Muitos empresários ainda possuem dificuldade de entender o que é centro de custo, quais são os tipos e como criar um dentro da realidade do próprio negócio. Pensando em ajudá-los nessas dúvidas, este artigo foi preparado para explicar detalhes importantes sobre centro de custos.
O que é centro de custo?
Centro de custo é uma forma de organizar a informação financeira com um propósito específico dentro da empresa e fazer a separação de possíveis grupos de comparação.Tem o intuito de definir o que está de fato trazendo maior lucro, menor ou maior prejuízo, e o principal: se o seu produto, serviço ou departamento está sendo rentável.
Qual a diferença entre centro de custo e centro de resultado?
A principal diferença entre o centro de custos e o centro de resultados é que o último é uma evolução do primeiro.
Atualmente, as empresas estão mais empenhadas em alcançar melhores resultados. Por isso, o nível de autonomia e amplitude das decisões tomadas pelos gestores de cada unidade da empresa também diferencia os dois termos.
Além disso, no modelo centro de custos existem os desembolsos, já no centro de resultados, o gestor ou empresário precisa cuidar e se preocupar com o lucro gerado pela empresa, com as receitas de cada e com o resultado final gerado.
Qual a importância do centro de custo?
Em poucas palavras: contribui com a saúde financeira do negócio. Com a definição e acompanhamento de centros de custo é possível controlar de forma segmentada o desempenho das áreas mais importantes para o negócio, facilitando a tomada de decisões e garantindo planos de ação mais assertivos. Abaixo listamos mais algumas vantagens dessa prática. Confira:
Redução de despesas
A partir da divisão de receitas e gastos entre as áreas fica muito mais fácil para os empreendedores entenderem a forma como o dinheiro da empresa é utilizado de acordo com as necessidades envolvidas; onde é possível reduzir despesas; e quais setores precisam de investimentos pontuais, por exemplo.
Otimização do processo produtivo
Quando listamos as receitas e despesas de cada área, para construir os centros de custos, temos uma visão mais clara das atividades executadas em cada setor ou projeto. E a partir disso, fica muito mais fácil distribuir os recursos entre os departamentos da organização.
Responsabilidade compartilhada
Ao invés de centralizar determinados gastos em apenas um setor, com o centro de custos, a empresa consegue diluir em outros departamentos que também vão utilizar determinado investimento, a fim de compartilhar e equilibrar as movimentações financeiras.
Além disso, a divisão por centro de custos possibilita que as áreas tenham ainda mais responsabilidade sobre a gestão financeira do departamento em questão. Dessa forma, todos os colaboradores assumem a responsabilidade de controlar de perto os gastos e despesas da empresa e contribuir com a otimização financeira, sempre que possível.
Melhor análise de resultados e tomada de decisões
Você já sabe, não é? Análises e decisões são muito melhores quando definidas em cima de dados. E quando segmentamos essas informações financeiras a partir dos centros de custo, os empreendedores conseguem ter uma visão da gestão da empresa por partes, contribuindo com escolhas propícias para o cenário e objetivos do negócio.
Em síntese, é muito mais fácil acompanhar a gestão financeira de uma empresa de acordo com as suas partes, entendendo a real necessidade e característica de cada uma, do que ver o todo e tomar decisões em cima de um cenário macro, que talvez não faça tanto sentido para as áreas, de forma segmentada.
Mais facilidade para atingir metas
A lista de benefícios dos centros de custos poderia seguir aumentando, mas vamos finalizar com a contribuição no atingimento de metas. Ela se dá pelo fato de que essa prática permite entender os resultados de cada setor, dentro de um determinado período. E assim, definir metas se torna mais assertivo e coerente de acordo com as necessidades da empresa e características financeiras de cada setor.
Quais são os tipos de centro de custo?
A categorização de centros de custo dentro de uma empresa é feita de acordo com a ligação direta ou não aos lucros do negócio. Abaixo explicamos melhor esses dois tipos:
Centro de custo produtivos
Centro de custo direto significa que ele impacta departamentos que estão ligados à geração de lucros da empresa. Alguns exemplos são as áreas de vendas e marketing, pois participam diretamente do processo de entrada de recursos na empresa.
