Gestão Financeira para
Pequenas & Médias Empresas

Como economizar na gestão financeira da sua empresa de varejo

Como economizar na gestão financeira da sua empresa de varejo

Como fazer a gestão financeira da minha empresa de varejo de forma eficiente?

Contratando uma consultoria financeira ou terceirizando o setor financeiro? Eis a questão!

A verdade é que as duas coisas podem andar juntas, e, quando uma empresa anda com dificuldades financeiras, toda ajuda é bem-vinda.

No entanto vale ressaltar que cada uma delas tem suas vantagens e especificações, seja em favor ao conhecimento ou na apropriação das rotinas financeiras.

Para saber mais sobre quando usar ferramentas de gestão financeira empresarial, continue acompanhando este artigo!

Como começar a organizar o setor financeira da sua empresa

Provavelmente você encontrou esse texto procurando soluções para a salvação do setor financeiro da sua empresa, não é mesmo?

Anteriormente eu comentei que quando isso acontece, o empresário tem duas grandes opções para ajudá-lo a assumir as rédeas do departamento novamente:

  • a consultoria de finanças ou a terceirização do setor financeiro.

Consultoria financeira X terceirização do setor financeiro

Mas calma, não precisa sair contratando todas as empresas que encontrar no Google.

Elas podem sim andar juntas, mas é importante ressaltar que só a terceirização do setor financeiro consegue garantir a aplicação correta da gestão profissional em menos tempo e com mais qualidade.

Isso acontece porque a consultoria financeira, por melhor que seja, ainda precisa lidar com a curva de aprendizagem e de adoção das mudanças por parte dos colaboradores da empresa em que atua.

É comum encontrarmos projetos de consultoria financeira que ficaram apenas no papel, não por culpa dos consultores, mas por falta de adesão da empresa.

Talvez por falta de recursos, pelo momento não estar adequado, pela falta de interesse de aprender por conta dos colaboradores ou até do dono do negócio, entre outras incontáveis razões.

A terceirização do setor financeiro, por sua vez, desobriga os colaboradores a aprenderem algo a mais: ela simplesmente se apropria das rotinas financeiras que antes causavam problemas.

E mais: consegue realizar uma efetiva contabilidade gerencial alinhada com o plano estratégico do negócio. Um segmento de mercado que comumente é terceirizado é a contabilidade.

Segundo Luiz Carlos Lessa Junior, contador e sócio fundador da Scryta Assessoria Contábil:

“O foco do empresário deve estar no seu próprio negócio e tudo que não está ligado a operação deve ser terceirizado. Isto já acontece com a contabilidade, com os advogados e agora noto que também chegou na área financeira”.

Por meio de Inteligência artificial e machine learning, a terceirização financeira automatizada assume várias operações do departamento, entre elas:

  • Emissão de boletos e notas fiscais;
  • Agendamento de contas a pagar;
  • Projeção de fluxo de caixa e relatórios financeiros em tempo real;
  • Entre outras.

Confira alguns dos benefícios da terceirização automatizada do setor financeiro para pequenas e médias empresas:

Relógio na parede desfocado com um molho de moedas à sua frente indicando a necessidade de fazer gestão financeira
Economize tempo e esforços

Economia de tempo e esforços

Tem coisa melhor do que economizar tempo? (Sim, eu sei que tem, mas vamos focar nesse caso hahaha)

Quando você decide terceirizar a gestão financeira da sua empresa, você está ganhando uma batalha com uma coisa super, mega e hiper chata: a burocracia.

A automação vai te livrar da chatice que é emitir notas fiscais e boletos, agendar o pagamento de contas, a projeção do fluxo de caixa, conciliar conta bancária e vários outros processos que exigem o seu tempo.

Mudando a forma como você faz a sua gestão financeira você não economiza apenas o seu tempo, mas também o tempo dos seus colaboradores.

Porque, honestamente, não é incomum ter alguém que te ajude em toda a gestão financeira, alguém deve parar por um tempo para te auxiliar.

Deixando tudo na mão da automação, você e seus colaboradores poderão investir o seu precioso tempo em outras funções, funções focadas mais na estratégia de crescimento da sua empresa.

Organização e segurança de processos e informações

O poder está todo em suas mãos.

Dentro de plataformas de gestão financeira automatizadas, você pode armazenar seus documentos financeiros e criar um histórico.

Exatamente, você terá um histórico de todas as transações financeiras realizadas de forma fácil e organizada e melhor: com segurança.

Uma das maiores preocupações de pessoas que querem facilitar, mas não fazem, é o medo de ter algum dado bancário violado.

Se você acha isso, não se preocupe, não passa de um mito. As plataformas de gestão financeira não fazem nada sem a SUA AUTORIZAÇÃO.

Calculadora financeira sobre uma folha de papel com dados financeiros ao lado de uma caneta sem tampa
Tenha controle da sua empresa e do processo financeiro

Controle da empresa e dos processos financeiros

Todas as informações ficam reunidas em um único lugar? Sim, mas é claro.

E graças a isso, você pode acompanhar todas as movimentações da sua empresa para garantir que todas as tarefas estão sendo cumpridas.

