Uma dúvida muito comum quando alguém vai abrir um negócio e começar a vender produtos ou serviços é Como fazer Recibo de Pagamento. Pensando em ajudar nisso, o artigo de hoje explica como fazer e apresenta um modelo de recibo. Confira a seguir:
O que é um recibo de pagamento?
Recibo de pagamento é um documento utilizado para comprovar o pagamento de um produto ou serviço, por exemplo. Ele é usado para documentar a comercialização e o pagamento por algo no meio empresarial brasileiro.
Recibo é a mesma coisa que nota fiscal?
O recibo de pagamento não é a mesma coisa que a nota fiscal. A principal diferença é que o primeiro comprova a quitação de uma dívida, ou seja, atesta o pagamento de um produto ou serviço adquirido
No caso da nota fiscal, ela comprova o direito de um bem ou serviço, o que a faz ser exigida quando uma mercadoria é transportada, por exemplo.
Quando fazer um recibo de pagamento?
A necessidade de fazer um recibo de pagamento surge quando o consumidor ou vendedor precisa comprovar o recebimento ou pagamento de determinada quantia em dinheiro.
Isso faz o recibo ser importante e necessário tanto para quem realiza compras quanto para quem está vendendo algo. Ele é que registra a relação estabelecida entre as duas partes, loja e cliente, por exemplo.
Assim, os recibos ajudam na administração e organização de recebimentos e pagamentos de qualquer empresa. Por meio deles, é possível ter o histórico de entradas e saídas, como também saber de onde veio ou para onde foi o dinheiro.
Como fazer recibo de pagamento?
Agora vamos ao que interessa. Para fazer um recibo você pode comprar um bloco de recibos, que são comumente comercializados e encontrados em papelarias.
A facilidade é que neles já é possível encontrar os campos de preenchimento pré-definidos, apenas para completar com as informações da empresa e do cliente.
Isso não impede que a empresa ou prestador de serviço produza seu próprio modelo personalizado, de acordo com suas necessidades e do seu negócio. Mas, é importante ficar atento para que ele contenha todas as informações essenciais para fins de registro.
A seguir você confere os passos para preencher e fazer um recibo:
1. Crie um título para o recibo
O ideal é que o recibo tenha um título simples e que exemplifique sobre qual produto ou serviço ele está documentando, isso facilita o entendimento do documento.
2. Descreva em detalhes
- Dados de quem recebeu o valor: A própria pessoa que pagou ou um terceiro
- Dados de quem realizou o pagamento: Informações como nome e número de documento do pagador
- Descrição do produto ou serviço: Detalhes e características do produto ou serviço prestado, por exemplo, cor, tamanho ou tempo de aula.
3. Informe os valores corretamente
Uma dica aqui é que o valor seja documentado tanto numericamente como por extenso e que a letra seja legível.
4. Separe espaço para data, local e assinatura
Essa é uma das informações mais relevantes, já que comprova exatamente como e quando o recibo foi gerado e o pagamento realizado, por isso não esqueça de colocar essas informações.
Como fazer um recibo digital?
Atualmente o mundo digital faz parte da vida de todo mundo e por isso a opção de gerar um recibo digital precisa existir, ainda mais quando as pessoas cada vez mais fazem negócios e vendas online.
Por isso, a seguir você confere alguns passos para fazer um recibo de pagamento digital:
- Preencha os dados do recibo e personalize adicionando sua logo (você pode usar o canva para inserir a logo)
- Informe os dados do pagador (a pessoa que está pagando pelo produto ou serviço)
- Indique os dados do beneficiário (quem vai receber a quantia paga pelo produto o serviço)
- Especifique a descrição do seu serviço ou produto (colocar detalhes que caracterizam o produto ou serviço comercializado)
- Confira todos os dados e imprima seu recibo (lembre-se de conferir assinaturas de ambas as partes)
É muito simples e prático, não demora nada.
Quem deve assinar o recibo de pagamento?
O documento deve conter a assinatura de quem está recebendo o recibo, ou seja, quem pagou/recebeu o produto ou serviço, e da pessoa que está emitindo esse recibo, o proprietário ou funcionário do local.
Quem deve ficar com o recibo de pagamento?
A pessoa que realizou o pagamento é quem deve ficar com o documento. Isso evita que ela seja cobrada novamente e não tenha como comprovar. Mas, o ideal é que a empresa tenha uma cópia ou use bloco de recibos que possuem canhoto para destacar, assim consegue fazer o controle dos valores que foram recebidos.
Por quanto tempo se deve guardar o recibo?
Esse tipo de comprovante de pagamento tem validade de 5 anos. Esse é o prazo em que os documentos que constam na declaração de Imposto de Renda podem ser cobrados pela Receita Federal.
Conclusão
Para concluir é importante entender como os recibos de pagamento ajudam na administração financeira de um negócio.
Em plataformas de gestão financeira como a Celero, eles servem como fonte de dados para análises de relatórios financeiros e também para acompanhamento de fluxo de caixa, entradas e saídas da empresa.
Agora que você já sabe como fazer um recibo de pagamento e tem um modelo para seguir, que tal compartilhar esse conteúdo com outras pessoas que também precisam aprender sobre o tema.
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