Centro de custos não produtivos
Já o centro de custo não produtivo é aquele que não possui relação direta com a geração de lucro. Ele costuma ser voltado para as áreas relacionadas ao administrativo e financeiro e causam despesas. Por isso os seus resultados são negativos, mesmo não prejudicando a empresa.
Como criar centro de custos?
1. Divida o escopo financeiro
O primeiro passo para criar centros de custo nas empresas é dividir o orçamento em áreas-chave da companhia, de forma que os gastos sejam diluídos em departamentos como: produção, vendas e administrativo. Se fizer sentido para a sua empresa, também é possível dividir o centro de custos por serviços, dentro desses departamentos.
2. Liste as receitas e despesas
Em seguida, recomendamos que cada uma dessas áreas-chave tenha uma lista de entradas e saídas específica do setor. Nas receitas é importante incluir todas as fontes de recurso da empresa. Enquanto nas saídas é fundamental listar os quatro principais tipos: custos fixos e variáveis e despesas fixas e variáveis.
Lembrando que custos são aqueles gastos diretamente relacionados à operação da empresa; enquanto despesas são os gastos ligados às funções administrativas.
Para finalizar essa etapa, recomendamos categorizar os gastos e receitas de acordo com grupos que façam sentido para a sua empresa. Aluguel, publicidade, equipamentos e folha de pagamento são alguns exemplos de categorias mais comuns.
3. Distribua as receitas e despesas
A partir da visualização e categorização das receitas e despesas é possível distribuir os valores entre os centros de custos criados no item 1. Provavelmente você perceberá que alguns gastos estão ligados a somente um centro de custo – enquanto outros podem ser divididos entre dois ou mais. A diluição de receitas e gastos é um dos fatores que ajudam a equilibrar a gestão financeira entre as principais áreas da empresa.
4. Acompanhe o desempenho por centro de custo
Não para por aí! Com os centros de custos definidos e relação de receitas e despesas distribuídas entre eles, é importante acompanhar o desempenho de cada departamento a partir dos registros financeiros do centro de custo em questão.
Para contribuir com essa análise, sugerimos que sua empresa tenha métricas ou KPIs que possam indicar, de forma simples e visual, a performance de cada centro de custo, facilitando, assim, a tomada de decisões para corrigir ou alterar rotas.
Como se dá a apuração dos custos por centro de custos?
Como explicamos anteriormente, é importante que você entenda e saiba classificar os dois tipos de centro de custo: produtivos e não produtivos. Esse é o primeiro passo para a apuração de custos de uma empresa a partir das atividades segmentadas pelas áreas.
Depois disso, indicamos relacionar o centro de custo com a produtividade das áreas em determinado período, a partir de análises comparativas e estatísticas. Por fim, é importante direcionar os gastos gerados pelos centros de custo não produtivos aos produtivos, de acordo com o que faz sentido às necessidades da empresa.
Como a tecnologia pode te ajudar com o centro de custos?
A utilização de ferramentas avançadas de gestão financeira é fundamental para o sucesso do seu empreendimento. Sem falar que permitem a centralização de dados da empresa.
No mercado existem ferramentas que atuam nos mais diversos setores dentro de uma empresa e que otimizam a execução de tarefas que vão desde análise de chamadas telefônicas até plataforma de gestão financeira, como a Celero.
A plataforma funciona como um método de análise por meio de centro de custo, ou seja, a maneira de organizar um conjunto de contas (receitas, custos ou despesas) que têm um ou mais fatores em comum, permitindo uma melhor análise do negócio.
O fator em comum pode ser, por exemplo, um cliente, projeto ou unidade de negócio. Desta forma, é possível analisar a performance deste centro de custo de maneira adequada.
Conclusão
Agora que você já entendeu o que é Centro de Custo e qual sua importância para a saúde financeira da empresa, já pode colocar a dica deste artigo em prática na realidade do seu negócio.
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