Ou seja, na prática isso significa que você vai ter certeza de que cada pagamento ou que qualquer transação financeira está sendo executada.

Usar um sistema PDV

O sistema PDV nada mais é que Sistema de Ponto de Venda. O PDV é um software muito utilizado entre os comerciantes para auxiliar no processo de vendas. 

Esse sistema permite a emissão de documentos fiscais e funciona integrado à gestão financeira da loja. 

Isso quer dizer, que ele consegue englobar os diferentes setores da empresa, desde o departamento de vendas até o ato final da compra do consumidor.

De maneira simples e direta, o PDV é a ponte entre a marca e o consumidor. 

Assim, o papel principal desse sistema é potencializar os lucros da loja e aumentar a receita. 

Agora que você já sabe o que é PDV, vamos te explicar para que serve o PDV em uma empresa. 

Garantia de informações reais para análise na gestão financeira

Você gosta da praticidade que a tecnologia trouxe e ainda traz para o seu dia-a-dia? Eu sei que eu adoro.

Uma plataforma de terceirização de gestão financeira é justamente isso, tecnologia para facilitar ainda mais a sua vida.

Na prática funciona assim: você não vai inserir dados no sistema digitando, você vai usar a tecnologia ao seu favor, mais uma vez.

Basta tirar uma foto do documento com o seu celular ou ter ele salvo em formato PDF no seu computador que o sistema reconhece o arquivo e faz o upload das informações para dentro do sistema, simples, de forma automática.

Todo esse processo garante que os dados entrem no sistema sem erros para que tudo ande como deve ser.

Empresário escrevendo em caderno dicas sobre gestão financeira com um notebook em sua frente
Aumente a sua produtividade

Aumente a produtividade fazendo gestão financeira empresarial

Como eu disse antes, um dos benefícios que você terá ao usar uma plataforma para automação de gestão financeira é a economia de tempo.

E sabe onde a economia de tempo impacta? Na produtividade!

Se você economiza tempo em uma coisa, consequentemente, você ganha tempo para fazer outras coisas, não é mesmo?

Ainda mais se esse tempo for redirecionado para coisas como encontrar oportunidades de negócios.

Assim, você e seus colaboradores poderão focar em atividades mais estratégicas.

Você e a sua equipe não terão mais desculpas para não buscar por novas formas de atrair clientes, testar hipóteses, fazer networking e analisar ainda mais os seus concorrentes e como você pode ficar ainda mais à frente deles.

Depois de pontuar esses 6 motivos para você apostar em plataformas de gestão financeira, o que você acha de conhecer formas práticas de automatizar a sua gestão financeira?

Só continue lendo este artigo se você realmente acha que a gestão financeira do seu negócio merece ser melhor organizada para que você pare de se preocupar com coisas que tomam mais tempo do que deveriam sem serem produtivas.

Bem, se você topou seguir em frente é porque você quer conhecer as 5 formas que separei para você organizar a sua gestão financeira.

Vamos lá:

Fluxo de caixa

Toda empresa tem um fluxo de caixa, afinal de contas, como você vai saber quanto dinheiro saiu e quanto entrou no seu negócio?

Nessa conta entra os gastos com materiais, pagamento de salário, recebimento de clientes, ou seja, todo o fluxo de dinheiro que entra e sai da sua empresa.

É muito importante que você tenha tudo registrado em detalhes, mas daí vem a pergunta: como fazer isso de forma rápida?

Você consegue registrar o seu fluxo de caixa em duas plataformas bem acessíveis: o Excel ou o Planilhas (Sheets) do Google.

Só uma dica antes de você pesquisar por modelos de planilhas no Google: sim, vai dar trabalho você criar a planilha.

Dependendo do tamanho da sua empresa, serão muitos dados que você vai precisar colocar na planilha, mas o final vai valer a pena porque você terá noção de tudo o que entra e saia da sua empresa.

Depois que tudo isso tiver organizado, ficará muito mais fácil para você saber onde pode estar o mau uso do seu dinheiro e será mais tranquilo tomar decisões para resolver esses problemas.

Agora vamos um pouco sobre DRM, DFM e outros…

Um cofre azul no formato de um porquinho sobre uma mesa e uma mão feminina insere moedas
5 formas de realizar a gestão financeira da sua empresa

Demonstrativos Financeiros de Controle (DRE, DFM e outros)

Os demonstrativos financeiros de controle, ou DRE, subtraem do seu faturamento bruto os impostos, custos operacionais, contribuições, participações e outras despesas.

Ou seja, com a subtração dessas informações, você, empresário, saberá com exatidão o resultado líquido da sua empresa quando for o período de avaliação.

Cálculo está em tudo o que envolve dinheiro e esse caso não é diferente.

