O que é eSocial, como funciona, quais as vantagens e como fazer?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), plataforma usada para a prestação de contas das empresas, ainda gera dúvidas entre empresários e empregados. Por isso, no artigo de hoje você confere o que é eSocial e como ele funciona de maneira prática. Sem falar nas vantagens que ele trouxe para empresas e funcionários. 

O que é eSocial?

O eSocial é uma plataforma online do governo federal que conseguiu unificar a entrega de 15 obrigações da área trabalhista para empresas, pessoas jurídicas e também para pessoas físicas. A plataforma digitalizou o envio das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), criado em 2014.

Qual é a finalidade do eSocial?

Seu principal objetivo é centralizar as obrigações trabalhistas e evitar sonegação por parte dos empregados. O sistema consegue fazer o cruzamento de dados, para que seja possível fiscalizar o cumprimento da legislação trabalhista em vigor. Por isso, envolve a Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social e Caixa Econômica Federal.

Quem deve fazer o eSocial?

Todas as empresas privadas do Brasil, sem excluir as micro e pequenas empresas e os microempreendedores individuais (MEIs) que contrataram empregados, Essas empresas devem usar a plataforma utilizar o eSocial para prestar contas. 

Como funciona o eSocial?

Na prática, o eSocial deve ser utilizado para enviar informações de acordo com um calendário de eventos. Assim, cada evento possui layout pré-definido. Mas o que significa um evento? Um evento representa qualquer fato jurídico-trabalhista que possa ocorrer na jornada de um empregado. Eles podem ser especificados de três maneiras: Eventos Iniciais e de Tabelas, Eventos não Periódicos e Eventos Periódicos.

Eventos iniciais e de tabela

Esses são os eventos que envolvem as informações gerais sobre o empregador, ou seja, a empresa, como também inclui a classificação fiscal e questões de estrutura administrativa. Os dados informados neste evento serão usados em outros momentos, como nos eventos periódicos e não-periódicos, que você vai conferir o significado a seguir. 

Eventos não periódicos

Os não periódicos incluem os acontecimentos sem uma data pré-fixada para acontecer, ligadas à direitos e deveres trabalhistas, previdenciários ou fiscais. Por isso, os seus prazos de envio são variados, sem data fixa, mas costumam ser semelhantes aos prazos das obrigações antigas que eles substituem na plataforma. 

Eventos periódicos

Já os eventos periódicos são aqueles que possuem uma data pré-definida para acontecer, e devem ser enviados para registro na plataforma durante a terceira fase do cronograma do eSocial de cada ano.

Quais as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas do eSocial?

Para entender as obrigações fiscais do eSocial é necessário compreender que ele funciona como um escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas a todo e qualquer vínculo trabalhista, de uma empresa sediada no Brasil.

Algumas das informações que precisam constar, você pode conferir nesta lista: 

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Livro de Registro de Empregados (LRE);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Comunicação de Dispensa (CD);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
  • Guia da Previdência Social (GPS);
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
  • Folha de pagamento.

Quais são as vantagens do eSocial?

A principal vantagem do sistema é o poder de simplificar o cumprimento das obrigações exigidas pela fiscalização do trabalho, pelas regras do FGTS, pela legislação do seguro social e previdenciário, como também pelo Imposto sobre a Renda visando garantir aos trabalhadores seus direitos trabalhistas assegurados pelas Leis Trabalhistas. A seguir você confere outras vantagens mais específicas: 

  • Eliminação da transmissão da mesma informação para os diversos órgãos do governo;
  • Maior eficiência dos processos impactados pelo eSocial;
  • Simplicidade no envio e correção das informações;
  • Maior segurança no armazenamento dos dados;
  • Substituição de processos manuais por processos automatizados.

Como tirar o eSocial

Empresas e Empregadores Pessoa Física devem acessar o eSocial por meio do login do Gov.br e fazer o cadastro prévio e a também a atribuição do selo de confiabilidade no Portal Gov.br. Esse cadastramento é realizado uma única vez e necessário para os processos acessos.

Já para emitir a guia de pagamento do Simples Doméstico, o empregador e seus empregados precisam se cadastrar no sistema do eSocial. Isso pode ser feito no site do eSocial, clicando na aba com a opção “Folha/Recebimentos e Pagamentos”, em seguida será necessário selecionar a opção “Dados de Folha/Recebimentos e Pagamentos”. 

Quais os impactos da implantação do eSocial?

A implantação desse sistema trouxe muitos impactos para as relações trabalhistas, confira algumas delas: 

Pessoas

  • Melhorias em Saúde e Segurança no Trabalho (SST). 
  • Informações mais claras e objetivas

Processos

  • Maior rapidez no acesso às informações
  • Confiabilidade e eficácia dos registros

Sistemas

  • Fiscalização mais efetiva com cruzamento de dados e auditoria eletrônica
  • Diminuição da inconsistência das informações prestadas

Quais as penalidades para quem não implantar o eSocial?

Em casos de não comunicação das informações necessárias, o governo pode cobrar uma multa de R$3.000,00 a R$6.000,00, em caso de reincidência. Já para micro e pequenas empresas o valor é de R$800,00 por colaborador não registrado.

As multas podem ser aplicadas no seguintes casos: 

  • Multa por atraso na comunicação de admissão do trabalhador
  • Multa por folha de pagamento fora das normas  
  • Multa por não comunicar acidente de trabalho
  • Multa por não informar afastamento temporário
  • Multa por não entregar relatório de informações
  • Multa por irregularidade no PPP
  • Multa por irregularidade no ASO

Conclusão

Agora que você já entendeu o que é eSocial, como ele funciona e quais as vantagens desse sistema, que tal compartilhar com outras pessoas que querem saber mais sobre o assunto? 

Não esqueça que toda semana você confere artigos exclusivos sobre finanças e gestão financeira aqui no Blog. 

Você também pode deixar sua opinião nos comentários e sugerir outros temas que gostaria de ver por aqui e ajudariam sua empresa na prática.

Isabela de Meneses

Analista de Conteúdo na Celero, graduada em Comunicação Social com Bacharelado em Jornalismo pela UFPI, especialista em Gestão de Marketing pela UP e apaixonada por estratégias de conteúdo digital.

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