Parte dos custos operacionais do negócio, o reembolso de despesas de funcionários é um velho conhecido do departamento financeiro.
Principalmente das empresas que possuem equipes externas ou realizam viagem a trabalho com frequência.
Portanto, com a popularização do home office, o processo de reembolso de despesas corporativas ganhou destaque especial na relação empresa-empregado.
Porém, esse processo não se trata apenas de ressarcir justamente os funcionários que custeiam gastos a trabalho com seu próprio dinheiro. Esse tema envolve também a legislação trabalhista e as finanças do negócio.
Quer entender um pouco mais sobre o processo de reembolso de despesas corporativas e suas implicações legais? Leia este artigo até o final e aprenda a estruturar o processo perfeito para sua empresa.
O que é reembolso de despesas para funcionários?
O reembolso de despesas para funcionários, também conhecido como reembolso de despesas corporativas, é um processo do departamento financeiro.
Que tem como objetivo ressarcir os funcionários que tiveram qualquer tipo de gasto para realizar atividades à disposição da empresa.
Normalmente, esse processo é mais utilizado por:
- colaboradores da equipe de vendas
- a alta diretoria da empresa que realiza viagens de negócios
- empresas de trade marketing
- ou, ainda, consultorias.
Porém, não se engane, esse processo não é exclusivo de um único segmento de negócios ou de um departamento específico.
Qualquer empresa, independente do setor de mercado ou tamanho, está fadada a realizar o reembolso de despesas em certas situações.
Os cenários mais comuns onde o reembolso de despesas precisa ocorrer compreendem desde a realização de uma viagem corporativa até gastos originados em treinamentos externos e visitas à clientes.
Já a questão de quais despesas são consideradas reembolsáveis, elas vão desde o reembolso por km rodado até despesas de viagem, como hospedagem e alimentação.
Todas essas condições precisam constar na política de reembolso de despesas da empresa, que veremos mais abaixo.
O que prevê a lei?
Quando se trata da legislação trabalhista, o questionamento mais comum em relação ao reembolso de despesas é “essas despesas devem fazer parte do salário do funcionário?”.
A resposta simples e objetiva seria não.
Em geral, as despesas de trabalho nas viagens corporativas costumam ser arcadas pela empresa e possuem natureza indenizatória.
Porém, existe um único cenário no qual o valor de reembolso poderia ser incorporado no salário do funcionário:
Quando o funcionário recebe diárias de viagem e essas ultrapassam 50% de sua remuneração.
De qualquer forma, a legislação trabalhista determina que, seja no regime tradicional ou no teletrabalho.
A empresa possui flexibilidade para acordar diretamente com seus funcionários a maneira como ocorrerá o reembolso de despesas.
Esse acordo deve ficar registrado por escrito tanto no contrato admissional do funcionário, quanto na política de reembolso de despesas da empresa.
Afinal, para arcar com as despesas de trabalho, as empresas podem escolher algumas opções entre pagamento de diárias de viagem, reembolso de despesas de trabalho ou, ainda, adiantamento.
Apesar disso, quando se trata do reembolso de despesas no home office, é necessário estar atento a algumas particularidades quanto às despesas que são consideradas reembolsáveis.
Pois, nesta forma de trabalho, é mais difícil de separar os gastos pessoais do funcionário daqueles realizados em função da atividade profissional.
Nesses casos, a empresa é obrigada a ressarcir as despesas consideradas como gastos extraordinários.
Ou seja, são os custos que excedem os gastos ordinários do consumo médio do funcionário, e que ele passou a ter devido à realização de seu trabalho.
Na questão da tributação do reembolso de despesas, do lado da empresa e com exceção do caso que mencionamos sobre as diárias de viagem, não há necessidade de incidência de encargos trabalhistas.
Reembolso para declaração de IRPF
Já para o funcionário, o reembolso de despesas de trabalho tem particularidades na declaração de IRPF (imposto de renda de pessoa física) e a prestação de contas é importante tanto quanto para a empresa.
Algumas empresas, ainda, utilizam as notas de débito para reembolso, a fim de minimizarem o impacto dos gastos a trabalho nos resultados da empresa. Já que, aqui, considera-se que o reembolso é um custo e não uma despesa.
No entanto, essa prática requer cuidado, pois o Fisco e as secretarias municipais de tributação podem sustentar o entendimento de que o reembolso está embutido no preço.
Portanto, deve ser tributado, mesmo que do ponto de vista contábil não exista aumento patrimonial.
Agora que você já entende um pouco mais sobre as implicações legais do reembolso de despesas para a sua empresa, vamos ver como você pode estruturar o processo ideal para o seu negócio.
Como estruturar um processo de reembolso ideal para minha empresa?
1. Conheça os processos da empresa
Mapear e conhecer os processos praticados na organização é uma atividade essencial ao controle de despesas.
Com o mapeamento de processos, é possível identificar todas as atividades, etapas e pessoas envolvidas na prestação de serviços e, assim, mensurar seus custos de operação.
Apenas mapear os processos não é uma atividade com poder de evitar fraudes.
Mas, essa prática é importante para conhecer todos os gastos da empresa e identificar onde podem estar os possíveis gargalos com potencial para se tornar fontes de fraudes no reembolso corporativo.
Além do mais, quando o gestor tem um melhor conhecimento do que é preciso envolver no processo de reembolso de despesas da empresa, ele se torna capaz de trabalhar baseado em orçamentos mais realistas e que pouparão o caixa do negócio.
