Sabe o que todo empreendedor tem em comum, além do sonho de ver a própria empresa prosperar? A necessidade de organizar as finanças da empresa, incluindo a gestão de documentos financeiros. Pois é, essa parte burocrática é necessária para a sobrevivência de qualquer negócio e exige muita disciplina e organização.
Neste artigo contaremos quais são os principais documentos financeiros e como você pode armazená-los e gerenciá-los de forma segura.
O que são documentos financeiros?
Os documentos financeiros nada mais são do que os registros contábeis da sua empresa, muitas vezes utilizados para calcular e cumprir com as obrigações fiscais.
Esses documentos contêm as informações necessárias para gerenciar o negócio e são essenciais para realizar as rotinas administrativas e executar os serviços de contabilidade, por exemplo.
Qual a importância dos documentos financeiros para a empresa?
Como comentamos acima, os documentos financeiros são muito utilizados pela área de contabilidade. Eles possuem todas as informações necessárias para cumprir com as obrigações do seu negócio, como pagamento de impostos, envio de declarações e demonstrações contábeis.
Vale destacar que muitos dos dados que constam nesses demonstrativos precisam ser apresentados periodicamente para diferentes instituições, como a Receita Federal. A falta do envio pode acarretar multas e sanções que podem ocasionar grandes prejuízos para as contas do seu empreendimento. Portanto, é melhor dar a devida atenção para eles.
Quais são os tipos de documentos financeiros?
Independentemente do ramo e tamanho da empresa, e mesmo que a contabilidade seja terceirizada, é importante que qualquer empreendedor conheça os principais documentos financeiros relacionados ao negócio. São eles:
- Extratos de pagamentos: demonstram todas as entradas e saídas de recursos, incluindo as aplicações, e devem ser enviados mensalmente à contabilidade.
- Comprovante de pagamento/recebimento de tributos: todo e qualquer comprovante de pagamento precisa ser guardado com cuidado. Seu contador poderá utilizá-los para gerar relatórios detalhados.
- Documentos trabalhistas: são os documentos relacionados aos seus funcionários, contratados ou autônomos, como folha de pagamento, impostos e holerites.
- Contratos diversos: podem ser os contratos relacionados à contratação de fornecedores ou de funcionários diretos, terceirizados e autônomos; de compra e venda, contratos administrativos, entre outros.
- Inventários e estoque: se você trabalha com produtos, esse documento engloba a lista integral dos materiais e produtos presentes no estoque.
- Relatórios: uma empresa possui uma série de relatórios com dados de gestão do negócio. Entre os mais comuns estão a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE), Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) e Contas a pagar e a receber.
Quais as vantagens do gerenciamento eletrônico dos documentos?
Mesmo com o avanço da tecnologia, ainda é comum encontrarmos empresas que fazem o gerenciamento físico dos seus documentos. Se esse é o seu caso, orientamos que dê uma chance para a tecnologia. Quer saber por quê? Elencamos algumas vantagens do gerenciamento eletrônico:
Mais rapidez no rastreamento e na tomada de decisão
Muitas decisões empresariais são tomadas com base na análise de dados. Quando você estiver diante de um momento como esse, localizar um documento de forma online economiza um tempo precioso. Em vez de procurar na pilha de papéis, basta localizá-lo através da palavra-chave.
Compartilhamento de informações
Está cada vez mais comum o formato híbrido de trabalho, ou seja, uma mesma equipe de trabalho intercalando entre o expediente presencial e à distância. Seja no físico ou no online, o compartilhamento de dados é muito mais rápido quando feito através da tecnologia; sem contar que diversas pessoas podem ter acesso ao documento na mesma hora.
Aumento da segurança da informação
São vários os cenários que podem levar à perda total de documentos financeiros físicos, como falha humana, incêndio ou até mesmo uma ação criminal. Com o armazenamento digital, a segurança aumenta consideravelmente.
Eliminação da impressão
Vai dizer que não é muito mais sustentável acessar e compartilhar os documentos financeiros de forma online em vez de imprimir todos eles? O meio ambiente (e a conta bancária) agradecem.
Praticidade no armazenamento
Com um armazenamento em nuvem, por exemplo, você pode dar adeus aos inúmeros armários ou demais espaços físicos utilizados para guardar os papéis.
Como arquivar e manter seguro os documentos financeiros?
Antes de darmos algumas dicas de cuidados necessários, é importante lembrar que muitos documentos devem ser armazenados por pelo menos cinco anos. Essa informação já nos leva à primeira dica:
Arquive os documentos de forma digital
Imagine o tanto de pilhas de papel que não surgiriam caso você guardasse todos eles fisicamente? Invista em um software de gestão financeira ou então aposte em sites de armazenamento para manter a papelada organizada e segura.
Criptografe os documentos mais importantes
Considere criptografar arquivos confidenciais ou essenciais para o negócio. Dessa forma, apenas pessoas autorizadas poderão acessá-los. Faça uma busca na internet e encontre o que melhor encaixa para a sua realidade.
Faça um backup
Além de armazenar os documentos financeiros de forma digital, faça uma cópia ou um backup dos que considerar mais importantes. Esse conteúdo duplicado pode ser armazenado em um pen drive ou HD externo, por exemplo, mas lembre-se de guardá-los em local seguro.
Separe-os em categorias
Na hora de procurar algum documento específico, faz toda a diferença ter pastas organizadas em ordem cronológica e separadas por tipo de documento, como os citados no começo do texto.
Conclusão
Manter a contabilidade do seu negócio em dia é mais do que um dever empresarial. Gerenciar esses documentos da forma correta garante que você conheça a saúde financeira da sua empresa, esteja em dia com as obrigações fiscais e tenha mais embasamento e facilidade na hora de tomar decisões.
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