Para que serve a nota fiscal, quais são os tipos e como emitir?

Quem já está na jornada ou deseja experimentar a aventura de empreender deve ter em mente que ter uma empresa demanda uma série de obrigações fiscais, como é o caso da nota fiscal, também conhecida pelas suas iniciais, NF. 

Mas verdade seja dita: obrigação nem sempre significa complicação. A nota fiscal, por exemplo, existe para regularizar transações comerciais e garantir que empresas, empresários, fornecedores e consumidores tenham seus direitos e deveres garantidos, de acordo com a lei. 

Então sem mais delongas, acompanhe este artigo de blog e saiba mais sobre para que serve a nota fiscal, sua importância, os modelos mais conhecidos, como emitir, entre outras informações importantes. 

O que é nota fiscal?

Nota fiscal é um documento oficial e comprobatório que registra transações de bens, produtos ou serviços entre duas empresas – pessoas jurídicas – ou entre uma empresa e uma pessoa física.

Além de ser uma prova das movimentações do caixa da empresa – sendo um documento fundamental para o gerenciamento de fluxo de caixa e conciliação bancária, por exemplo, é por meio delas que os órgãos governamentais conseguem controlar o recolhimento de impostos e taxas de tributos

Quais são os tipos de nota fiscal?

Apesar de todos os tipos de nota fiscal terem o mesmo objetivo, no Brasil, existe uma série de modelos diferentes, de acordo com suas funções e aplicações. Entre elas, podemos citar: nota fiscal de remessa, de produto, de compra, de serviço, de devolução, entre muitas outras. 

Desde 2006, com o objetivo de otimizar o processo de emissão de nota fiscal e evitar erros de preenchimento do documento em bloco de notas impressas, o governo implementou o modelo de nota fiscal eletrônica. E é sobre ele que trataremos alguns detalhes abaixo:

NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)

É usada por empresas prestadoras de serviço, como clínicas médicas, academias, escolas – ou até mesmo cursos, eventos ou outros serviços digitais. Esse modelo é emitido por meio dos sistemas das Prefeituras da cidade em que está registrado o CNPJ da empresa em questão. 

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

É a alternativa que substitui o cupom fiscal, muito comum nas compras de varejo como supermercados e farmácias, por exemplo. 

NF-e (Nota Fiscal de Produto Eletrônica)

Serve para formalizar a compra de produtos, seja em lojas físicas ou e-commerces. Em relação aos tributos, está relacionada à cobrança de ICMS e IPI. A emissão é feita por meio das Secretarias Estaduais da Fazenda.

Qual a diferença entre nota fiscal e cupom fiscal?

A nota fiscal é um documento mais completo do que o cupom fiscal. Em relação às informações que constam nos documentos, para a NF são necessários os dados fiscais da empresa, tributos e informações pessoais dos consumidores; enquanto um cupom fiscal possui apenas informações sobre a aquisição: nome da empresa, descrição do produto – incluindo data, horário, local, forma de pagamento e valor da compra. Esse segundo é mais comum em comércios varejistas. 

O cupom é emitido por meio de um ECF, Emissor de Cupom Fiscal, e tem como objetivo registrar operações fiscais. Enquanto a NF-e precisa de um software emissor de notas fiscais, o qual permite a geração de dois formatos: a DANFE (um documento físico) e o XML (documento digital). 

Qual a importância da nota fiscal?

Além de ser um documento que comprova que as empresas estão de acordo com as obrigações fiscais, a pergunta “para que serve a nota fiscal” pode ser respondida pela garantia da credibilidade do negócio, certificando a legalidade e regularidade das mercadorias e serviços. Mas não são apenas as empresas que se beneficiam ao emitir notas fiscais da forma correta. 

Qual a importância da nota fiscal para a contabilidade e gestão financeira?

Por ser um registro de movimentações, a nota fiscal traz informações completas de aquisição e venda para controle de fluxo de caixa, conciliação bancária, análise do lucro, balanço de despesas, pagamento de impostos e outras responsabilidades da gestão financeira e contabilidade. Sendo assim, o armazenamento correto das notas fiscais é tão importante quanto suas emissões. 

