No artigo de hoje vamos falar sobre organizador de contas a pagar e receber e como isso funciona na prática de uma empresa. Essas práticas são fundamentais para a organização financeira de qualquer negócio de pequeno, médio ou grande porte.
O que são contas a pagar e contas a receber?
Contas a pagar significam compromissos e obrigações financeiras de responsabilidade da empresa, como pagamento de fornecedores e funcionários. Já as contas a receber são entradas de dinheiro no caixa da empresa e representam tudo aquilo que a empresa deve receber em determinado período.
Por que é importante organizar as contas a pagar?
Uma boa e estratégica gestão financeira significa ficar atento aos pequenos detalhes: notar que cada ponto da operação pode fazer a diferença em uma empresa, analisar pontos específicos. Sejam eles de grande ou pequeno impacto, como também a compreensão de que todos eles são fundamentais para melhorar os processos do negócio.
Por isso, o cronograma de contas a pagar e a receber, por exemplo, é superimportante para quem busca ficar livre de descompassos e ter um fluxo de caixa ainda mais saudável.
Você pode até não saber que sua empresa está enfrentando problemas de fluxo de caixa, por isso é importante saber se o valor que está entrando é o suficiente para suprir seus pagamentos e continuar crescendo, sem dívida ou caixa no vermelho.
E para fazer esse acompanhamento, o seu maior e principal aliado é o cronograma de contas a pagar e receber. Assim você garante os seguintes benefícios:
- Fechamento da Folha de Pagamento
- Evita empréstimos com bancos e juros altos
- Pode fazer um planejamento financeiro estratégico
- Pagamento das contas e fornecedores em dia
Como organizar as contas a pagar e a receber de uma empresa?
Como fazer uma agenda de contas a pagar?
Antes de tudo, para planejar o cronograma de contas a pagar e a receber da sua empresa, é necessário fazer um levantamento de todas as suas despesas fixas no mês e suas respectivas datas de vencimento. Isso te ajuda a não perder datas e ter todas as informações necessárias para agendar pagamentos.
Planilha de contas a pagar
Para manter tudo registrado e centralizado, você pode pegar aquela famosa planilha do Excel ou utilizar alguma plataforma, como a Celero, para controle financeiro e organização.
- Liste todos os pagamentos, sejam eles os mais comuns, bem como água, energia, aluguel, salários e impostos, ou até mesmo os pagamentos específicos da sua empresa.
- Assim que tiver todas as informações de contas a pagar, é hora de olhar para as contas a receber.
- Verifique em que datas normalmente sua empresa recebe e suas devidas liquidações.
- É importante avaliar todas as formas de recebimento nestes casos, pois se você trabalha com vendas parceladas ou cartão de crédito, o dado necessário para elaborar esse controle é a data de liquidação. Ou seja, a data que você realmente irá receber essa receita.
Aplicativo/Organizador de contas a pagar
A Celero é um sistema, com versão em aplicativo, de gestão financeira, que oferece recursos de um sistema de gestão de alta tecnologia e a capacidade técnica de especialistas da área financeira que acompanham as rotinas diárias de seu negócio.
Assim você garante que as contas a pagar e receber estão dentro do planejado e tem mais tempo para se dedicar à atividade chave do negócio para construir a melhor estratégia possível para sua empresa.
Como funciona o processo de contas a pagar?
Com esses dados detalhados de entradas e saídas, você vai conseguir saber quanto normalmente sua empresa gasta em determinado dia ou semana e quanto está previsto para receber nesses mesmos períodos. Isso significa que você tem uma previsão fixa de lançamentos recorrentes.
Mas não para por aí, para elaborar um cronograma é necessário analisar as datas dos vencimentos. Se sua empresa possui muitos vencimentos agrupados em uma determinada semana ou dia, é nesse período específico que você pode iniciar as mudanças.
Existem várias contas que possuem uma data específica para pagamento que não permitem alteração, como o pagamento de salários e impostos, por exemplo. Provavelmente durante a semana do 5º dia útil, você já sabe quais são os salários, benefícios e impostos trabalhistas que precisa pagar e, já durante a semana do dia 20, normalmente se iniciam os pagamentos dos impostos.
Nessas duas semanas estão concentradas a maior parte das saídas da empresa. Então, o indicado é que existam recebimentos nesses períodos para suprir os pagamentos. Sendo preciso identificar se as liquidações dos seus recebimentos estão de acordo com esses pagamentos.
Para os demais gastos, é importante que você faça um planejamento a partir dos seus recebimentos, o que exige a avaliação dos seus processos, visando sempre suprir os pagamentos com as receitas previstas.
Distribua as contas ao longo do mês, levando sempre em consideração as reservas de receita ou recebimentos previstos. Lembre-se também que as causas de descompassos de caixa podem acontecer por conta da inadimplência dos clientes ou por processos mal estruturados da sua empresa. Então é recomendado que fique de olho nisso!
Conclusão
Agora que você já sabe como organizar as contas a pagar e receber da sua empresa, que tal compartilhar esse conteúdo com outras pessoas interessadas no assunto.
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Você também pode deixar sua opinião nos comentários e sugerir outros temas que gostaria de ver por aqui e ajudariam sua empresa na prática.
