Muitos empresários ficam em dúvida e se perguntam como emitir nota fiscal eletrônica de maneira simples e econômica. Mas hoje já é possível encontrar no mercado algumas ferramentas para emitir essas notas.
Esses sistemas facilitam muito a rotina do departamento financeiro da empresa e dos empresários individuais também.
A maioria delas são pagas, mas também oferecem funções estratégicas que podem te ajudar a planejar as finanças do seu negócio, focando no crescimento da empresa. No geral, a emissão de notas fiscais eletrônicas automaticamente é muito mais simples que parece.
Qual a importância de emitir nota fiscal eletrônica?
A importância de emitir nota fiscal pode parecer óbvia, mas muitas empresas ainda pecam nesta prática. É importante entender que para qualquer negócio, emitir a nota demanda uma grande atenção.
Um valor errado ou uma informação faltante no documento pode acarretar uma série de problemas para empresa, já que as informações inseridas no documento precisam estar de acordo para o Fisco.
Quais os tipos de nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal é um modelo de documento nacional, mas se diferencia em alguns aspectos. Esse é um ponto importante para levar em consideração, principalmente para validação. Uma das primeiras diferenças é em relação à operação de venda, em que é preciso escolher o tipo correto entre:
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
Essa modalidade é a versão digital da NF e ela é armazenada e emitida de maneira eletrônica. Essa nota registra apenas a venda de produtos físicos, que exigem a cobrança de Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Por isso ela deve ser expedida via Secretarias Estaduais da Fazenda de cada estado.
Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)
Essa modalidade de NF serve para confirmar a prestação de serviço de uma instituição para outra ou para uma pessoa física que recebeu o serviço. A sua emissão abrange, principalmente, pequenas e médias empresas. Esse modelo é expedido junto à prefeitura dos municípios em que o CNPJ da instituição foi registrado.
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Já a NFC-e é uma versão eletrônica aos cupons fiscais emitidos pelo Emissor de Cupom Fiscal. Ela está ligada ao varejo e ao comércio, por exemplo por supermercados e farmácias.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
A CT-e é feita para serviços de transporte de carga entre estados ou municípios brasileiros. Essa nota é feita via ICMS. Por isso ela substituiu o formato manual, que era feito até 2012. Assim, um arquivo digital é emitido em XML, que é validado por meio de assinatura digital, autorizada pela Secretaria de Estado da Fazenda.
Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
Esse é um documento de existência apenas digital, validado por uma assinatura digital do contribuinte e uma autorização do Fisco. A principal vantagem ou diferencial é que ele é emitido em pouco tempo, se comparado à emissão do documento impresso.
Quem pode emitir a nota fiscal eletrônica?
Se você presta serviços ou vende produtos, então é obrigatória a emissão de notas fiscais. Porém, com a chegada da nota fiscal eletrônica (NF-e), algumas regras mudaram e, portanto, passaram a existir algumas situações em que a empresa não precisa emitir.
Um exemplo disso é o caso dos MEIs (Microempreendedores Individuais). Só para ilustrar melhor a situação, quando a prestação do serviço é feita entre o MEI é uma pessoa física, a emissão da NF não é obrigatória, porém, em uma troca com outra pessoa jurídica, volta a ser obrigatório.
Por isso, é importante conferir a lista de obrigatoriedades do seu estado para entender se a sua empresa realmente precisa realizar este processo e em quais ocasiões.
É possível emitir nota fiscal com CPF?
Pessoas físicas podem emitir nota fiscal utilizando o número do CPF ou RG e comprovante de residência. Isso é possível por meio da nota fiscal avulsa, um documento fiscal que costuma ser gerado em situações específicas.
A Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e) é facultativa e opcional. Sua emissão permite que a pessoa física e não contribuinte do ICMS possa emitir Nota Fiscal eletrônica, para fins de organização fiscal.
Como emitir nota fiscal eletrônica?
Automatizar a emissão da nota fiscal simplifica a rotina financeira e administrativa das empresas, oferecendo uma agilidade maior nesse tipo de processo. Mas, como deixar automático um documento com tantas complexidades?
Isso é feito graças a integrações diretas com os sites da Receita Federal e das Prefeituras, que estão disponíveis em plataformas de automação financeira, como é o caso da Celero.
Na prática, todas as informações da empresa e operações de compra e venda já ficam cadastradas na plataforma da Celero. Para emitir a nota, por meio da API, as bases são consultadas para entregar de forma rápida, simples e assertiva o importante documento.
De maneira prática o processo segue a seguinte sequência:
1. Verifique qual tipo de nota deve emitir
2. Faça seu cadastro no governo
3. Adquira um certificado digital
4. Adquira um software emissor
5. Emita suas notas fiscais
Você pode começar agora a automatizar a emissão de notas fiscais eletrônicas da sua empresa usando a Celero:
Conclusão
Agora que você já entendeu como emitir nota fiscal eletrônica é simples e fácil e que o processo pode ser automatizado, que tal começar a fazer isso na sua empresa?
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