O que é assinatura digital e porquê usá-la?

O que é assinatura digital e porquê usá-la?

Muito se tem falado sobre a assinatura digital e o quanto esse recurso está sendo adotado por empresas de diferentes portes e setores.

Inúmeros são os benefícios que atraem as companhias a usar essa tecnologia.

Entre eles podemos destacar a redução do tempo e custos nas operações contratuais, segurança e praticidade.

Mas, o que é a assinatura digital em seu conceito técnico e prático? Será que vale a pena utilizar no seu negócio? 

O que é assinatura digital?

O recurso da assinatura digital é uma maneira simples e juridicamente legal de assinar documentos virtualmente, por meio do Certificado Digital, que é um documento que dá ao seu portador a possibilidade de validar ações jurídicas e financeiras de modo digital.

Munida de criptografia, essa técnica oferece mais segurança e integridade aos contratos assinados digitalmente.

Além disso, evita fraudes e alterações, outro benefício encontrado na sua utilização. 

Na prática, para utilizar a assinatura digital, é necessário utilizar softwares específicos para assinar digitalmente.

São as conhecidas Autoridades Certificadoras. Uma das mais utilizadas hoje, no Brasil, é a Contraktor: startup que está de acordo com os parâmetros da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, órgão fundado em 2001 para regulamentar as assinaturas digitais e eletrônicas. 

A assinatura digital tem validade jurídica reconhecida e é totalmente aceita na substituição de documentos de papel pela versão eletrônica.

Do ponto de vista do Judiciário, aliás, essa inovação é uma aliada bem-vinda para preservar princípios como a celeridade processual. 

Benefícios da assinatura digital

O certificado e a assinatura digital reduzem a burocracia do escritório, gerando um impacto positivo na sua competitividade.

Quem investe nessa e em outras tecnologias consegue alcançar resultados positivos no desempenho, priorização de tarefas e satisfação dos clientes.

Confira outros:

1. Redução de custos

Equipes que ainda fazem gestão de documentos de modo manual sabem dos altos custos que esse processo envolve.

Parte da receita é voltada para a compra de insumos, como papel, tinta, gráficas, além de meios de transporte e custas cartorárias.

Uma pesquisa da Forrester Consulting apontou que 97% de empresas entrevistadas ao redor do mundo já enfrentaram problemas com a gestão de contratos em papel, incluso nesses problemas o alto custo. 

Com a utilização da assinatura e gestão digital, todas etapas do ciclo de vida dos contratos são centralizadas no mesmo ambiente, eliminando a dependência de meios físicos para finalizar um contrato.

Segundo a Contraktor, a assinatura digital pode reduzir até 85% dos custos

2. Segurança

Outra vantagem da assinatura digital é a segurança. Uma assinatura real pode facilmente ser copiada.

A versão digital requer uma identificação para ser inserida no documento.

Considerando a importância dos documentos que entram em um processo judicial, essa garantia faz toda a diferença.

Por outro lado, quando existe uma tentativa de fraude em um documento dentro de um processo, a assinatura eletrônica pode ajudar a reconhecê-la.

Por exemplo, o juiz pode verificar que o documento apresentado impresso na audiência não tem o mesmo código do documento anexado ao processo e, portanto, saberá que houve uma adulteração.

3. Sigilo e privacidade

Continuando a lista de benefícios, a assinatura digital ajuda a trazer maior sigilo e privacidade.

Mesmo quando um processo é público, a maioria das pessoas não quer as informações sobre seu caso tramitando por aí. 

Nesse sentido, saber que os documentos passam, em versão impressa, nas mãos de várias pessoas – secretárias, estagiários, auxiliares, advogados correspondentes – gera uma certa insegurança.

Então, o fato de que os documentos são apenas trocados em versão eletrônica diretamente entre os advogados que estão trabalhando no processo pode ser visto como mais uma vantagem. 

4. Mais tempo

Usando a assinatura digital, fica ainda mais fácil também tirar proveito do fato de que você pode realizar atos processuais fora do horário de funcionamento do fórum.

Desta maneira, mesmo que sejam 22h, você ainda tem tempo de colocar aquela petição ou aquele recurso no sistema do tribunal.

Além disso, o tempo é melhor aproveitado ainda no escritório, pois tarefas manuais, que geralmente ocupam parte do expediente, são eliminadas.

E mais: com o envio de contratos para assinatura de modo virtual, as distâncias são reduzidas e todos os signatários conseguem assinar o documento em até 24 horas, número que vai de encontro à média de 15 dias do processo tradicional. 

5. Produtividade

Para completar, graças à assinatura digital, você também ganha mais mobilidade e produtividade.

Você pode assinar e enviar documentos quando estiver no escritório, no fórum, no hotel, até mesmo no carro.

Tudo isso em qualquer dispositivo: celular, tablet ou computador. 

Como usar a assinatura digital?

Como citado anteriormente, para utilizar a assinatura digital, é necessário aderir a uma plataforma específica, conhecida como Autoridade Certificadora.

Essas plataformas digitais são responsáveis por colocar em prática o processo de assinatura digital.

As mais procuradas são aquelas que permitem centralizar, no mesmo ambiente, todas as etapas do ciclo de vida dos contratos.

Ou seja, desde o momento da criação, passando pela revisão, aprovação das partes envolvidas, envio para assinatura, monitoramento de assinaturas e prazos de vencimento, além de armazenamento em nuvem.

Assim, centralizar essas etapas significa eliminar o uso de planilhas e meios secundários que podem gerar desorganização e vazamento de informações.

No Brasil, a plataforma que mais se destaca por oferecer todos esses recursos é a Contraktor, pois outros softwares oferecem apenas algumas dessas funcionalidades e acabam não atendendo as reais necessidades e dores da gestão de documentos.

A Contraktor atende empresas como: Estrella Galicia, Unimed, Magazine Luiza, Sorocred, entre outras grandes, médias e pequenas empresas.

Faça parte do movimento #GoPaperless você também! Conheça a Contraktor.

Este artigo é uma parceria de conteúdo da Celero com a Contraktor.

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