É possível fazer folha de pagamento online? Conforme você for lendo este artigo até o final, você encontrará a resposta para essa pergunta.
Mas antes de entrarmos a fundo na possibilidade de fazer a folha de pagamento de forma online, vamos passar por alguns tópicos relevantes como:
O que é folha de pagamento e quais itens são necessários ter na folha dos seus funcionários.
E, ao contrário do que você possa imaginar, a folha de pagamento está ligada a gestão financeira de uma empresa já que ela envolve a gestão pessoas e, por consequência, a gestão de salários.
Enfim, acredito que já falei de mais e é hora de você entender melhor questões que envolvem a folha de pagamento.
O que é folha de pagamento?
Primeiramente, a folha de pagamento é um documento que lista todas as remunerações pagas por uma empresa aos seus funcionários.
Os contratados de uma empresa conhecem este documento pelo nome de “holerite”.
A folha de pagamento é responsável por transformar as informações trabalhistas de um funcionário em dados contábeis, além disso, ela também tem uma função operacional e fiscal.
Se você resolver olhar o seu holerite agora, você vai encontrar uma série de informações como, por exemplo:
– O valor do salário bruto e salário líquido
– Desconto do INSS
– Desconto do convênio médico (caso a sua empresa ofereça esse benefício e você tenha aceitado a realização desse desconto)
– Hora extra (caso a empresa prefira realizar esse pagamento ao invés de usar banco de horas)
Além dessa lista, as informações da folha de pagamento de um funcionário pode variar e conter outros dados que não estão listados acima já que tudo depende dos benefícios que a empresa proporciona para seus empregados.
Pois bem, agora que você já entendeu o que é a folha de pagamento na prática, vamos ver outros tópicos.
Como construir uma folha de pagamento dos seus funcionários?
A verdade é que, hoje em dia, construir folhas de pagamentos não é algo complexo porque existem empresas que oferecem para PMEs o serviço de emissão de holerites de forma online.
No entanto, se você é do time que precisa economizar e não quer contratar serviços adicionais no momento, você mesmo(a) pode fazer a folha de pagamento dos seus funcionários ou delegar essa tarefa para alguém do RH.
Conforme dito anteriormente, todo holerite precisa conter algumas informações, além da lista anterior, também é importante conter:
Tipo de contrato
A regra é: o empregado deve ser contratado por tempo indeterminado, principalmente se estamos falando de contratação baseado em CLT.
No entanto, existem tipos de contratos como de estágio, trabalhador avulso ou trabalhador temporário. É importante ficar atento(a) a esses detalhes.
Nome do trabalhador
Pode parecer meio óbvio, mas este é o tipo de informação que não pode faltar e se você resolve fazer a folha de pagamento com o mínimo de recursos tecnológicos, as chances de esquecer detalhes evidentemente aumentam.
Isso acontece pelo simples fato de que eles são “óbvios” e damos por garantido que não vamos esquecer de preencher esse dado.
Número de série CTPS
Olha só, outro detalhe que parece óbvio, mas que pode passar despercebido porque a maioria das pessoas conhecem por outro nome.
O número de série CTPS é a famosa carteira de trabalho que todo trabalhador que quer ter os seus direitos garantidos por lei deve entregar ao seu novo empregador.
Então, não esqueça de pedir para que o novo funcionário leve esse documento essencial no seu primeiro dia trabalho para que você e o seu setor de RH obtenham essa informação, beleza?
Descrição da função exercida pelo(a) funcionário(a)
Nesse tópico entram dados como qual é o cargo do(a) funcionário(a), qual função ele(a) irá exercitar e qual é a natureza dos serviços que serão prestados.
Como você pode perceber, são detalhes bem simples, mas fundamentais e que descrevem muito bem qual é o papel de cada funcionário na sua organização empresarial.
Descontos legais
Não vou me alongar muito nesse tópico porque os descontos legais envolvem questões como INSS e tributos que estão relacionados a contratações e que toda empresa deve pagar ao governo.
