A gestão de compras corporativas é essencial para o sucesso financeiro do negócio.
Veja a seguir, dicas sobre como planejar o processo de compras, suas etapas e como controlar as despesas com compras corporativas!
O que são compras corporativas?
As compras corporativas são compras realizadas pela empresa a fim de suprir necessidade de materiais e serviços para seu funcionamento e produção.
Assim, as compras corporativas possuem um papel fundamental e estratégico nas empresas, impactando desde o funcionamento à saúde financeira do negócio.
É objetivo da gestão de compras corporativas realizar abastecimento de insumos, otimizando o uso do orçamento, através de negociações e parcerias.
Garantir economias na gestão de compras corporativas impacta diretamente no custo de mercadoria e/ou custo do serviço prestado e, consequentemente, na competitividade do negócio.
O que é preciso para ser um comprador?
Algumas competências são essenciais para ser um comprador.
Habilidades como negociação e bom relacionamento interpessoal são essenciais para garantir bons negócios e cultivar parcerias.
Cada vez mais, um cargo que seja essencial para o negócio demanda também ser orientado a dados.
Com o volume de informações, produtos e serviços disponíveis no mercado, tomar decisões com base em planejamento e análise de dados deixa de ser um diferencial para ser essencial aos bons negócios.
Por isso, para ser um comprador eficaz é necessário entender a importância de atividades estratégicas como planejamento e análise de dados.
Ser aberto a inovações também é importante. Otimizar processos e adotar soluções modernas exige postura inovadora e abertura para mudanças.
Essa abertura para a modernização da gestão de compras é essencial para adotar soluções que aumentam a segurança da empresa, como também otimizam a rotina de trabalho e a gestão de tempo.
Alguns exemplos são ferramentas que automatizam atividades burocráticas e permitem foco em atividades estratégicas como a Celero e o VExpenses.
A organização também é uma competência essencial aos compradores, já as compras corporativas envolvem diversas etapas que demandam planejamento e controle de demandas, prazos e recursos. Além de garantir que não faltem insumos, os responsáveis pelas compras corporativas também devem otimizar os gastos financeiros. Por isso, ferramentas de gestão podem ser grandes aliadas no departamento de compras corporativas.
Quais são as etapas do processo de compras corporativas?
As etapas do processo de compras corporativas não envolvem apenas a escolha dos itens e a transação comercial.
Para que a gestão de compras cumpra seu papel e ainda gere economias para o negócio, o processo de compras corporativas deve ser bem estabelecido e deve contemplar os 4 pilares básicos de gestão:
- Planejamento
- Execução
- Controle
- Análise
Na etapa de planejamento, são realizadas atividades como previsões de demandas, gestão do orçamento disponível para as compras corporativas e definição de frequência de compras.
Na etapa operacional, há realização de orçamentos, negociações e fechamento dos negócios.
Também é realizado o acompanhamento e controle de compras corporativas, que inclui atividades como controlar prazos de entrega, dar entrada de mercadorias no controle de estoque e gestão de riscos.
Faz parte da gestão de compras corporativas também a análise de indicadores de compras e atividades de prestação de contas.
Além disso, também é atribuição do departamento de compras corporativas a manutenção de relacionamento com fornecedores para cultivo de parcerias. Ademais, como parte do papel estratégico de compras corporativas também há atividades como a definição de políticas e otimização de processos.
Como criar um planejamento de compras corporativas?
O planejamento de compras corporativas pode variar de uma empresa para outra, mas existem etapas essenciais. Acompanhe!
1. Previsão de demanda
A previsão de demanda vai além da famosa lista de compras. Além da definição do que será comprado, é necessário definir quantidades e periodicidades para as compras corporativas.
Empresas que trabalham com produção, por exemplo, devem realizar previsão de compras dos insumos para a produção com base em histórico e metas de vendas.
É importante também fazer previsão de demanda de insumos para o funcionamento da empresa e demanda por departamentos.
Existem materiais que são consumidos por toda a empresa, por exemplo:
- Materiais de escritório;
- Produtos para café;
- Produtos de limpeza;
- Itens de higiene.
No entanto, há também compras corporativas conforme a necessidade de cada setor.
Por isso, para iniciar o planejamento de compras corporativas e realizar previsões de demanda é necessário fazer um levantamento de compras.
Para facilitar e tornar mais clara a visualização, é possível fazer o levantamento por centros de custos.
Conforme a previsibilidade da demanda, é possível definir a periodicidade das compras corporativas. Isso permite aproveitar melhores condições como descontos, sem que as compras corporativas estejam sujeitas à urgência.