Qual a importância da nota fiscal para a economia?

Graças à comprovação de recolhimento de impostos de acordo com a emissão das notas fiscais, os órgãos do governo conseguem garantir a arrecadação obrigatória para as empresas e a utilização dos tributos para investimento das necessidades públicas, como segurança, infraestrutura, saúde, educação e bem-estar social.

Benefícios da nota fiscal para o consumidor

Da mesma forma que o documento serve como uma prova da compra para as empresas e para o governo, os consumidores também conseguem apresentá-lo como comprovação para certificar os seus direitos: garantia dos produtos ou serviços, troca, devoluções ou reclamações, além do pagamento do ICMS por parte da empresa. 

Como funciona a emissão da nota fiscal?

Depois de saber para que serve a nota fiscal, é importante entender como funciona sua emissão. Nesse processo é gerado um arquivo digital, o qual é assinado por meio de um certificado online e enviado para a Secretaria da Fazenda do estado referente à empresa que oferece o produto ou serviço. O órgão avalia o documento e, se as informações estiverem de acordo com as obrigações fiscais, é emitida uma Autorização de Uso. 

Para emitir uma NF-e, a empresa precisa:

  1. Identificar o tipo de nota fiscal correto para a finalidade em questão. 
  2. Adquirir um certificado digital. 
  3. Realizar o cadastro fiscal nos órgãos do governo. 
  4. Definir o software emissor de nota fiscal que mais faz sentido para o seu negócio. 
  5. E, por fim, emitir o documento no sistema escolhido. 

O que deve constar na nota fiscal?

Como já tratamos nesse artigo, a principal diferença entre a NF e o cupom fiscal são as informações presentes em cada um dos documentos. No caso da nota fiscal, é necessário incluir todos os dados necessários para comprovar a transação comercial e o recolhimento dos impostos, entre eles:

  • O nome, CPNJ, endereço tanto da empresa emissora do documento quanto de quem compra o produto ou serviço.
  • A data e horário da transação realizada. 
  • A descrição dos produtos, bens ou serviços. 
  • O valor total da aquisição. 
  • Os impostos e tributos de cada mercadoria. 
  • Se a compra incluir frete, por exemplo, devem constar as informações sobre a transportadora ou o serviço de envio. 
  • Detalhes relacionados à forma de pagamento. 

A emissão de nota fiscal é obrigatória?

Caso você ainda tenha essa dúvida a essa altura do artigo, sejamos bem claros: sim, de acordo com a Lei nº 8.846/94, a emissão da NF é obrigatória para todos os tipos, tamanhos e modelos de empresas, exceto para os Microempreendedores Individuais (MEIs) – quando eles prestam algum tipo de serviço para pessoas físicas. 

Quais as penalidades por não emitir nota fiscal?

A não emissão de notas fiscais pode ser determinada como sonegação de impostos, o famoso caixa dois. E isso é crime. E pior: passível de punição com reclusão, ou seja, cadeia – além das multas, que variam de acordo com o valor sonegado. 

Os sistemas da Receita Federal e Ministério da Fazenda estão preparados para analisar milhões de dados comparando as movimentações das empresas aos sistemas de emissão de NF-e, determinando se as contribuições estão sendo pagas da forma correta. Ou seja, não vale apenas arriscar, não é mesmo?

Conclusão

Agora que você já sabe para que serve a nota fiscal, como funciona sua emissão e, principalmente, os riscos por não fazer a emissão correta, não devem ter ficado dúvidas sobre sua importância para as empresas, economia e consumidores, não é mesmo?
Então queremos te convidar para conhecer o sistema de gestão financeira da Celero que tem como uma das suas funcionalidades a emissão automática de notas fiscais eletrônicas, conectada ao sistema da Prefeitura da empresa em questão. Faça o teste grátis do nosso sistema e saiba como podemos contribuir com a otimização da gestão do seu negócio.

Celero

A Celero é uma empresa que ajuda pequenos & médios empreendedores a descomplicar a rotina do setor financeiro empresarial através de um software para gestão financeira fácil de usar.

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