Tenho que confessar que escolher falar sobre como fazer gestão orçamentária neste artigo foi um pouco difícil.
Mas gostei da ideia de falar para você como fazer a gestão orçamentária de uma empresa.
E não de qualquer empresa, mas da sua!
A gestão orçamentária é um processo que faz parte de realização de uma boa gestão financeira, ou seja, você precisar separar um tempo para focar nela.
Como a nossa missão é entregar para você conteúdos úteis sobre gestão financeira e te ajudar a não ficar perdido quando for executar um processo financeiro, bora falar sobre gestão orçamentária…
E em por onde você pode começar a fazer a gestão dos seus orçamentos hoje mesmo.
O que é gestão orçamentária?
A pergunta que não quer calar sempre que queremos aprender mais sobre um determinado assunto, não é mesmo?
O que é isso? O que é aquilo? E assim vai.
Mas respondendo a pergunta acima, gestão orçamentária é ter uma previsão de onde ocorrerão e de quanto será os gastos da empresa.
E tudo começa no planejamento financeiro.
Basicamente, o planejamento financeiro serve para antecipar quanto serão os custos e despesas essenciais para a operação da empresa.
É no planejamento que se define orçamento e os mecanismos de controle que, adivinhe só, fará parte da gestão orçamentária.
Detalhe importante e que você deve saber: quanto mais flexibilidade o planejamento e a gestão orçamentária permitirem, melhor será a saúde financeira da empresa.
Sabe o por quê? Porque você (você não, a sua empresa) será capaz de se adaptar às mudanças com maior segurança.
Quando uma nova empresa surge e começa a operar, movimentações pagamentos, contratações, recebimentos que foram realizadas precisam ser, de alguma forma, medidas e controladas.
É aí que entram os controles financeiros como o fluxo de caixa e o DRE, também conhecido como demonstrativo de resultado do exercício.
Será através desse controle que você vai conseguir comparar o que foi planejado (orçado) e o realizado. E, assim, entender as diferenças e tomar decisões para direcionar a empresa, beleza?
Agora que você já tem a resposta para o que é gestão orçamentária, bora descobrir quais elementos não podem faltar na hora de fazer uma boa gestão?
Elementos de uma boa gestão orçamentária
Para começar você precisa saber quais são os controles que garantem que as diretrizes do planejamento estratégico sejam cumpridas a nível de fluxo de caixa.
Nossa, que frase complexa, até eu fiquei um pouco confusa hahaha, é melhor eu explicar.
Em outras palavras, o planejamento estratégico é fazer uma projeção de quais são as metas de vendas e receitas para a sua empresa durante um determinado período que pode ser mensal, semestral ou anual, beleza?
O problema é que pouquíssimas empresas implementam ou sabem o que é planejamento orçamentário, elas nem sequer têm controles básicos como um orçamento mensal.
E olha que existem ferramentas de gestão financeira que podem se adaptar a diferentes tipos de operação, o mínimo que recomendamos que as empresas tenham é:
Fluxo de caixa
Espero que a essa altura do campeonato você saiba o que é fluxo de caixa, mas para garantir, vamos lá…
O fluxo de caixa é uma ferramenta que apresenta o resultado financeiro da empresa e faz a relação entre tudo o que foi pago e recebido.
Basicamente, é através do fluxo de caixa que os analistas financeiros conseguem dizer quais foram as movimentações financeiras da empresa de acordo com um período.
A partir do fluxo é possível gerar relatórios de entradas e saídas de dinheiro da empresa.
Resumidamente, essa ferramenta de gestão financeira apresenta todas as entradas e todas as saídas da empresa.
Assim como saldo inicial e o que sobrou de tudo isso depois do exercício do mês ou do período analisado, isso é o que chamamos de fluxo de caixa.
Portanto, eu nem preciso dizer que toda a base financeira de uma empresa está no seu fluxo de caixa, não é mesmo?
Se você quer estruturar o da sua empresa, mas não sabe por onde começar, dê uma olhadinha neste artigo, ele vai te ajudar.
Agora que você conhece um pouco mais sobre fluxo de caixa, vamos falar sobre orçamentos.
Orçamento mensal
O orçamento mensal nada mais é do que planilha no excel com informações que mostram as entradas e saída da sua empresa referente a um mês especificamente.