A previsibilidade das demandas também permite maior controle de caixa e a otimização da gestão financeira.
Também faz parte do planejamento de compras corporativas entender quais são os estoques mínimos, para dar sequência ao processo de compras sem que haja falta dos insumos.
Manter um controle de compras eficaz e analisar o histórico de compras pode ajudar nessas tarefas. A integração com outros departamentos também é essencial para identificar as demandas.
Com base no histórico, é possível realizar as previsões, analisar sazonalidades, definir valores e quantidades, gerando previsibilidade também nas despesas.
O planejamento de compras corporativas está intimamente ligado ao controle de estoque. Para o planejamento, é necessário analisar quantidades em estoque, identificando as reais demandas.
O planejamento é essencial para que haja maior controle, menos desperdício de recursos e maior poder de barganha com fornecedores.
As periodicidades de compras corporativas variam conforme o negócio. No entanto, é ideal que sejam bem definidas, o que também melhora a rotina de trabalho.
2. Orçamento
Nas compras corporativas é essencial também fazer a gestão de orçamento.
O orçamento disponível normalmente é definido por centros de custos, como departamentos, por exemplo. A integração com o departamento financeiro é essencial, uma vez que o processo de compras corporativas impacta diretamente custos e despesas do negócio.
O setor de compras corporativas, com base no orçamento disponível, é capaz de executar o planejamento de compras e definir as periodicidades para que o financeiro seja capaz de planejar as saídas de recursos, controlar o fluxo de caixa e providenciar os recursos necessários para pagar os fornecedores. É comum que nem todas as compras corporativas sejam realizadas pelo setor de compras em si, podendo haver liberdade para que outros setores façam suas próprias compras. Nesse caso, é necessário adotar soluções e processos que aprimorem o controle do orçamento.
3. Fornecedores
Antes da concretização de uma compra corporativa é essencial também selecionar o fornecedor.
Essa atividade também varia conforme a empresa. Há empresas em que há fornecedores fixos. Nesse caso, há a gestão de relacionamento com esses fornecedores.
Em geral, é interessante realizar cotações, considerando preços, prazo de entrega e de pagamento.
4. Gestão de riscos
Um bom planejamento deve também levar em conta os riscos que podem assolar o processo de compras corporativas. Por isso, ao planejar as compras, é interessante definir fornecedores alternativos e sempre controlar os níveis de estoque para minimizar riscos.
5. Organização dos processos
Organizar as tarefas, fluxos de pedido e de aprovação das compras é essencial para maior fluidez e eficácia nas compras corporativas. Com mais organização, é possível dedicar mais tempo às atividades estratégicas.
Como gerir as despesas de compras corporativas?
Para a gestão de despesas com compras corporativas eficiente, é necessário contar com a tecnologia.
O uso de ferramentas adequadas promove maior segurança e controle dos dados – desde o controle de estoque à gestão financeira.
Além disso, elimina-se a perda de tempo com burocracias, permitindo automatizar processos com soluções de automação financeira que unem tecnologia de ponta a um atendimento especializado em finanças empresariais, como as da Celero, por exemplo.
Na gestão de despesas corporativas, ter processos bem definidos também é essencial.
A centralização de todas as compras de insumos no setor de compras pode gerar sobrecarga para os compradores e processos mais lentos de solicitação, compra, aprovação e pagamentos corporativos.
A sobrecarga do setor de compras não é benéfica pois impede que a gestão de compras exerça seu papel estratégico, com foco em atividades como planejamento, análise de KPIs e estabelecimento de parcerias valiosas.
É possível controlar despesas corporativas de forma eficaz sem a centralização.
Por isso, outra dica para a gestão de despesas de compras corporativas é o uso de cartões corporativos.
Os cartões corporativos podem ajudar a descentralizar compras pequenas, desafogando o setor de compras, mas sem correr o risco de perder o controle de despesas. Alguns dos principais benefícios são:
- Centralizar controle de pagamentos;
- Facilitar a prestação de contas;
- Visualizar despesas por centros de custos;
- Promover transparência;
- Melhorar a autonomia dos setores e desburocratizar processos.
Para facilitar o controle das despesas com compras corporativas, é possível ainda utilizar cartões pré-pagos por departamentos/centros de custos, com limites inteligentes – facilitando tanto o controle quanto à prestação de contas.
Outra dica para o controle é optar por cartões corporativos que sejam integrados à plataforma de gestão, permitindo conciliação de gastos automática, como as soluções do VExpenses.
Este artigo foi escrito pela equipe do VExpenses, a solução para ter mais visibilidade dos gastos de toda a empresa e melhorar os processos de gestão de despesas corporativas e prestação de contas.
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