Apesar de ser uma ferramenta muito utilizada na contabilidade, o plano de contas não é um documento exclusivo dos profissionais dessa área. Na realidade, esse plano deve ser familiar para todos os empreendedores, afinal, ele é a base para a criação de muitos relatórios e demonstrativos que uma hora ou outra você certamente precisará.
Separamos aqui as principais informações que você precisa saber sobre o assunto. Vem ver!
O que é plano de contas?
Antes de explicarmos o que é um plano de contas, é preciso destacar algumas palavras muito presentes na administração financeira. São elas: ativos, passivos, receitas e despesas. O plano de contas nada mais é do que um documento que contém a relação padronizada de todas essas operações, funcionando como uma lista de códigos e classificações.
Ele é utilizado para registrar as atividades da empresa e serve como base para definir orçamentos, ajudar na tomada de decisões e estruturar relatórios contábeis, como o Balanço Patrimonial (BP) e a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE).
Qual o objetivo de ter um plano de contas?
Muito mais do que contribuir para o controle das finanças, o plano de contas é utilizado para padronizar todo o sistema financeiro da empresa, o que faz uma grande diferença no momento de transmitir os números referentes ao negócio para a Receita Federal, por exemplo.
Além desse controle padronizado, ele também é usado para:
- Otimizar relatórios e demonstrativos.
- Promover uma análise detalhada do patrimônio da empresa.
- Elaborar o orçamento do negócio.
- Fornecer dados concretos.
- Padronizar registros.
Quais as vantagens de ter um bom plano de contas?
Confira três benefícios que o plano de contas pode trazer para o seu negócio:
Contribuir com a tomada de decisões
Como comentamos anteriormente, o plano de contas reúne em um único local as principais informações financeiras do seu negócio. Por permitir um controle mais preciso, esse documento se torna um guia essencial para o seu planejamento estratégico e um aliado na hora de tomar decisões importantes.
Cumprir requisitos fiscais
O plano de contas pode ser considerado o “braço direito” da gestão financeira do seu negócio, mas vale lembrar que ele é necessário (para não dizer obrigatório) para que sua empresa cumpra os requisitos fiscais e esteja em dia com todas as suas obrigações.
Otimizar processos
Outra vantagem desse instrumento contábil é a otimização dos processos, como análise dos dados e avaliação das condições financeiras. Pode acreditar, ele facilita e simplifica consideravelmente o trabalho operacional de quem organiza as contas da empresa.
Qual a diferença entre plano de contas e manual de contas?
De forma resumida, o manual de contas faz parte do plano de contas. Vamos explicar:
Como você já sabe, o plano de contas é um grande compilado de normas, e acaba englobando o Manual de Contas, que descreve o funcionamento de cada conta, com comentários e indicações gerais sobre a aplicação e o uso de cada uma delas.
Como é a estrutura de um plano de contas?
Como o plano de contas é um compilado de padrões que serve de base para gerar outros documentos, a sua estrutura segue as orientações da lei das Sociedades Anônimas (S/As) e é dividido em quatro grandes grupos:
Ativos
Esse grupo representa as contas ativas da empresa, aquelas que fazem parte do patrimônio e são consideradas bens não palpáveis.
Se enquadram aqui as fontes de investimento, aplicações de recursos, contas bancárias, empréstimos, linhas de crédito e quaisquer valores investidos. A própria sede da empresa é considerada um ativo, pois também contribui para o patrimônio empresarial.
Passivos
Já esse grupo representa todas as obrigações e compromissos financeiros, como contas a pagar, parcelas de empréstimos, dívidas a serem quitadas, pagamentos a fornecedores, tributos e impostos.
É comum que algumas contas ativas também se encaixem em passivas. Vamos supor que sua empresa adquiriu um galpão para estoque: o galpão em si será um ativo, enquanto o seu pagamento será um passivo.
Receitas
As receitas são as entradas no caixa da empresa, como os valores referentes à venda de produtos ou serviços. Neste grupo, também pode ser considerada a renda obtida por outras fontes, como aluguéis.
Despesas
Como o próprio nome já revela, essa categoria é referente aos pagamentos realizados, sejam eles a funcionários, fornecedores ou então para a compra de equipamentos e acessórios. As despesas de uma empresa também podem ser chamadas de contas passivas.
Contas sintéticas e analíticas: o que são e diferenças
Dentro de cada uma dessas quatro categorias citadas anteriormente, são criadas as contas sintéticas e as analíticas.
As sintéticas funcionam como agrupadoras, que são detalhadas em subcontas, as chamadas contas analíticas. Saiba mais sobre elas:
Contas sintéticas:
- Seu saldo é obtido por meio da somatória do saldo de duas ou mais contas analíticas, ou de duas ou mais contas sintéticas.
- Não recebem lançamentos.
- São menos detalhadas.
Contas analíticas:
- Seu saldo é obtido por meio de lançamentos, ou seja, dos registros de cada fato administrativo.
- Representam os elementos patrimoniais com mais detalhamento.
Como elaborar um plano de contas eficiente?
Depois de conhecer os grupos que formam o plano de contas, confira algumas dicas para elaborar esse documento:
- Se possível, envolva um empresário contábil no processo de criação da estrutura.
- Faça uma lista detalhada com todas as suas contas, receitas, despesas, custos e investimentos.
- Classifique a listagem acima dentro dos quatro grandes grupos: Ativos, Passivos, Receitas e Despesas.
- Crie uma nomenclatura para todas essas contas, garantindo que os mesmos nomes sejam utilizados por todas as pessoas envolvidas, como gestores, contabilidade e controladoria.
- Por fim, traga para o plano de contas todos os indicadores importantes para o negócio. Eles serão úteis quando você precisar de insumos para demonstrações contábeis e informações financeiras, como a DRE.
Plano de contas referencial x plano de contas contábil
O Plano de Contas Referencial da Receita (PCRR) é um modelo criado pela Receita Federal. Além de padronizar as classificações de contas, ele também permite às empresas informarem adequadamente seus saldos contábeis na Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
O PCRR é obrigatório somente para as empresas enquadradas no Lucro Presumido ou Lucro Real. Se você optou pelo Simples Nacional, não precisa se preocupar com esse modelo.
Já o plano de contas contábil não precisa, necessariamente, seguir o formato do PCRR. Ele pode ser simplificado e utilizado apenas para compreensão da gestão e apoio no processo decisório.
Conclusão
Você já deve ter notado que o plano de contas é uma ferramenta essencial para o controle financeiro e para o cumprimento de obrigações fiscais.
Por ser uma ferramenta detalhada, é importante contar com o apoio de quem entende do assunto. Na Celero, por exemplo, customizamos o plano de conta de acordo com a realidade de cada empresa. Vem saber mais sobre nossos serviços e descobrir o que podemos fazer pelo seu negócio.
