O fluxo de caixa de escritório de advocacia é tão essencial como em qualquer outra empresa.
Apesar do foco de um escritório de advocacia ser processos judiciais não muda o fato de que a gestão financeira deve ocupar um espaço na agenda do dono do estabelecimento ou pelo responsável pelo setor financeiro.
E o item que com certeza deverá ser analisado na hora de fazer a gestão financeira do seu escritório é o fluxo de caixa.
Então, para que você não cometa erros de análise financeira é muito importante que você saiba o que é o fluxo de caixa e entenda como ele funciona.
E o primeiro passo para isso está no tópico abaixo.
O fluxo de caixa de escritório de advocacia é diferente de outras empresas?
A resposta para essa pergunta é bem simples: não.
O fluxo de caixa de um escritório de advocacia não difere do fluxo da caixa de uma empresa de outro segmento.
Por exemplo, uma loja de varejo, um supermercado ou de qualquer outro tipo de estabelecimento comercial.
E se agora você está se perguntando o que é o fluxo de caixa na prática, continue lendo esse artigo para descobrir.
O que é fluxo de caixa?
Sem delongas, o fluxo de caixa é o instrumento responsável por apresentar o resultado financeiro de uma empresa e mostra tudo o que foi pago e recebido.
Ele vai permitir ao advogado responsável pela administração do escritório ou ao analista financeiro contratado fazer toda a análise do movimento financeiro do escritório durante um determinado período.
Esse período pode ser diário, semanal, mensal, semestral ou anual.
Através do fluxo de caixa você terá acesso a relatórios das entradas e saídas de dinheiro da empresa, ou no seu caso, do escritório.
E como você cria um fluxo de caixa para o seu escritório de advocacia?
Você pode começar criando uma planilha no excel ou google sheets (planilhas) e nela inserir uma lista dos que são os seus gastos (saídas) e das suas entradas (receitas).
Como você está no ramo judicial, eu acredito que no seu caso as entradas são todos os processos ganhos nos últimos tempos, seja por você ou pelos seus associados.
Ou outra fonte de renda que faça parte da rotina de um escritório de advocacia, o importante é fazer uma lista.
Agora, os gastos envolvem contas (água, luz, telefone, internet, ect), aquisição de equipamentos (papel sulfite, tinta para impressora, caneta, etc.).
Tudo aquilo será necessário pagar para manter a operação do escritório funcionando.
Por que o fluxo de caixa é importante?
O fluxo de ajuda você ter previsibilidade sobre as finanças do escritório porque ele basicamente funciona como um controle financeiro.
Ao seguir a recomendação de criar uma planilha para o fluxo de caixa do escritório de advocacia, você vai perceber que além dos valores que você paga e recebe também é necessário inserir datas.
Assim como saber o quanto você vai receber pela conclusão de um processo judicial ou o quanto você vai gastar com o pagamento de uma conta.
Também é importante saber quando o dinheiro entrará na empresa e quando ele saíra.
Em outras palavras, através das datas de pagamento e vencimento de débitos você saberá quando você (o seu escritório) vai receber pela conclusão de um serviço.
E quando será preciso fazer o pagamento de débito.
Olhando para a planilha com as informações (de datas e valores) você conseguirá se organizar para quando você tiver dinheiro em caixa e quando não.
Ao passo que você saberá quando haverá dinheiro suficiente em caixa para manter as operações e quando não haverá para ver se será necessário fazer alguma negociação para o pagamento de contas.
Confira os erros que podem prejudicar o fluxo de caixa de um escritório de advocacia
Se você quer que a saúde financeira do seu escritório de advocacia se mantenha saudável para que você não tenha problemas futuramente é só não cometer os erros abaixo no seu fluxo de caixa.
O fluxo de caixa costuma ser o item mais negligenciado no setor financeiro de muitas empresas.
Não importa o tamanho ou setor de atuação delas, se elas têm algum problema de gestão financeira para resolver.
Há grandes chances de ele ter acontecido por erros no fluxo de caixa.
Seja como for a administração financeira do seu escritório, os erros abaixo devem ser evitados para que o fluxo de caixa funcione de forma eficiente.
1. Misturar contas pessoais com as contas do escritório
Pode parecer óbvio, mas esse é o erro mais comum quando se trata de gestão financeira empresarial mal feita.