2. Defina uma alçada de aprovação
Depois do mapeamento, é hora de definir os papéis de cada pessoa dentro do processo.
Quem ficará responsável por conferir e contrapor os relatórios de despesas com os comprovantes fiscais? E quem será responsável por autorizar o gasto? Quantos níveis de aprovação deverá ter o processo?
A resposta para esta última pergunta é particular para cada empresa, mas precisa ser pensada de forma cuidadosa. Caso opte por muitos níveis de aprovação, seu processo pode se tornar muito burocrático e perder a eficiência.
Assim, para uma empresa média, por exemplo, o número ideal de níveis de aprovação pode ser apenas dois: o gestor da área e depois o responsável do financeiro.
O importante é manter o processo mais enxuto possível, além de deixá-lo bem definido.
3. Estabeleça quais serão os centros de custos
Outra coisa na qual o mapeamento irá te ajudar é na identificação dos centros de custos do processo. No geral, centro de custo é uma forma de divisão interna que cria unidades independentes em relação à apuração de despesas e receitas, garantindo uma gestão de gastos mais eficaz.
Dentro do processo de reembolso de despesas, a definição desses centros ajudará não somente na sua organização, mas também na tomada de decisão estratégica quanto ao orçamento empregado para tais fins.
Assim como a definição dos níveis de aprovação, os centros de custos também dependem dos critérios particulares de cada empresa, e podem representar projetos, departamentos da empresa ou até mesmo filiais da companhia.
A dica de ouro aqui é traçar um objetivo para o processo de reembolso da sua empresa e usá-lo como guia para fazer a divisão.
Por exemplo, se a sua empresa é formada por equipes fixas e o seu objetivo é apenas organizar o reembolso do seu negócio em si, você pode dividir os seus centros de custos por departamentos.
Mas, se a sua empresa trabalha com equipes guiadas por projetos, aí é mais vantajoso dividir seus centros de custos por projetos.
4. Padronize a prestação de contas
Agora é o momento de definir quais os documentos que serão aceitos na prestação de contas e como deverá ser feita a solicitação de reembolso.
O mais comum é que sejam exigidas notas fiscais para a comprovação dos gastos. No entanto, como nem sempre é possível obtê-las, muitas empresas também costumam aceitar os recibos fiscais, popularmente conhecidos como “notinhas”, na prestação de contas. Mais uma vez, isso dependerá dos critérios que você impõe para o seu negócio.
Já as exigências de como deverá ocorrer a solicitação de reembolso deve iniciar na definição de quais despesas são consideradas reembolsáveis e, com base nisso, estabelecer um modelo de relatório de despesas.
Agora também é o momento de definir o intervalo de tempo que irá abranger o processo. Você pode começar pensando no tempo total máximo que deseja que o processo dure e, a partir disso, fazer as divisões de tempo.
Por exemplo, um processo que deve durar, no máximo, uma semana para ser finalizado pode ter um intervalo de 3 dias para a tarefa de conferência, 2 dias para aprovação e no último dia deve ocorrer o pagamento.
Não se esqueça de definir uma data limite para entrega do relatório de despesas pelos funcionários. Aliás, normalmente essa é a parte mais custosa para o funcionário, e é por isso que muitas empresas já empregam softwares, como o VExpenses, que automatizam a criação dos relatórios desde a inserção de cada despesa até o envio para aprovação.
5. Monte sua política de reembolso de despesas
Como você viu na parte em que falamos sobre a legislação, a política de reembolso é um documento essencial e não pode faltar dentro da sua empresa em hipótese alguma.
Portanto, tudo isso que viemos construindo até aqui, deve constar em detalhes dentro da política de reembolso de despesas da sua empresa, para que não restem dúvidas aos seus funcionários.
Procure deixar claro itens como: o reembolso de quilometragem ocorrerá através de ajuda de custo ou por ressarcimento do gasto? E como calcular km rodado? Será através da rota por mapa ou deverá ser utilizado o serviço GPS? Os valores devem obedecer a quais limites para serem reembolsados?
Um ponto muito importante sobre a sua política de reembolso é que ela deve estar acessível a todos na empresa e ser amplamente divulgada. Assim, ninguém poderá alegar ignorância das condições impostas pela empresa.
6. Monitore e otimize o processo
Além de mapear, conhecer e formalizar processos, é importante que eles sejam monitorados e constantemente melhorados.
Este acompanhamento constante das operações da empresa auxilia na fiscalização de cumprimento às normas, evita fraudes e fornece informações para otimizar os processos, o que tende a aumentar a produtividade da empresa como um todo.
Além disso, para que a política de reembolso de despesas funcione é fundamental que a gestão financeira da empresa fiscalize o seu cumprimento, e que esta possua um controle de despesas eficaz.
Para isso, invista em práticas que otimizam a gestão financeira do seu negócio, como:
- Sempre trabalhe com orçamentos: procure calcular os custos de viagem e tê-los registrados para melhorar a projeção dessas atividades;
- Acompanhe todos os gastos e movimentações financeiras;
- Esteja atento ao fluxo de caixa e demais KPIs financeiros;
- Evite que gastos pessoais e empresariais se misturem;
- Opte por softwares e aplicativos para prestação de contas, como o VExpenses, que permitam a integração e envio direto de dados para o seu ERP;
Agora que você já sabe o passo a passo para estruturar um processo ideal para a sua empresa, está na hora de botar a mão na massa! E não se esqueça de contar com o VExpenses para te ajudar na gestão de reembolsos de despesas da sua empresa!
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