Como organizar as finanças da empresa em 9 passos e quais ferramentas usar?

Para entender como organizar as finanças da empresa é importante conhecer e saber quais ferramentas usar para colocar esse processo em prática de maneira estratégica e assertiva.

Por isso, neste artigo, você confere dicas de como fazer essa organização de forma simples e em 9 passos. Para descobrir quais são essas dicas e como aplicá-las na rotina do seu negócio é só ficar com a gente e conferir o artigo completo.

Por onde começar a planejar as finanças de uma empresa?

Organizar as finanças da empresa, significa  fazer um acompanhamento financeiro das receitas desse empreendimento. Dessa maneira, não importa se você é um pequeno, médio ou grande empresário, o que é fundamental é ter suas finanças organizadas. 

Assim, todas as vezes que precisar analisar os gastos, despesas ou o lucro, você consegue ter uma visualização mais clara e rápida dos números. Esse acompanhamento faz parte da gestão financeira, que principalmente, as pequenas e médias empresas não dão tanta importância. 

Mas, ao fazer isso, esses empresários estão arriscando o próprio negócio, já que sem um controle das finanças, a organização não existe. Uma empresa desorganizada financeiramente, tem muito mais chances de vir a falir ou passar dificuldades financeiras. 

A organização financeira permite que você esteja preparado para crises e situações de emergência. 

Tenha disciplina para saber como organizar as finanças da empresa

Para manter as finanças organizadas na empresa é necessário ter disciplina na hora de registrar os gastos, entradas e saídas e também para fazer análise por períodos. Isso vai variar de acordo com o fluxo de caixa de cada empresa. Para umas a análise mensal é suficiente, já para outras a semanal se faz necessária, por exemplo. 

Por isso é tão importante ter documentos salvos, armazenados e centralizados em um único lugar, mais na frente falaremos de algumas opções para fazer essa centralização de dados tão importante. 

Separe contas pessoais das empresariais

Quando o assunto é organizar as finanças da sua empresa, saber separar as finanças pessoais das finanças da empresa é crucial para manter a organização. Dessa forma, não separar suas contas pessoais das contas da empresa pode te levar à falência.

Esse ainda é um dos erros mais cometidos por empreendedores brasileiros, até porque educação financeira não é estudada na escola. Desse modo, muitos empresários misturam as despesas pessoais e familiares com as contas da empresa, como se fossem uma coisa só.

No começo é uma conta de luz, de telefone ou do condomínio. Depois com o passar do tempo, todas as contas pessoais entram no fluxo de caixa da empresa. Alguns empresários quando questionados preferem deixar o assunto para depois ou insistem que é impossível fazer essa separação. 

Um outro fator que contribui para essa bagunça nas contas pessoais e profissionais é a correria do dia a dia e todas as responsabilidades atribuídas ao empresário. Ainda mais nos casos de pequenas empresas, onde não existe um setor ou cargo específico para cuidar das finanças.

Dessa maneira, com o passar do tempo, o empresário não sabe o custo da sua operação com exatidão. Sem falar que, o contador não consegue executar o fechamento adequado pela falta de informação e a percepção de lucro ou desfalque do negócio é distorcida.

Defina custos, receitas e despesas

Outro passo importante para saber como organizar as finanças da empresa é ter custos, receitas e despesas bem definidos. E, para fazer isso, é necessário saber diferenciar cada um desses termos dentro do financeiro do negócio em questão. 

Custos

O termo custo, dentro da economia, representa o gasto econômico que a fabricação de um produto ou a prestação de um serviço necessita para serem feitas. Para definir o custo de 

produção é necessário determinar o preço de venda desse produto ao consumidor.

Assim, o custo de um produto é definido pelo preço da matéria-prima, o preço da mão de obra direta usada na sua produção, o preço da mão de obra indireta para manter a empresa aberta e o custo de amortização da maquinaria e do aluguel.

Receitas

Entende-se como receita de uma empresa toda quantia recebida que tem como origem atividades desse negócio. A receita é tudo o que a empresa ganha com venda de serviços ou produtos. Essas receitas fazem parte do cálculo do lucro e representam o lado positivo da caixa. 

As receitas podem receber algumas denominações, as mais faladas são as receitas líquidas e brutas. A receita líquida e a receita bruta menos os descontos da empresa, por exemplo os impostos. Já a receita bruta é o que o empreendimento faturou, tudo que é referente  a vendas. 

Despesas

A despesa de uma empresa representa todo o gasto necessário para a obter receita. A despesa inclui os gastos que não se identificam durante o processo de transformação ou produção dos bens e produtos. Toda despesa está relacionada ao valor gasto com a estrutura administrativa e comercial do negócio em questão.

Fique atento aos prazos

O cumprimento dos prazos de pagamento da sua empresa, tanto de fornecedores, como de funcionários, ou de contas de manutenção do negócio, é algo que garante a saúde financeira e do empreendimento e uma boa gestão do fluxo de caixa. 

A seguir, você confere dois tipos de prazo que uma empresa deve ficar atenta:

Prazo de pagamento

O prazo de pagamento, ou prazo médio de pagamento, demonstra quanto tempo em média o negócio leva, para pagar produtos, fornecedores ou prestação de serviços. Esse prazo vai levar em consideração o intervalo entre a data de compra e a data de pagamento.

