Gestão Financeira para
Pequenas & Médias Empresas

Guia para entender o que é automação financeira

Guia para entender o que é automação financeira

Antes de entrarmos a fundo no tema “o que é automação financeira”, você sabia que que cerca de 85% das pequenas e médias empresas do Brasil não fazem nenhum tipo de gestão financeira?

Geralmente, elas não vão além de contas a pagar e contas a receber.

Honestamente, se você é empresário, você deve estar ciente dessa informação já que o Brasil é formado por uma população de analfabetos financeiros.

Por exemplo, eu não lembro de ter tido na escola uma matéria de economia doméstica (algo que eu acho essencial quando chegamos na vida adulta) ou educação financeira pessoal.

Você já parou para pensar que ter aprendido esses temas desde criança poderia ter tornando a sua vida adulta mais fácil? Principalmente na área relacionada às finanças como um todo.

Gif do Tom Hanks fazendo um movimento de estar pensando sobre um assunto importante
Faça como o Tom Hanks e pense no assunto

Não é à toa que quando um(a) empresário(a) precisa fazer a gestão financeira da sua empresa, ele(a) se vê confuso(a) no meio de pilhas de papel e números confusos.

Sem controle com ansiedade constante pelo futuro incerto ou pela falta de tempo.

Ainda bem que a ascensão da tecnologia aconteceu, graças a ela, milhões de soluções surgiram para ajudar diversos segmentos por aí e o setor financeiro não foi diferente.

Agora eu pergunto: você está preparado(a) para saber o que é automação financeira?… Se sim, leia esse artigo até o fim e se surpreenda hahaha

O que é automação financeira?

A automação financeira é o uso de tecnologia para padronizar processos operacionais e rotinas financeiras desde contas a pagar e a receber até a gestão de cobrança e análise de relatórios financeiros no ambiente online.

Bom, nada melhor do que começar pelo início não é mesmo?

Fazer a gestão financeira de uma empresa não é nada fácil, qualquer momento de descuido pode gerar uma dor de cabeça inimaginável, até você descobrir onde o erro aconteceu pode levar muito tempo.

E a solução até pode ser simples, mas o tempo que você vai levar para colocar tudo em ordem pode gerar muito estresse e frustração.

Se você está se perguntando onde a automação financeira entra nessa história, calma, senta que eu te explico.

O principal objetivo da automação é alinhar e padronizar processos financeiros.

E isso vai desde atividades operacionais e rotineiras como quais contas você tem a pagar e a receber até a gestão de cobranças e análise de relatórios financeiros.

Todo esse processo costuma ser online, ou seja, o acesso às informações é mais rápido, objetivo e, principalmente, transparente.

Sem falar que as integrações entre todos os setores da empresa pode se tornar ainda mais fácil.

Como toda automação, a automação financeira é misturar de processos com tecnologia, o que permite que toda a sua gestão seja feita de maneira mais rápida.

Espero que esse tópico tenha deixado mais claro o que é automação financeira porque agora nós vamos explorar outros tópicos dessa tendência. Bora lá…

Notebook sobre uma mesa de madeira com tela coberta de post-its coloridos
Veja como a automação financeira funciona

Como a automação financeira funciona?

De forma automática hahaha

Brincadeiras a parte, a automação financeira funciona através de uma plataforma online que você, ou alguém da sua equipe, acessa através de um login e senha.

Dentro da plataforma escolhida você deve inserir informações através de uma imagem ou documento PDF referente aos gastos e recebimentos da empresa.

Como contas a pagar e a receber, todas as transações financeiras realizadas em benefício da empresa e sua receita.

A partir dessas informações, o sistema faz automaticamente o cálculo para saber como está o fluxo de caixa da sua empresa.

A plataforma que você escolher também é responsável pela a geração de relatórios financeiros.

Ou seja, o responsável deve ser capaz de extrair informações relevantes desses relatórios e levar para os times de marketing e vendas.

Essa é uma forma do times trabalharem de forma integrada para gerar novas ideias de atração de clientes, por exemplo.

E a plataforma de automação escolhida também deve ser capaz de realizar pagamentos, gerar boletos, identificar títulos, gerar notas fiscais e a baixa e conciliação de valores deve ser simples e ágil.

Está gostando de saber mais sobre a automação financeira até agora? Se sim, bora descobrir o porquê você deve investir nessa maravilha.

Banner para e-book de planejamento financeiro e começar automatizar a gestão financeiro

Por que eu deveria investir nisso?

Para começar, como todo o processo é feito de forma digital, as chances de acontecer algum erro no processo de gestão financeira diminuem bastante.

Você também terá toda informação necessária centralizada em um só lugar, sem falar que é possível realizar a integração com outros recursos e padronizar os processos.