Uma breve consulta com um(a) advogado(a) ou com um(a) contador(a) contábil deve te ajudar nessa questão.
Remuneração extra
A remuneração extra pode ser o pagamento de horas extras, ou seja, o tempo que o(a) funcionário(a) trabalhou fora do horário de expediente e nos fins de semana ou também o pagamento de gorjetas caso a sua empresa seja do ramo alimentício ou turístico.
A questão é que a remuneração extra não deve ficar de fora da folha de pagamento.
Outros dados
E para finalizar, a folha de pagamento da sua empresa precisar destacar informações como parcelas que não fazem parte da remuneração tradicional e dependentes que recebem o Bolsa Família.
As parcelas que não fazem parte da remuneração comum podem ser o pagamento de diárias ou ajuda de custo, por exemplo.
E o Bolsa Família é o programa do governo para famílias que possuem renda baixa.
Pelo nome de cada de cada dado, você deve ter notado que a inserção dessas informações vai variar de acordo com a necessidade e desempenho de cada empregado.
Portanto, analise bem cada situação.
Em conclusão desse tópico, essa é a lista de informações que deve conter na folha de pagamento de todos os funcionários da sua empresa.
Agora vamos para a parte prática da coisa: o cálculo.
Como calcular a folha de pagamento
Se você tem facilidade com números, parabéns. Você vai conseguir executar essa etapa com mais tranquilidade.
Agora, se esse não é o seu caso, não se preocupe, o trabalho vai ser árduo, mas você conseguirá fazer o cálculo.
Então, vamos lá.
Nós vamos te ensinar a fazer cálculo de forma simplificada, portanto, os dados que vamos usar aqui são salário líquido, INSS, IRRF e FGTS.
Eu não comentei anteriormente, mas o IRRF é o imposto de renda retido na fonte. Ele é um imposto que a empresa deve descontar do salário dos seus funcionários.
Em primeiro lugar, você deve consultar a tabela do INSS que o governo disponibiliza para saber qual alíquota usar para o cálculo.
Essa tabela é atualizada anualmente e a porcentagem da alíquota varia de acordo com o valor do salário pago.
Para saber qual será o valor pago para os funcionários no final do mês você pegar o valor total do salário bruto e subtrair desse valor o INSS e o IRRF, assim como outros tributos e benefícios.
Melhor do que explicar é mostrar, é por isso que eu recomendo que você veja o vídeo abaixo que eu achei no youtube.
No vídeo acima, você vai aprender melhor como extrair as informações da tabela do INSS e vai entender como o FGTS entra na história, beleza?
Agora, vamos a pergunta que não quer calar…
É possível fazer a folha de pagamento online?
A resposta para essa pergunta é “sim”, é possível fazer o gerenciamento de todas as folhas de pagamentos da sua empresa de forma online. E eu tenho duas opções para te apresentar.
A primeira é através de uma planilha que pode ser acessada pelo Google Drive, usando o google planilhas, ou o usando o OneDrive, que é um serviço online da Microsoft que permite acessar o pacote office e, por consequência, o excel.
Essa primeira forma de administrar tudo online ainda é braçal já que você terá que preencher os dados todo o mês.
No entanto, se você tiver condições financeiras, a segunda opção é contratar um software de gestão de folha de pagamento online, geralmente, eles são empresas contábeis que oferecem este tipo de serviço.
O software fará todo o levantamento dos dados que devem estar na folha de pagamento, fará os cálculos necessário e enviará o holerite para os seus funcionários, simples, rápido e fácil.
E aí gostou de saber das possibilidades? Espero que sim.
Para fechar (conclusão)
Em resumo, sim, é possível fazer a folha de pagamento online, no entanto, é importante que você como empreendedor(a) ou profissional de RH saiba quais informações fazem parte desse documento e que a má administração dele pode trazer consequências negativas futuramente.
E se você quer saber mais sobre assuntos relacionados à gestão empresarial, uma dica: se inscreva na nossa newsletter semanal no formulário abaixo.
Por hoje é isso, nos vemos no próximo artigo.
