A gestão financeira para escritório de advocacia é tão essencial quanto em qualquer outro tipo de empresa.
Se você é um(a) advogado e está tendo problemas em organizar o setor financeiro do seu escritório, leia esse artigo até o final.
Nós vamos mostrar por onde você pode começar a organizar as suas finanças para parar inventar desculpas na hora de analisar dados para fazer a gestão financeira da sua empresa.
Como avaliar a gestão financeira do escritório de advocacia?
Bom, o primeiro passo para fazer a gestão financeira do seu escritório é saber como anda a saúde financeira dele.
E para isso, você precisa conhecer alguns indicadores, alguns exemplos são: liquidez, rentabilidade e correlação de custos com a receita.
Com os dados dos indicadores, o responsável pelo setor financeiro consegue planejar e implementar melhorias que só vão beneficiar o desempenho do seu escritório.
Primeiramente, para que dê tudo certo e você avalie a saúde financeira do escritório do modo certo, é importante saber se as informações que você possui são suficientes e de qualidade, ou seja, se fazem sentido para o seu momento atual.
Portanto, se você quer fazer esse processo com segurança e começar a fazer a gestão financeira do seu escritório de advocacia de forma eficiente, siga as dicas abaixo.
1) Desenhe um fluxo operacional financeiro
O fluxo operacional é definir um dia para analisar a performance financeira do seu escritório.
Separe 30 minutos do dia escolhido para analisar as finanças da semana anterior, compare e veja se a previsão com o que foi efetivamente realizado aconteceu e defina as metas da semana que está começando e do mês em andamento.
Você pode fazer isso de duas formas, sozinho(a) ou com a pessoa responsável pelo setor financeiro caso você tenha esse tipo de profissional trabalhando para você internamente.
As informações financeiras que você precisa analisar devem ser armazenadas algum sistema que pode ser uma planilha no excel ou no google planilhas (sheets) ou um sistema/plataforma de gestão financeira.
No entanto, para o fluxo operacional funcionar em benefício do seu escritório você precisa definir um dia e horário para analisar os dados e ter comprometimento para realizar essa tarefa semanalmente.
E também é necessário ter disciplina para atualizar as informações na planilha ou no sistema de gestão escolhido.
Você acabou de descobrir o primeiro passos para organizar as finanças do seu escritório de advocacia, agora, vamos para o próximo.
2) Controle e organização diária
É praticamente impossível avaliar a saúde financeira de uma empresa sem controle e organização constante.
Com uma planilha ou software de gestão, esse controle e organização já é meio caminho andado, mas para obter sucesso.
Além de organizar as finanças, você precisa saber qual caminho o dinheiro faz dentro da operação.
Em outras palavras, faça o controle de recebíveis, ou seja, saiba quando você receberá pelo processo finalizado e qual será o valor que entrará em caixa.
Isso vai te ajudar a ter previsibilidade de receita e se haverá alguma inadimplência por parte do(s) seu(s) cliente(s).
Agora vamos falar sobre indicadores financeiros.
3) Indicadores certos para o seu escritório
Logo depois que o fluxo operacional é desenhado e os controles estão em dia, ficará fácil gerar os indicadores-chave para o seu escritório. De todos eles, o que consideramos como o mais importante a margem de contribuição.
Se você está se perguntando o que é margem de contribuição, calma! Eu vou explicar.
A margem de contribuição é o valor que sobra depois de receber por um serviço (processo) finalizado, desse valor você reduz impostos e comissões e paga pelos custos fixos e variáveis.
Em resumo, a margem de contribuição é a régua que vai te ajudar a precificar a prestação do seu serviço e/ou de seus associados e avaliar a saúde financeira e a viabilidade de manter o seu escritório aberto.
4) Separe “custos” das “despesas” na gestão financeira do escritório de advocacia
E a última dica desse artigo para você começar a fazer a gestão financeira do seu escritório de advocacia é separar os custos das despesas.
No entanto, para algumas pessoas isso parece algo óbvio e básico, mas quando olhamos mais a fundo não é raro perceber erros de gestão justamente na não separação desses dois itens.
Se você não sabe o que é considerado despesa e o que é considerado custo, eis aqui a diferença entre os dois:
Custos
É tudo o que é essencial gastar para prestar um serviço ou vender um produto. Isso é universal para todas as empresas.
Se você presta um serviço – de advocacia no seu caso -, quais ferramentas não podem faltar para que você preste um serviço impecável?
Para você entender melhor, vamos usar uma empresa de ar condicionados como exemplo.
Para fazer a manutenção de um ar condicionado, os custos para a empresa são as peças necessárias para realizar a manutenção e o técnico que se dirige até os locais para prestar o serviço.
Agora, faça uma análise do seu dia-a-dia e dos seus associados e faça uma lista de todos os recursos que são necessários para vocês prestarem o serviço, nessa lista você encontrará os seus custos.
Despesas
São os gastos da empresa (ou escritório) que não estão diretamente relacionados à prestação do serviço.
Vamos voltar ao exemplo da empresa de ar condicionado. As despesas são o aluguel do espaço que é usado pela empresa, a conta de luz, água, telefone e internet, pagamento de empréstimo e etc.
A princípio, tudo isso são as despesas de uma empresa e elas podem ser classificadas como administrativas, financeiras e comerciais, a variação acontece de acordo com a fonte de cada uma.
Olhe para o seu escritório e veja tudo que se caracteriza despesas e faça a sua lista.
Em resumo, para definir o que é custo e o que é despesa, é interessante pensar se o gasto em questão faria com que a empresa deixasse de produzir ou prestar o serviço.
Se a resposta for “sim”, estamos falando de um custo. Caso contrário, é uma despesa.
Se você chegou até aqui, parabéns!
Agora você já sabe por onde começar a fazer a gestão financeira do seu escritório de advocacia.
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