O modelo de cálculo é mais ou menos assim:

  • Receita bruta (valor total) (–) Redutores* = Receita líquida
  • Receita líquida (–) Custo = Margem de contribuição
  • Margem de contribuição (–) Despesas operacionais** = Resultado operacional
  • Resultado operacional (–) Impostos = Resultados após os impostos
  • Resultados após os impostos (+) Entradas não operacionais*** (–) Saídas não operacionais = Resultado líquida

*Redutores: não sei se você sabe o que é, mas é melhor garantir. Os redutores são todos os gastos que influenciam diretamente no aumento ou baixa no faturamento. Exemplos: royalties, comissão, imposto DAS);

**Despesas operacionais: envolve despesas administrativas, comerciais, financeiras, infraestrutura;

***Entradas não operacionais: é quando o dinheiro que entrou não veio de uma operação interna, como o aumento de vendas de um produto, mas sim de um investimento ou empréstimo, por exemplo.

Esses três pontos acima são equações, uma seguida da outra para você saber se a sua empresa está lucrando ou tendo prejuízo.

Assim como o fluxo de caixa, o DRE também pode ser estruturado em uma planilha simples do Excel ou Google, só falta você partir para a mão na massa.

Mulher com tatuagens realizando atendimento à uma cliente em uma cafeteria
Realizar um sistema de cobrança eficiente

Sistemas de cobrança

Honestamente, não sei na pele como era alguns anos atrás, mas me disseram, e pesquisando online também, que emitir boleto até pouco tempo era algo tipo assim:

Tinha um bloco, ou seja, você precisava escrever com caneta em um papel todas as informações sobre a prestação de serviço realizada ou o produto vendido. Depois, você “emitia” 3 vias definitivas.

Só de saber disso já me dá um arrepio, imagina quanto papel não era desperdiçado nessa brincadeira, sério, não dá.

Passados alguns anos, a tecnologia veio para nos ajudar e, hoje, já existem ferramentas para a emissão de boletos de cobrança.

Um bom exemplo é a Juno, através da plataforma você consegue gerar boletos de cobranças personalizados, otimizando o seu sistema de cobrança e aumentando a efetividade do recebimento de pagamentos dos seus clientes.

Simples, fácil e o melhor de tudo: rápido.

Cobranças são importantes, mas e a projeção de vendas?

Planilha para projeção de vendas

Tá, antes de mais nada, o que é projeção de vendas?

Projeção de vendas é uma previsão de quantas vendas a sua empresa vai realizar nos próximos meses.

Como você não tem bola de cristal você vai precisar levantar alguns dados para criar a sua planilha de projeção. O ideal que você tenha informações referente a sua empresa.

Por exemplo: quantas vendas foram realizadas em cada mês ano passado. E veja também informações do mercado, neste caso será necessário fazer uma pesquisa de campo.

Para começar a fazer projeções, reúna as projeções que você já tem da sua empresa e a partir daí determine os geradores de receita.

Se a sua empresa vende sorvetes separe os produtos por potes de 1 litro e potes de 2 litros, casquinhas pequenas, médias ou grandes, picolés e entre outros produtos.

Dentre essas opções de produtos, veja os produtos que mais têm saída, compare o número de vendas referente a cada mês do ano anterior e projete quantas vendas você gostaria que esse produto tivesse este ano.

A parte legal de analisar os seus números é que você evita projeções irreais, que não condizem com a realidade do seu negócio.

Feito isso, é importante criar uma planilha com as estimativas e ir alimentando e analisando os números por mês.

A partir disso será muito mais fácil traçar estratégias para realizar mais vendas para que as estimativas sejam alcançadas.

Ufa, agora vamos para a última dica desse artigo.

Homem escrevendo uma parede branca um mapa mental de gestão financeira
Faça o diagnóstico da sua gestão e operação

Diagnóstico de Gestão e Operação Financeira

Como o nome já dá a dica, “diagnóstico” é uma análise de como está a saúde financeira da sua empresa.

Basicamente você vai fazer um mapa mental do seu negócio o que vai possibilitar para você, empresário, olhar toda a operação de cima e ver todos os detalhes.

O que deve ser analisado varia de empresa para empresa, mas de modo geral existem alguns pontos que precisam ser olhados em qualquer tipo de negócio e eles fazem parte de 5 setores de gestão, são eles:

1.       Estratégia;

2.       Finanças;

3.       Marketing;

4.       Recursos humanos;

5.       Operações;

Eu não vou entrar em detalhes sobre cada um deles se não esse artigo vai ficar maior do que já está, mas é importante você saber disso que para fazer uma pesquisa mais aprofundada sobre o diagnóstico de gestão e operação.

Você vai precisar listar em uma planilha os pontos necessários em relação a sua empresa para fazer essa análise, então, para variar não tem ferramenta melhor do que o Excel ou o Planilha do google para você conseguir fazer isso.

A qual conclusão chegamos?

E enfim chegamos ao final desse artigo.

Espero que ele ajude você a entender os benefícios de automatizar a gestão financeira da sua empresa e que ele tenha dado dicas de como você pode começar a organizar os seus processos através de planilhas.

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Você não vai se tornar um(a) especialista em finanças, mas com certeza ficará mais esperto em relação assuntos relacionados a saúde financeira da sua empresa.

Feedbacks também são muito bem-vindos, para deixar o seu é bem simples, é só deixar um comentário no final dessa página, vamos adorar saber a sua opinião.

Até o nosso próximo artigo.

Artigo publicado originalmente em 31 de março de 2020.

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