Você vai perceber uma melhora significativa na comunicação entre as equipes e também terá a chance de estar um grande passo à frente dos seus concorrentes.

Já que a maioria faz toda a gestão financeira de forma manual, sem o auxílio de uma tecnologia efetiva.

Com ajuda da automação financeira você terá acesso a informação sempre atualizada, terá uma equipe de funcionários mais integrada…

Terá uma redução de custos, uma diminuição na margem de erros e maior controle sobre as suas finanças.

Também gostaria de dizer que investir nesse modelo de gerenciamento financeiro uma melhor segurança de dados já que as informações não ficarão espalhadas por diversas planilhas do excel.

Todos os pontos que eu levantei aqui são excelentes motivos para você pensar a investir na automação financeira da sua empresa hoje mesmo.

Se você ainda acha pouco, então vamos falar sobre alguns benefícios que você terá.

Fileiras de trevos de três folhas
Conheça os benefícios da automação financeira

Os benefícios que você terá são esses…

Os maiores benefícios serão em dois fatores importantíssimos para você: os seus funcionários e o seu negócio.

O desenvolvimento dos seus funcionários e do seu negócio

A automatização dos processos financeiros permite que a sua equipe tenha um aumento na produtividade já que ela não ficará focada em processos burocráticos que demandam muito atenção.

Criar e manter uma planilha atualizada com dados demanda muito esforço mental porque qualquer detalhe pode fazer a diferença.

E, no final do dia, o esforço foi tanto que o seu colaborador estará cansado e sem muito disposição para contribuir com ideias.

A automação também ajudará o(a) responsável pelo setor financeiro a desenvolver novas habilidades.

Habilidades mais voltadas para o campo analítico já que ele(a) não focará no processo operacional.

A função da plataforma é armazenar e gerar dados, mas ainda é necessário ter alguém para analisar esses dados e distribuir a informação em uma linguagem mais simples para outras pessoas dentro da empresa.

Através da automação você dará a chance para o(a) seu(sua) funcionário(a) crescer profissionalmente.

Esse é um dos benefícios que automação trará para a sua empresa, o outro é o foco no seu negócio.

Como eu disse no início deste tópico, o segundo fator que vai se beneficiar da automação financeira é o seu negócio já que o foco voltará a ser ele.

O que você gosta de fazer dentro da sua empresa?… Vender? Comprar? Atender? Negociar?

Como você estará livre (L-I-V-R-E!!!) das burocracias financeiras, você terá mais tempo para focar em atividades que farão a sua empresa crescer.

Ou seja, enquanto você vai ter uma equipe cada vez mais capacitada para fazer uma gestão financeira de qualidade, você poderá pesquisar e correr atrás de novas oportunidades de negócios.

Massa, né?… Eu adoro novas possibilidades hahaha…, mas que eu não terminei ainda.

Vamos comentar sobre alguns erros?

Menino sentado em um banco com as mãos no rosto com dois aparentando dúvida sobre o que é automação financeira
Conheça os erros que você deve evitar

Não erre na hora de implementar a automação financeira na sua empresa

Sim, nem tudo são flores e erros podem acontecer.

O mau de muitos donos de empresas é achar que eles são capazes de fazer tudo sozinhos, por favor, não seja essa pessoa.

Isso significa envolver toda a equipe que atua na área financeira quando você decidir implementar um sistema de automação na sua empresa.

Deixe todos cientes da nova plataforma operacional e como será o processo de execução de atividades.

Se planeje para futuro. Parece surreal, mas as pessoas esquecem que qualquer adoção de um sistema, metodologia, estratégia e etc. pode impactar o futuro da empresa.

O serviço que você contratar deve ser capaz de suportar as mudanças que a sua empresa pode sofrer por causa de uma demanda, então, ele tem que ser capaz de entregar maneiras de realizar a mensuração de dados relevantes.

Preste muita atenção nesse detalhe, beleza?

E para finalizar esse tópico, mais dois erros que você deve evitar a qualquer custo: não preparar a sua equipe e não analisar a fundo o sistema que será usado.

Bom, o primeiro caso se refere em treinar a sua equipe para mexer no novo sistema, então, verifique se a plataforma oferece alguma assistência e/ou material de apoio com vídeos e artigos.

E o segundo basicamente diz para você pesquisar muito bem a plataforma que você quer contratar, se possível marque uma demonstração ou veja se ela oferece um trial (período de uso gratuito).

Conclusão

Ufa, chegamos ao fim.

Espero ter ajudado você a entender melhor o que é automação financeira e como ela surgiu para ajudar empreendedores como você a manter o setor financeiro em ordem.

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E nos vemos no próximo artigo, até mais.

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