje você aprender mais sobre isso.
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária nada mais é do que a relação entre o que tem no seu banco com o seu controle financeiro. Esse processo tem como principal objetivo conferir e entender se tudo o que foi planejado está efetivamente acontecendo ou se há alguma inconsistência de informações.
Ao realizar a conciliação bancária é possível perceber se o saldo bancário, os lançamentos e as datas de movimentações estão exatamente iguais ao controle. Na prática a conciliação exige atenção, disposição de tempo e muito conhecimento.
Quais são os tipos de conciliação bancária?
Existem basicamente duas formas de fazer a conciliação bancária: a manual, com auxílio de planilhas; e a automática, feita a partir de sistemas ou plataformas de gestão financeira.
A escolha por qual modelo seguir depende basicamente da frequência necessária para realização da conciliação bancária da sua empresa. E essa periodicidade, por sua vez, está relacionada à quantidade de movimentações financeiras adequada para o seu negócio – calma lá, vamos chegar neste tópico. Mas antes disso, que tal saber mais detalhes sobre os dois tipos de conciliação bancária?
Conciliação bancária manual
Na maior parte das vezes esse formato é feito por meio de uma planilha no Excel. Nela, são inseridos dados como: datas previstas e realizadas de entradas e saídas; impostos e tarifas de transações bancárias; multas, juros e descontos; lançamentos não identificados; saldo bancário; entre outras informações que fizerem sentido para a sua empresa.
Após a inclusão de todos os dados na planilha é preciso fazer uma análise de comparação das informações internas com os extratos bancários. E a partir disso, corrigir erros e recalcular possíveis rotas.
Conciliação bancária automática
Apesar da conciliação bancária manual ser bastante tradicional, ela implica em alguns riscos por conta da digitação e análise equivocada – o que pode ser facilmente corrigido a partir de um software de gestão financeira – como é o caso da Celero.
Além de facilitar o processo, evitando erros, uma plataforma automatizada garante mais tempo para que os responsáveis pela conciliação bancária de uma empresa possam focar em análises e decisões ainda mais estratégicas, que elevem o negócio para outro nível.
Caso tenha interesse, teste a plataforma Celero agora mesmo para entender melhor como ela pode apoiar na conciliação bancária da sua empresa.
Para que serve a conciliação bancária?
A importância principal da conciliação bancária é assegurar que todas as operações financeiras das empresas estão sendo realizadas de maneira adequada e segura. Porém, para garantir isso, é necessário analisar alguns fatores, que você pode conferir a seguir:
Identificar fraudes internas
Uma possível fraude interna é algo que preocupa os empresários em geral. Dessa forma, a conciliação bancária ajuda as empresas a fiscalizar os riscos desse tipo de fraude. Com a conciliação é possível conferir se não houve depósito de dinheiro a menos ou cheques recebidos como pagamento que ainda não foi descontado. Essa conferência evita grandes problemas e complicações futuras para a saúde financeira da empresa.
Maior controle das movimentações
Seguindo a ideia de garantir maior controle sobre as entradas e saídas da empresa, essa prática permite que você possa acompanhar de maneira estratégica as movimentações financeiras do seu negócio. Com esse controle, você garante uma previsibilidade do fluxo de caixa da empresa, por exemplo.
Saldo bancário confiável
Esse ponto é muito importante para o empresário e até pode parecer óbvio, mas muitas empresas não possuem saldos bancários confiáveis para realizar as transações necessárias para manter o negócio funcionando. Por isso é importante realizar a conciliação bancária, ela torna esse saldo confiável e suas transações mais seguras.
Melhorar o planejamento orçamentário
Quando a empresa realiza a conciliação bancária, ela consegue planejar o orçamento da empresa de forma mais organizada e mais estratégica. Isso significa que o que estiver planejado tem boas chances de ser realizado futuramente, garantindo o cumprimento das necessidades previstas para o desenvolvimento e crescimento do negócio.
