Quem já está na jornada ou deseja experimentar a aventura de empreender deve ter em mente que ter uma empresa demanda uma série de obrigações fiscais, como é o caso da nota fiscal, também conhecida pelas suas iniciais, NF.
Mas verdade seja dita: obrigação nem sempre significa complicação. A nota fiscal, por exemplo, existe para regularizar transações comerciais e garantir que empresas, empresários, fornecedores e consumidores tenham seus direitos e deveres garantidos, de acordo com a lei.
Então sem mais delongas, acompanhe este artigo de blog e saiba mais sobre para que serve a nota fiscal, sua importância, os modelos mais conhecidos, como emitir, entre outras informações importantes.
O que é nota fiscal?
Nota fiscal é um documento oficial e comprobatório que registra transações de bens, produtos ou serviços entre duas empresas – pessoas jurídicas – ou entre uma empresa e uma pessoa física.
Além de ser uma prova das movimentações do caixa da empresa – sendo um documento fundamental para o gerenciamento de fluxo de caixa e conciliação bancária, por exemplo, é por meio delas que os órgãos governamentais conseguem controlar o recolhimento de impostos e taxas de tributos.
Quais são os tipos de nota fiscal?
Apesar de todos os tipos de nota fiscal terem o mesmo objetivo, no Brasil, existe uma série de modelos diferentes, de acordo com suas funções e aplicações. Entre elas, podemos citar: nota fiscal de remessa, de produto, de compra, de serviço, de devolução, entre muitas outras.
Desde 2006, com o objetivo de otimizar o processo de emissão de nota fiscal e evitar erros de preenchimento do documento em bloco de notas impressas, o governo implementou o modelo de nota fiscal eletrônica. E é sobre ele que trataremos alguns detalhes abaixo:
NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)
É usada por empresas prestadoras de serviço, como clínicas médicas, academias, escolas – ou até mesmo cursos, eventos ou outros serviços digitais. Esse modelo é emitido por meio dos sistemas das Prefeituras da cidade em que está registrado o CNPJ da empresa em questão.
NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
É a alternativa que substitui o cupom fiscal, muito comum nas compras de varejo como supermercados e farmácias, por exemplo.
NF-e (Nota Fiscal de Produto Eletrônica)
Serve para formalizar a compra de produtos, seja em lojas físicas ou e-commerces. Em relação aos tributos, está relacionada à cobrança de ICMS e IPI. A emissão é feita por meio das Secretarias Estaduais da Fazenda.
Qual a diferença entre nota fiscal e cupom fiscal?
A nota fiscal é um documento mais completo do que o cupom fiscal. Em relação às informações que constam nos documentos, para a NF são necessários os dados fiscais da empresa, tributos e informações pessoais dos consumidores; enquanto um cupom fiscal possui apenas informações sobre a aquisição: nome da empresa, descrição do produto – incluindo data, horário, local, forma de pagamento e valor da compra. Esse segundo é mais comum em comércios varejistas.
O cupom é emitido por meio de um ECF, Emissor de Cupom Fiscal, e tem como objetivo registrar operações fiscais. Enquanto a NF-e precisa de um software emissor de notas fiscais, o qual permite a geração de dois formatos: a DANFE (um documento físico) e o XML (documento digital).
Qual a importância da nota fiscal?
Além de ser um documento que comprova que as empresas estão de acordo com as obrigações fiscais, a pergunta “para que serve a nota fiscal” pode ser respondida pela garantia da credibilidade do negócio, certificando a legalidade e regularidade das mercadorias e serviços. Mas não são apenas as empresas que se beneficiam ao emitir notas fiscais da forma correta.
Qual a importância da nota fiscal para a contabilidade e gestão financeira?
Por ser um registro de movimentações, a nota fiscal traz informações completas de aquisição e venda para controle de fluxo de caixa, conciliação bancária, análise do lucro, balanço de despesas, pagamento de impostos e outras responsabilidades da gestão financeira e contabilidade. Sendo assim, o armazenamento correto das notas fiscais é tão importante quanto suas emissões.
Qual a importância da nota fiscal para a economia?
Graças à comprovação de recolhimento de impostos de acordo com a emissão das notas fiscais, os órgãos do governo conseguem garantir a arrecadação obrigatória para as empresas e a utilização dos tributos para investimento das necessidades públicas, como segurança, infraestrutura, saúde, educação e bem-estar social.
Benefícios da nota fiscal para o consumidor
Da mesma forma que o documento serve como uma prova da compra para as empresas e para o governo, os consumidores também conseguem apresentá-lo como comprovação para certificar os seus direitos: garantia dos produtos ou serviços, troca, devoluções ou reclamações, além do pagamento do ICMS por parte da empresa.
Como funciona a emissão da nota fiscal?
Depois de saber para que serve a nota fiscal, é importante entender como funciona sua emissão. Nesse processo é gerado um arquivo digital, o qual é assinado por meio de um certificado online e enviado para a Secretaria da Fazenda do estado referente à empresa que oferece o produto ou serviço. O órgão avalia o documento e, se as informações estiverem de acordo com as obrigações fiscais, é emitida uma Autorização de Uso.
Para emitir uma NF-e, a empresa precisa:
- Identificar o tipo de nota fiscal correto para a finalidade em questão.
- Adquirir um certificado digital.
- Realizar o cadastro fiscal nos órgãos do governo.
- Definir o software emissor de nota fiscal que mais faz sentido para o seu negócio.
- E, por fim, emitir o documento no sistema escolhido.
O que deve constar na nota fiscal?
Como já tratamos nesse artigo, a principal diferença entre a NF e o cupom fiscal são as informações presentes em cada um dos documentos. No caso da nota fiscal, é necessário incluir todos os dados necessários para comprovar a transação comercial e o recolhimento dos impostos, entre eles:
- O nome, CPNJ, endereço tanto da empresa emissora do documento quanto de quem compra o produto ou serviço.
- A data e horário da transação realizada.
- A descrição dos produtos, bens ou serviços.
- O valor total da aquisição.
- Os impostos e tributos de cada mercadoria.
- Se a compra incluir frete, por exemplo, devem constar as informações sobre a transportadora ou o serviço de envio.
- Detalhes relacionados à forma de pagamento.
A emissão de nota fiscal é obrigatória?
Caso você ainda tenha essa dúvida a essa altura do artigo, sejamos bem claros: sim, de acordo com a Lei nº 8.846/94, a emissão da NF é obrigatória para todos os tipos, tamanhos e modelos de empresas, exceto para os Microempreendedores Individuais (MEIs) – quando eles prestam algum tipo de serviço para pessoas físicas.
Quais as penalidades por não emitir nota fiscal?
A não emissão de notas fiscais pode ser determinada como sonegação de impostos, o famoso caixa dois. E isso é crime. E pior: passível de punição com reclusão, ou seja, cadeia – além das multas, que variam de acordo com o valor sonegado.
Os sistemas da Receita Federal e Ministério da Fazenda estão preparados para analisar milhões de dados comparando as movimentações das empresas aos sistemas de emissão de NF-e, determinando se as contribuições estão sendo pagas da forma correta. Ou seja, não vale apenas arriscar, não é mesmo?
Conclusão
Agora que você já sabe para que serve a nota fiscal, como funciona sua emissão e, principalmente, os riscos por não fazer a emissão correta, não devem ter ficado dúvidas sobre sua importância para as empresas, economia e consumidores, não é mesmo?
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