Prazo de recebimento

Prazo de recebimento, também conhecido como prazo médio de recebimento,  é o tempo que a empresa leva para receber o valor da venda de um produto ou serviço comercializado. Na maioria das vezes, esse cálculo é feito para conhecer a média do prazo de recebimento de vendas parceladas.

Tenha o orçamento definido

Definir um orçamento faz total diferença na organização das finanças empresariais. Quando o empresário é guiado por um valor predefinido, ele consegue entender para onde está caminhando, quais ações pode fazer para alcançar aquilo mais rápido, ou em qual momento deve frear seus gastos para não sair do orçamento e prejudicar as finanças da empresa.

Faça gestão de fornecedores

Fazer a gestão de fornecedores significa manter um relacionamento com eles. Além disso, o empresário deve ter disciplina para planejar estrategicamente essas interações com pessoas de organizações externas à empresa, buscando melhorar essas  interações.

Negocie melhores condições de pagamento

Negociar é uma estratégia antiga, mas que muitos deixam de lado. Por exemplo, negociar com fornecedores é uma forma de buscar economizar. O empresário pode fazer propostas de parcerias que sejam vantajosas para ambos os lados. Tudo isso visando condições melhores de pagamento.

Faça controle de estoque

O controle de estoque permite que a empresa seja capaz de prever o quanto em produtos será necessário comprar, como também ajuda a evitar desperdícios futuros. Essas práticas evitam prejuízos ou que faltem produtos para os clientes. 

Registre as movimentações financeiras

Entradas 

Quando falamos no registro das entradas de uma empresa, significa registrar o dinheiro que entra no caixa, envolvendo desde pagamentos de clientes ou investimentos externos. Dessa forma, o registro desse fluxo é muito importante para acompanhar o fluxo de caixa. 

As entradas garantem que o negócio tenha dinheiro em caixa e possa cumprir com seus deveres, como pagamento de funcionários e fornecedores, por exemplo.

Saídas

O registro das saídas mensais do fluxo de caixa de uma empresa é imprescindível para manter a saúde financeira da sua empresa. As saídas representam dinheiro que sai do caixa do negócio. 

Por isso possuir uma planilha ou sistema de gestão financeira garante que essas saídas sejam categorizadas e evita desperdícios ou gastos desnecessários para a empresa em questão. 

Quais os principais desafios ao organizar as finanças da empresa?

O principal desafio é saber quanto a empresa custa. Por incrível que pareça, muitos empresários não sabem quanto custa a própria empresa. Esse é um dos erros mais comuns no mundo empresarial.

Por isso, conhecer bem as finanças da sua empresa te ajuda a entender o real valor dela para o mercado, principalmente, caso pretenda receber investimentos. Alguns até sabem qual o faturamento anual do próprio negócio, mas o valor patrimonial é o mais importante. 

Para calcular o valor patrimonial da sua empresa, você precisa usar a seguinte fórmula: 

TODOS OS BENS OFERECIDOS + TODOS OS SERVIÇOS OFERECIDOS

Ao realizar esse cálculo os investimentos da empresa ou as pretensões de crescimento dela não serão prejudicados. 

Quais ferramentas para organizar as finanças da empresa?

Existe mais de um método para fazer a organização das finanças empresariais, entre eles os mais comuns são o caderno, planilhas e softwares de gestão financeira. A seguir você entende mais sobre cada um: 

Como organizar as finanças no caderno?

Muitas pessoas que estão começando a empreender optam por organizar as finanças em um caderno, registrando as entradas e saídas. Para fazer isso é importante manter a organização deste caderno, listar e nomear todos os valores de lucros e despesas. Como também fazer sempre o acompanhamento dos dados registrados nele. 

Planilha para organizar as finanças da empresa

A planilha já é uma ferramenta um pouco mais avançada, porém muito simples e intuitiva. Ela pode ser feita utilizando o excel gratuitamente e existem diversos modelos prontos na internet. A ideia também é registrar todos os valores que entram e saem da empresa e fazer projeções de investimentos ou gastos. 

Softwares de gestão

Ainda existem aqueles que não confiam na Inteligência Artificial para ajudar na gestão financeira, mas esse é um dos piores erros. Hoje em dia ela é uma das maiores aliadas para fazer análise de dados financeiros com segurança e sem erros que os seres humanos podem cometer.  

Por meio de inteligência artificial e machine learning, a automação financeira controla várias operações do departamento financeiro ao mesmo tempo. Um exemplo é a emissão de NFs e boletos, agendamento de contas a pagar, conferência das contas a receber e a geração de relatórios confiáveis e em tempo real.

Portanto, contar com um parceiro especializado para cuidar das rotinas financeiras pode representar uma enorme liberação de tempo e energia para as atividades mais estratégicas.

Atualmente existem softwares especializados para fazer a gestão financeira da sua pequena ou média empresa. Um deles é o Celero, você consegue automatizar toda a gestão financeira do seu negócio, agendar pagamento e ainda ter acesso a relatórios das suas finanças.

Conclusão

Agora que você já sabe como organizar as finanças da empresa em 9 passos, você já pode colocar as dicas que conferiu neste artigo em prática dentro da realidade do seu negócio. 

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