A princípio, os sócios ou donos do estabelecimento acham normal, ou até mesmo mais fácil, realizar as transações comerciais da empresa no cartão de crédito ou débito pessoal e vice-versa.
Mas com o tempo isso se mostra uma tática mal executada que traz mais dor de cabeça do que qualquer outra coisa já que na hora de fazer o balanço financeiro.
Você não sabe o que foi gasto pessoal e quais foram os gastos para o escritório.
Sendo assim difícil saber qual foi o saldo financeiro da empresa na hora de fazer um fechamento anual, por exemplo.
Em resumo, jamais realize um pagamento com finalidade pessoais utilizando o cartão do escritório ou vice-versa.
2. Não ter previsão sobre as informações do caixa
Neste texto eu comentei que o fluxo de caixa é importante porque ele te ajuda a ter previsibilidade.
O problema deste segundo item se dá pela falta de atualização da planilha que contém as informações do seu fluxo, assim fica difícil ter previsão sobre possíveis débitos.
Empresas que não se planejam bem tendem a cometer esse erro com mais frequência e isso contribui para um mau gerenciamento da conta bancária empresarial.
Em outras palavras, a falta de disciplina para manter os dados atualizados pode prejudicar a saúde financeira do seu escritório.
3. Não planejar o pagamento de impostos
Por ser do ramo jurídico, você deve saber da importância e da obrigatoriedade de pagar determinados impostos.
Acredito que alguns impostos são os mesmos independente do ramo da atuação da empresa, no entanto, existem outros que são específicos de cada setor.
Não importa quais impostos são esses, o importante é que você deve ter eles em mente que você precisará pagá-los.
Você deve colocar eles na sua planilha para não esquecer que cada imposto tem um período específico para ser quitado
4. Contar com o dinheiro que ainda não entrou
A conclusão de um processo jurídico é incerta, ele pode ser concluído em duas semanais ou levar meses até que um acordo seja fechada.
Se os processos jurídicos são as principais fontes de receita do seu escritório, tenha muito cuidado e atenção para não se precipitar e achar que você tem um dinheiro garantido antes da hora.
Esse é mais um motivo para você manter a sua planilha financeira sempre atualizada, assim o planejamento não é comprometido.
Assim você não ocorre o risco de antecipar o que ainda não aconteceu.
E achar que haverá dinheiro em caixa na data errada.
Se você quer saber como o fluxo de caixa do seu escritório de advocacia, utilize um template de planilhas que criamos, você pode baixar clicando na imagem abaixo.
Como fazer seu Fluxo de Caixa?
De acordo com o que foi citado antes, você pode fazer o fluxo de caixa da sua empresa em uma planilha.
Como também em um sistema, aplicativo ou até em uma folha de papel.
Você que vai escolher a forma como você se sente mais confortável e como você acha que faz mais sentido para o cenário da sua empresa.
Por isso, são recomendados alguns passos para que o fluxo de caixa seja acompanhado da melhor maneira. Veja:
- Verifique qual é o saldo da sua empresa: o ponto de partida é saber qual é o dinheiro disponível;
- Liste e classifique todos os seus gastos: uma dica interessante é separar desde o começo entre custos e despesas, fixos e variáveis;
- Liste e classifique todas as suas receitas: ou seja, todo o dinheiro que recebeu ou vai receber. Se possível, indique também a origem de cada uma delas;
- Identifique todas as movimentações com datas: e, caso seja necessário, separe por “previsto” e “realizado”;
- Faça a conciliação bancária: isso significa relacionar todas as informações do planejamento interno com o que realmente aconteceu no banco para garantir que as movimentações estão corretas;
- Atualize os lançamentos periodicamente: verifique qual é a melhor frequência para a sua empresa, mas não deixe de atualizar o fluxo de caixa sempre que possível para ter certeza de informações reais;
- Faça análises em cima das informações: quais são as origens de receitas mais relevantes ou os gastos que podem ser cortados? Com as informações na mesa, fica mais fácil ter uma visão geral da sua empresa e de tudo o que você pode fazer a partir dos resultados;
Conclusão
Neste artigo você descobrir a importância de um fluxo de caixa em um escritório de advocacia.
Se você ficou com alguma dúvida, deixe nos comentários que vamos responder o mais rápido possível.
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Artigo originalmente publicado em 30 de abril de 2020 e atualizado em 01 de março de 2021.