É uma forma de você saber para onde está indo o dinheiro da sua empresa de uma maneira rápida e simples.
Por exemplo, imagine que você tenha criado uma planilha pessoal para controlar melhor os seus gastos.
Portanto, nessa planilha você vai colocar todas as contas fixas que você tem que são conta de luz, água, internet, mensalidade da escola dos filhos, enfim, tudo o que você tem certeza que vai chegar um boleto mensalmente e que deve ser pago.
Na sua planilha pessoal também pode (na verdade, deve) conter valor da fatura do cartão de crédito e outras contas que têm uma pagamento mais volátil, que podem ou não ocorrer no mês.
A cada mês você insere na planilha o valor total do salário recebido, o valor da cada conta que você precisa pagar.
E no final você vai subtrair do salário o valor das contas para saber quanto sobrou do salário para passar o mês. Simples assim.
E é exatamente isso que você deve ser na sua empresa, você deve criar uma planilha de orçamento mensal para saber quais são os gastos mensais.
E, assim, se planejar para evitar dívidas e estar preparado para contratempos.
Agora, vamos conversar sobre outro orçamento, o anual.
Orçamento anual
Pelo nome você já deve ter percebido que o orçamento anual é algo mais amplo. Além dos orçamentos mensais, ele também engloba outros dados.
Inicialmente, a estrutura é a mesma, você vai precisar de uma planilha de excel ou de algum software ou plataforma de gestão financeira para realizar o controle anual.
A previsão do orçamento anual começa no final do ano anterior e ele deve estar alinhado com as metas da empresa e ele também ajuda os gestores a terem uma percepção de como está a situação financeira da empresa.
Assim também fica mais fácil tomar decisões e traçar estratégias mais assertivas que vão ajudar no crescimento do seu negócio.
O orçamento anual vai te ajudar a tomar decisões como onde e quando realizar cortes, a projetar e modificar metas, considerar cenários que podem beneficiar ou prejudicar as estratégias da sua empresa.
Enfim, ele dá uma visão mais ampla de como você pode fazer a administração da sua empresa.
Em todos os casos você, ou o(a) responsável pelo o setor financeiro, deve acompanhar os resultados.
Sem esses 3 controles fica fácil perder a noção do retorno de investimentos e do dinheiro em caixa e dúvidas como “aonde foi parar o dinheiro?” ou “estamos realmente crescendo?” podem surgir facilmente.
A falta desses controles e a desorganização no registro das informações financeiras podem te fornecer dados equivocados, pois assim você terá à sua disposição uma informação de baixa confiabilidade.
E se você tomar decisões com base nelas, é certo que o crescimento da sua empresa será prejudicado.
Depois de tudo isso, você deve estar se perguntando…
Como fazer a gestão orçamentária da minha empresa?
Se você chegou até aqui, o primeiro passo para fazer a gestão orçamentária da sua empresa levar dados e informações.
Ou seja, listar todas as contas, despesas e entradas de receita da sua empresa e inserir tudo isso em planilha.
Você pode fazer tudo isso sozinho(a) ou pedir ajuda para algum analista contábil ou para algum funcionário que pode te ajudar a coletar essas informações.
Depois coloque cada conta, despesas e gerador de receita ao lado dos seus respectivos valores na planilha que você criou e comece a analisar e fazer projeções com bases nessas informações.
Você deve ir alimentando ou adaptando essa planilha conforme a sua empresa for crescendo.
Com o tempo você vai notar que não é algo complexo, mas sim demorado que exige tempo e dedicação para deixar tudo em ordem.
Se você quiser mais informações sobre gestão orçamentária, o SEBRAE disponibilizou um documento que pode ser acessado clicando aqui.
Este documento contém informações detalhadas sobre como realizar um planejamento orçamentário.
Por último (ou quase hahaha), você deve ter notado que a gestão financeira, hoje, é o braço direito de todo empresário!
Para ajudar você a gerenciar o seu negócio com mais segurança justamente na questão financeira, nós criamos um serviço de terceirização financeira que você pode saber mais clicando aqui.
Conclusão
É isso, chegamos ao fim a mais um artigo do nosso blog, se você quiser deixar um feedback sobre esse texto, fique a vontade para escrever nos comentários logo abaixo.
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Por fim, nos vemos no próximo artigo.
Até mais.
Artigo publicado originalmente no dia 8 de maio de 2017
