Um sistema financeiro para agência de publicidade e propaganda pode ser o segredo do sucesso desse negócio.
Quando falamos em abrir uma agência de publicidade, qual é a lista de prioridades que vêm à cabeça?
Você deve pensar em equipamentos de última geração, câmeras e lentes de alta qualidade, uma equipe de profissionais de renome, não é mesmo?
Afinal nem sempre um departamento financeiro adequado é a principal preocupação de um dono de uma agência de publicidade.
Mas, antes de tudo isso, é importante deixar claro que um bom planejamento financeiro, com fluxo de caixa saudável e fácil visualização e percepção de entradas e saídas pode ser o segredo.
Isso vai permitir a permanência no mercado, para que um bom relacionamento com os clientes seja mantido e claro, para continuar conquistando novos parceiros.
Além das outras várias questões que também precisam estar em dia neste departamento.
Aqui na Celero, nós temos acompanhado de perto o dia a dia de agências.
Assim, conseguimos perceber quais são as principais dificuldades financeiras que elas enfrentam e quando usar um sistema financeiro para agências de publicidade.
O que fazer para não errar na gestão financeira da sua agência
Vem com a gente, talvez sua agência esteja passando por alguma das complicações abaixo:
1- Separação de receitas e entradas não operacionais:
Um dos principais problemas que encontramos nas agências é não entender a separação do que é receita e do que são entradas não operacionais – ou seja, a agência passa a usar recursos que não são da empresa – o que acaba dificultando o controle financeiro.
Se um empresário não souber separar as entradas, decerto vai usar recursos indevidos para determinados custos.
Por exemplo: quando uma agência paga os fornecedores ou a luz da empresa com um dinheiro que não é destinado para isso e, por engano, deixa de pagar o repasse dos clientes.
Isso acarreta um baita problema, não só para os clientes, mas também para o fornecedor, e, claro, para a agência.
2- Sistemas de projetos e financeiros misturados:
Outro problema bastante comum em agências é realizar o controle das finanças dentro de um sistema feito apenas para o controle de projetos.
Isso acontece porque, muitas vezes, as agências têm um sistema que faz o controle de projetos e por falta de conhecimento ou pela praticidade, acabam fazendo a gestão do financeiro na mesma plataforma.
A separação de plataformas facilita a visualização do andamento e agilidade dos processos do projeto e ao mesmo tempo ajuda controlar o que é receita, custo e despesa.
Ou seja, garante a efetividade na previsão de resultados e do cumprimento dos KPIs definidos.
3- Categorização de centro de custo:
Muitas vezes os empresários encontram dificuldades para conseguir conciliar as duas formas de agrupamento de recursos.
Vamos imaginar que uma agência tem na pauta um comercial para TV, para determinado cliente. Sabemos que, para cumprir esse trabalho – que vamos chamar de projeto – , será necessário investir um determinado dinheiro (budget) com o intuito de realizar a gravação.
Se o responsável considerar um centro de custos geral para o projeto, é provável que ele não vai saber definir o quanto será efetivamente gasto para a produção.
Ou seja, você terá uma visão ampla do centro de custo e geral do que é gasto com cada projeto.
4- Tenha um plano de contas:
Com o plano de contas, por sua vez, é possível separar: o valor determinado para a filmagem, a quantidade e o preço dos equipamentos.
Assim como dos atores, da maquiagem, o tempo do profissional da edição assim como todos os outros detalhes necessários para a entrega do material.
Assim temos um projeto – com um centro de custo do projeto, e dentro do plano de contas sabemos dizer exatamente o quanto estamos gastando com cada um desses itens.
Em resumo, também é possível garantir a veracidade na previsibilidade, sendo muito mais fácil definir o valor aproximado do quanto será necessário gastar em um projeto semelhante.
Também é possível ajustar a margem de contribuição e, portanto, definir um teto para o projeto e minimizar a chance de termos prejuízo com esse trabalho.
No vídeo a seguir, você confere outras dicas:
Conclusão:
E aí, diz para a gente! Sua agência tem as entradas operacionais e receitas separadas e bem definidas?
E quanto aos sistemas de cuidam dos projetos e do setor financeiro, tudo em ordem?
Vocês sabem de qual centro de custo sai cada projeto? E qual é o plano de contas de todos eles?
Se as suas respostas ainda são “não”, o que você precisa é de um sistema financeiro para agências.
Se a sua resposta foi não para alguma dessas perguntas, fica tranquilo.
Assim, seja como for, a Celero vai te ajudar, temos um sistema que pode te ajudar a resolver essas questões – e muito mais!
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Para deixar o departamento no automático e te liberando para focar nas principais atividades do seu negócio – aquelas que você achava que deveriam estar na lista das suas prioridades iniciais, sabe?