Melhorar a previsão de fluxo de caixa
Além de todas as funções citadas anteriormente, a conciliação permite que você e seu empreendimento tenham uma previsão de fluxo de caixa mais confiável. Isso proporciona um direcionamento mais estratégico e competitivo do seu negócio em relação ao mercado.
Qual é a diferença entre fluxo de caixa e conciliação bancária?
Uma dúvida comum quando falamos em conciliação bancária é saber qual é sua diferença em relação ao fluxo de caixa, já que podem parecer semelhantes, mesmo na prática sendo bem diferentes, já que possuem funções e objetivos distintos para o negócio.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa nada mais é que a visão de todas as entradas e saídas previstas pela empresa. Ele possibilita identificar pontos de necessidade de capital (falta de dinheiro) ou oportunidades de investimento (sobra de dinheiro).
Assim, o fluxo de caixa permite que os responsáveis pelo negócio analisem a movimentação financeira da empresa de acordo com determinado período definido. Isso permite a geração do relatório das entradas e saídas de dinheiro da empresa.
Conciliação bancária
Como já explicado anteriormente, a conciliação bancária é a ferramenta financeira que consegue comprovar as informações presentes nos extratos bancários com os dados internos do financeiro da sua empresa.
Como fazer uma conciliação bancária?
Em resumo, são necessários alguns passos básicos: gestão do fluxo de caixa por meio dos extratos bancários; comparação das informações financeiras da empresa com os documentos de recebimento e pagamento; e análise de possíveis erros e riscos.
No entanto, para que isso aconteça da melhor forma para a sua empresa, listamos abaixo algumas dicas práticas. Confira:
Lançar as movimentações diariamente
Ter o controle diário das movimentações da sua empresa é importante em vários aspectos. Com ele você consegue garantir que a gestão financeira está funcionando de forma eficiente e diminui os riscos de erros na operação.
A informação das contas bancárias envolvidas em todos os processos também entra nesse controle. É preciso dizer as datas em que os boletos, notas fiscais, impostos e pagamentos em geral devem ser feitos e quando você deve receber os pagamentos. Por isso, colocamos como primeiro passo para fazer a conciliação bancária.
Verificar saldo no extrato bancário
O segundo passo é conferir todos os detalhes do extrato da conta bancária da sua empresa e relacionar com o controle financeiro interno. Você deve, por exemplo, analisar se o saldo está exatamente igual.
Isso também vale para datas de lançamentos: ao comparar o controle com o extrato, elas devem bater no mesmo dia. Esse processo é importante para que você não atrase pagamentos e precise pagar juros ou multas desnecessárias.
Conferir detalhes dos lançamentos
Essa prática pode parecer óbvia, mas muitos empresários ou responsáveis pelo financeiro dos empreendimentos passam despercebidos por detalhes importantes. Então fazer a conferência mais de uma vez dos dados e informações pode evitar grandes problemas – como multas por atraso de pagamento, por exemplo, que podem ser causados por pequenos detalhes ou números que não batem.
Para isso, você pode separar a revisão em três principais partes: conferir se os lançamentos estão relacionados aos dias certos; com os valores certos; e pelos responsáveis certos.
Corrigir diferenças nos lançamentos
Ao final da conciliação, você já deve saber se existe alguma diferença entre o que foi planejado e o que efetivamente aconteceu. Se a resposta for sim, procure corrigir o problema imediatamente para que isso não influencie na gestão financeira da sua empresa.
Uma boa dica é documentar ou guardar boletos bancários, notas fiscais e comprovantes para facilitar a conferência e correção em caso de erros. A maior parte dos erros acontece por lançamentos duplicados, não lançados, ou com informações incoerentes, então busque planejar um momento de máxima atenção para fazer a nova revisão e as devidas correções.
Quais os possíveis erros na hora de fazer a conciliação bancária?
