Muitas vezes trazemos aqui nos artigos de blog da Celero a importância das obrigações fiscais e financeiras dos empreendedores. No entanto, para que a empresa possa cumprir seus objetivos, também é fundamental garantir o controle de pagamento de clientes.
E como nem sempre podemos contar com a pontualidade de todas as partes envolvidas, incluir esse controle nos processos de gestão financeira da sua empresa fará toda a diferença para manter o fluxo de caixa e capital de giro em dia, principalmente em pequenas empresas.
Ao ler esse artigo você conseguirá entender melhor o que é controle de pagamento de clientes, a importância desse processo na gestão da sua empresa, como fazer e seus benefícios. Então vamos ao que interessa!
O que é controle de pagamento de clientes?
É o monitoramento e controle de todas as receitas da empresa provenientes dos pagamentos de clientes, sendo eles à vista, parcelados ou com vencimentos futuros.
É um processo normalmente atrelado aos responsáveis pelas contas a pagar e a receber das organizações, importante para garantir que a empresa possa cumprir com todos os próprios pagamentos e obrigações – fundamental para manter o funcionamento do negócio.
Por que devo fazer controle de pagamento de clientes?
A tomada de decisões em cima de dados claros e realistas é mais do que uma tendência, já faz parte das características competitivas das empresas que se destacam no mercado. E quando falamos das receitas das empresas, o acompanhamento e registro do pagamento de clientes permite administrar o negócio de forma muito mais estratégica.
Dessa forma, o controle de pagamento de clientes deve ser feito para que os responsáveis pelo gerenciamento financeiro do negócio possam prever, planejar as movimentações e investimentos com a certeza de que as receitas estão chegando como combinado.
Benefícios de ter um controle de pagamentos de clientes estruturado
A principal vantagem de ter um controle de pagamento de clientes é a gestão financeira eficiente, certamente atrelado a outros acompanhamentos da área. Dessa forma, é possível:
- Tomar decisões mais rápidas e assertivas.
- Melhorar o poder de negociação com fornecedores e parceiros.
- Reduz a possibilidade de inadimplência por atrasos e esquecimentos.
- Descobrir com agilidade qualquer desalinhamento entre o prazo de pagamento de fornecedores e o prazo de recebimento de pagamento dos clientes, para evitar furos de caixa.
- Controlar o fluxo de caixa e capital de giro, permitindo o funcionamento da empresa de forma correta.
- Programar possíveis promoções ou condições de pagamento diferenciadas sem que isso possa gerar qualquer impacto negativo nos resultados da empresa.
Quais métodos posso usar para fazer controle de pagamento de clientes?
Agora que você já sabe o que é controle de pagamento de clientes e a importância de incluir esse acompanhamento na gestão financeira do seu negócio, é hora de listarmos os principais métodos para esse monitoramento. Veja abaixo:
Software com controle de pagamentos
É a forma mais moderna para fazer o controle de pagamentos dos clientes, já que utiliza as vantagens da tecnologia para automatizar processos e garantir informações claras e possibilidade de mudanças mais ágeis.
Um exemplo de software de controle de pagamento é a Celero. Nossa plataforma automatiza pagamentos, informações sobre recebimentos e cobranças, além de tornar a visualização e o controle dos recebimentos dos seus clientes muito mais simples a partir de filtros intuitivos.
Planilha digital
Apesar de ser possível automatizar fórmulas nas planilhas, ainda há a necessidade de preenchimento manual. Pode ser uma boa opção para empresas que não possuem um volume muito grande de clientes e boa capacidade de organização. Para otimizar o controle, é importante usar artifícios das planilhas para facilitar o acompanhamento dos pagamentos e necessidade de cobranças.
Anotações manuais (por que não usá-la)
Por melhor que seja a organização dos responsáveis pelas anotações, os processos manuais são mais suscetíveis aos erros que podem ser super perigosos no controle de pagamento de clientes. No entanto, se sua empresa preferir esse método de acompanhamento, é importante deixar lembretes claros com as informações sobre clientes, prazos e valores de pagamento.
Como fazer uma planilha de controle de pagamentos?
Você pode construir a sua planilha do zero ou utilizar um modelo pronto, o qual você pode fazer o download aqui. Uma boa planilha de controle de pagamento de clientes precisa ter:
- Informações sobre os clientes, para que seja fácil identificá-los.
- Dados sobre a compra: valor a ser recebido, método escolhido para o pagamento e data de vencimento para recebimento.
- Fórmulas e formatação que contribuam com o controle dos pagamentos – aqui é importante incluir multas, descontos e juros de acordo com o que foi contratado pelos seus clientes.
A partir dessa construção, cabe aos responsáveis acompanharem a planilha de forma periódica e tomar as medidas definidas para realizar as cobranças.
Como fazer o controle de pagamentos de clientes?
Como qualquer processo de gerenciamento financeiro das empresas, é interessante seguir um passo a passo para fazer o controle de pagamento de clientes. Listamos abaixo algumas dessas etapas. Conheça:
Cadastro de clientes
Para fazer o controle de pagamento de clientes é preciso conhecê-los. Por isso, analise criteriosamente quais são os dados necessários para identificá-los e contactá-los caso haja necessidade. Lembre-se de atualizar essas informações de tempos em tempos.
Datas de vencimentos dos serviços
O primeiro passo é a definição de datas de vencimento de pagamentos que façam sentido para o seu negócio – ou seja, dê preferência para que as receitas da sua empresa possam entrar antes do vencimento das suas obrigações.
Métodos de pagamento disponíveis
Escolher os métodos de pagamento que sua empresa vai disponibilizar aos clientes também pode favorecer o processo de controle dessas entradas. Os boletos bancários, por exemplo, apesar de serem boas alternativas que clientes que não possuem cartão de crédito ou conta bancária, possuem um prazo para pagamento – o qual pode contribuir com a desistência ou esquecimento da conclusão da compra.
Alguns outros métodos de pagamento disponíveis são:
- Cartão de crédito/débito
- Pagamento recorrente
- Carnês
- Débito em conta
- Pix
- integração API a outros sistemas financeiros
Métodos e formas de cobrar
Antes de qualquer coisa, é necessário não ter receio de fazer as cobranças, afinal, nem todos os clientes deixam de fazer pagamentos por má fé, mas por desorganização ou esquecimento. Por isso, um sistema que automatize esse controle e comunicação com envio de lembretes e alertas aos clientes pode ser uma ótima alternativa para evitar a inadimplência.
Como trabalhar com prazos de pagamentos?
Como citamos anteriormente, os prazos de pagamento oferecidos pela sua empresa devem estar de acordo com os vencimentos das suas obrigações fiscais e financeiras. E para isso, é importante conhecer todo o fluxo de entradas e saídas do seu negócio, com clareza sobre as datas e valores.
Uma boa opção é proporcionar flexibilidade de prazo de vencimento e garantir benefícios para a antecipação ou recorrência de pagamento, o que pode contribuir com a fidelização e construção de um bom relacionamento com seus clientes.
E aí, tudo pronto para fazer o controle de pagamentos dos seus clientes, evitar a inadimplência e garantir os recursos para que sua empresa possa funcionar da melhor forma possível?
A gente quer te apoiar nessa jornada. E para isso, te convidamos a conhecer a Celero e saber como ela pode otimizar a sua gestão financeira para que você possa focar nas decisões estratégicas do seu negócio!