Erros na conciliação bancária podem acontecer, mas buscar evitá-los é fundamental. De qualquer forma é importante saber quais são esses possíveis erros e porque eles podem acontecer na sua empresa. Pensando nisso, você pode conferir uma lista com os erros mais comuns a seguir:
- Débitos indevidos cobrados pelo banco
- Transferências não processadas
- Cheques não compensados
- Lançamento divergentes entre o banco e o registro interno
- Depósitos não classificados ou identificados
Sabendo quais são esses erros, você e sua equipe financeira podem ficar mais atentos para evitá-los.
Quem precisa fazer conciliação bancária?
A conciliação bancária é essencial para a gestão financeira de uma empresa. Um dos maiores desafios da gestão empresarial é garantir que o planejamento financeiro esteja sempre em ordem, pois a saúde financeira de um negócio é vital para sua sobrevivência.
Existe uma série de processos que precisam acontecer para garantir que as finanças de uma empresa estejam organizadas, mas existe uma prática conhecida como conciliação bancária.
Ela é essencial para a estratégia financeira de negócios, independente de sua área de atuação, tamanho ou até mesmo tempo de mercado. Por meio dessa prática, é possível identificar divergências de valores, potencializar o lucro e, assim, ainda evitar perdas financeiras para o negócio.
De quanto em quanto tempo deve ser feita a conciliação bancária?
Pode parecer brincadeira, mas a resposta é um grandíssimo “depende”. Isso porque, na verdade, quem vai dizer a periodicidade correta para a sua empresa é a frequência de movimentações financeiras referentes a ela.
Normalmente indicamos que o fluxo de caixa seja preenchido e acompanhado diariamente. Porém, no caso da conciliação bancária, em alguns momentos é necessário aguardar alguns dias para a compensação das transações entre o banco e a empresa.
Por isso, indicamos que a pessoa responsável pela conciliação bancária da sua empresa identifique o melhor período para que as compensações sejam realizadas e para que haja tempo suficiente para preencher as planilhas ou sistemas, analisar os dados e corrigir possíveis erros.
Pode ser diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente… e por aí vai. Apenas indicamos que não passe muito dessa frequência, para que ainda seja possível correr atrás da correção de equívocos sem prejudicar o fluxo de caixa da empresa.
Como fazer a planilha de conciliação bancária?
Uma maneira prática e estratégica de fazer a conciliação bancária é utilizando uma planilha específica e pensada especialmente para essa prática. Por isso é importante saber o que essa planilha precisa ter. Esse modelo pode ser criado no Google Sheets, por exemplo, que é um programa gratuito e de fácil acesso.
É importante que na planilha você tenha uma área e um método de classificação das movimentações bancárias da empresa. Já que é por ela que você vai fazer o acompanhamento diário, semanal e mensal.
Além disso, você também precisa deixar facilmente visível os créditos e débitos da empresa, pois eles garantem um controle financeiro adequado dos compromissos fechados pelo negócio. Mas, a planilha pode ter algumas limitações, que um software de gestão financeira, como a Celero, pode suprir.
Modelo de planilha de conciliação bancária
Como usar um software de conciliação bancária?
Você já deve ter percebido, manter a conciliação bancária da empresa em dia não é uma das tarefas mais fáceis de um empresário. Mas, como dito anteriormente, a Celero pode te ajudar nessa!
Além da automatização do fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e boletos, cadastro de documentos em poucos segundos, programação do pagamento de contas, a plataforma de gestão financeira da Celero também faz a conciliação bancária da sua empresa de forma automática.
E quer saber a melhor parte? Você ainda pode acompanhar todas essas movimentações e comparações de onde estiver, basta ter internet para acessar a nossa plataforma e ter uma visão simples e transparente do seu departamento financeiro. Que tal ver de forma prática como funciona esse acompanhamento? Faça um teste grátis na nossa plataforma.
Conclusão
Agora que você já entendeu o que é conciliação bancária, como ela é importante para manter o financeiro da empresa equilibrado, já pode colocar as dicas deste artigo em prática na rotina do seu negócio.
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